PPT 簡報太遜！微軟的 Office 圖文混搭新工具 Sway 動手玩

從小編有記憶以來簡報工具就只有一個獨大：PowerPoint，老師上課用 PPT、會議報告用 PPT，後來終於出現了 Prezi 一類的工具，可以用心智圖的縮放方式，思慮也不會被切成一段一段的，也許微軟是看到了這樣的趨勢，順勢推出了新的呈現工具：Sway，一起跟小編動手玩吧！

Sway 究竟是什麼

在微軟的 Office 家族中，Word 負責文件、PowerPoint 負責簡報呈現、Excel 主攻試算表、OneNote 則管筆記相關，那新成員 Sway 的定位是什麼呢？

Sway 的概念和 PowerPoint 很像，但它是一種內容創意呈現的工具，跳脫 PowerPoint 的一頁頁框架，你能夠自由地呈現內容。

▲ Sway 對創作者來說，就是把所有的素材依某個邏輯放入，創意地自由呈現

對製作 Sway 的人來說，Sway 就像一塊白色大畫布，文字、圖片、影片、表格等等的素材，就是一罐罐不同的顏料，將它們全部灑在畫布上，自由呈現你講述你的故事。

對閱讀者而言，看 Sway 就像在看清明上河圖，這幅圖畫很長，雖然因為視窗限制你無法一次看完整幅圖畫，但是只要滑動頁面就可以品嚐每個細節，如果是在 PPT 呈現清明上河圖就會被切成一塊塊，一次只能看到圖畫的一部份，Sway 已經跳脫傳統 PPT 一頁頁的框架，走向創意呈現的工作方式。

▲ 長長的清明上河圖，我們每次看到的都只是一小部分，串起來就會是一整張圖，一整個 Sway 就是一張圖，而當中加入的素材就是圖畫中的小人物、景色

下面我們就開始做一個 Sway 來講 Apple 創辦人 Steve Jobs 的故事。

簡潔設計，快速開始你的 Sway

一進到 Sway 可以看到的是簡潔的工作平台，正中央就是工作區，搭配上方簡單幾個按鈕，不若 Office 其他家族成員設置功能表，反而替使用者省去學習所有功能的時間，很快就可以上手。

因為 Sway 是完全採雲端作業，所有資料都儲存在微軟的伺服器內，當你一邊在製作 Sway 時，後台就會偷偷幫你存檔，類似 Google 文件的概念，即使不小心關掉視窗也沒關係。

▲ Sway 的網頁作業空間，正中央是工作區，右邊可以預覽

▲ 右上角有復原按鈕，Remix 和 Mood 兩個按鈕的功能我們下面介紹

Suggested 中 Bing 搜尋，不怕侵犯版權

開始製作 Sway 時，你需要先輸入標題並插入背景圖片，背景圖片插入的方式有很多種，這邊建議可以使用 Sway 內建的 Suggested 建議搜尋，搜尋結果的圖片是可以作為非營利用途的，所以使用者可以放心使用。

▲ 在「Title your Sway」輸入標題，按下旁邊的方框選擇背景圖片

當我們在標題打入 Steve Jobs 後，其實系統就會自動偵測你可能會想要他的照片，直接在 Suggested 裡呈現，旁邊也會列出和賈伯斯相關的搜尋結果，這些圖片都是可以自由使用，不必害怕侵犯版權。

▲ 直接點選 Steve Jobs 就跳出可下載使用的圖片

決定想要的圖片，直接用拖曳的方式把圖片拉到方框中即可，圖片搜尋結果上可以看到每個圖片的解析度，建議使用解析度比較高的圖片，畫面呈現會比較漂亮。

▲ 按住你想要的圖片，拖曳到方框裡放開即可，背景已經出現圖片了

直接插入 YouTube 影片或 Facebook 照片

接著我們要在 Sway 加入文字說明以及圖片，前面說過 Sway 就像一幅長長的清明上河圖，但是當我們在製作的時候，要怎麼分段加入素材呢？

Sway 用的是「卡片」的方式，一張卡片可以放入一段文字、一張圖片、或是一段影片等單一個素材，也因為 Sway 是網頁作業空間，還可以跟其他網路服務連結，可以直接插入 YouTube 影片、Facebook 照片。

▲ 要新增下一個區塊就按下「加號」，加入一張卡片

▲ 可以新增的選項有：頭條、文字內容、媒體內容、上傳檔案

▲ 這邊的文字（Text）我放入在維基百科上的生平介紹

▲ 如果是選擇「媒體內容」（Media），能夠放入 Sway 的題材就很多了

▲ 直接搜尋 YouTube 影片後拖入工作區中，我們放入賈伯斯在史丹福大學的演講

▲ 現在我們有三張卡片了：首頁、文字、演講影片

▲ 也可連結 Facebook 插入照片，不過只有自己的 Facebook 可放

文字版面類型多樣可選

過去 PowerPoint 受到歡迎的原因，其中一個就是選擇很多，字形選擇、字形顏色、大小、動畫，都可以依照自己的愛好設定，Sway 雖然沒有那麼多「客製化」的選擇，但是在版面呈現上，還是提供了使用者幾個簡單的呈現方式，已經足夠，有時候我們並不需要那麼多版型來困擾我們。

▲ 新增文字內容，輸入文字後按右邊的「Ｖ」，也可按「Layout」選擇不同的排版

▲ 目前只有「頭條」及「群組」的方式呈現

「頭條」就是一張圖或是一段文字單獨呈現，像第一張簡報一樣，而群組則為一起出現在同一個頁面。

▲ 選擇群組呈現，則可以在每個方框內放入自己想要的內容，組成一個「群組」

▲ 陸續放入更多內容，文字、圖片等等

同樣概念的群組可以綁成一堆，呈現時就可向聽眾說明這是類似的概念。

Remix 一鍵輕鬆更換排列版型

不喜歡現在的版型又嫌一個個重新設定字形很麻煩？在 Sway 中有個功能為「Remix」，中文就是再混合，讓整個文件的排列方式改變，圖片及文字出現的順序不會變動，但是風格還有字體可以轉換，甚至原本垂直切換頁面，也可以馬上變為水平切換。

▲ 原本的底是牛皮紙色，並以上下滑動的方式切換頁面

▲ 按一下右上角的 Remix

▲ 馬上換成黑白底的左右滑動呈現方式

▲ 你也可以選擇「Mood」（心情）自己決定「架構」、「風格」、「顏色」

邊做邊預覽你的簡報

以往在使用 PPT 時，如果要預覽簡報呈現效果，需要切換到放映模式，瀏覽結束後再跳出，不過在 Sway 上，只要輕輕地在網頁右邊一點，就可以開始預覽你的簡報，如果要繼續製作，則按畫面左邊就會切回工作模式，無須使用其他按鍵。

▲ 按右邊區塊就可預覽背景圖片還有標題

▲ 在預覽模式按下左邊的「Storyline」就可以回到工作區，按右下角的左右鍵就可以看 Sway

跳脫傳統架構的呈現，更方便分享

對於習慣 PPT 的人來說，剛開使用 Sway 呈現簡報內容可能會不習慣，因為畫面會被切成一頁一頁的，可是這個「一頁一頁」又和過去 PPT 一頁的簡報內容不同，我們看到的是一長串的故事，被分成好幾段在視窗裡呈現，如果你的故事是一直講下去的，那麼你會發現你的簡報會不斷地向右或是向下滑動，觀眾在聽故事時思慮並不會被打斷，是很流暢的，也許這就是 Sway 向傳統做出的挑戰。