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相信 Excel 是許多人工作時整理資料的好幫手，不過一堆複雜的公式、函數，卻也常常讓人一個頭兩個大。從簡單的加減乘除到複雜的條件判斷、函數套用，寫出正確的公式不僅需要大量的時間，還要對語法有一定的了解，不過隨著 AI 的發展，這些問題都能迎刃而解。本篇將教學如何使用 ChatGPT 寫 Excel 公式，不僅能夠有效節省時間，且就算是不會任何 Excel 的語法，只要學會這些小技巧，用自然語言也能簡單又快速地寫出 Excel 公式！
文章目錄
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透過 ChatGPT 快速入門 Excel
Excel 是擁有強大的簡化運算和資料分析功能的試算表軟體，但要精通各式公式、函數，對許多人來說可能有點困難，因此透過 ChatGPT 來寫 Excel 公式，不僅可以更有效率，也能更好地發揮 Excel 的最大效用。
不過由於 Excel 的公式、函數實在是太多了，我們不可能所有都示範，因此本篇將會告訴你一些小技巧，後續再舉例幾項進行教學，掌握了要點，之後只要套用相同概念就能解決各式問題了！
使用 ChatGPT 寫公式的好處
對熟悉 Excel 的人來說，可能會覺得用 ChatGPT 寫公式還要想要怎麼下指令，自己寫反而比較方便、比較快。當然會寫的想要自己寫絕對沒問題，不過 Excel 函數公式百百種，只透過我們自己的記憶，可能沒辦法以最有效率的方式去使用它，更不用說當公式一長還有可能打錯、或是自己寫到亂掉。
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所以我們可以把 AI 當作輔助工具，尤其對 Excel 小白來說，學會如何下指令使用 ChatGPT，就算對 Excel 函數幾乎是一概不知，也可以輕鬆寫出公式。知道方法以後，速度甚至有機會超過手打公式的 Excel 老手。
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透過 AI 寫 Excel 公式的要點
我們已經知道用 ChatGPT 寫 Excel 公式有什麼好處了，但使用過 AI 聊天機器人的人可能都有一種經驗，就是 AI 的回覆往往都不是我們想要的答案，所以「如何下指令」就是關鍵。接下來我們將舉例幾項透過 AI 寫 Excel 公式的技巧，後面也會實際應用示範。
1. 角色扮演：當我們明確的給定一個身份讓 AI 帶入角色，AI 就會知道回答會可能需要具備哪些專業領域的知識，進而生成出更符合使用者需求的回覆。所以想要 AI 協助生成表格的話，可以要它扮演像是人資、會計等職位；而要撰寫公式時，則可以要它變成 Excel 大師。
2. 假設情境：給定情境和角色扮演一樣，AI 可以更理解答案要往哪個方向寫。
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3. 舉例：有時候可能就是不知道該怎麼去描述問題會比較清楚，這時你也可以自己先示範舉例，再讓 AI 依同一個邏輯回應。
4. 說清楚需求：因為 Excel 都是以「格子編號」來寫公式，所以在下指令時也要講清楚，你是要對哪一格進行動作。
5. 追問：當問了一次沒有得到想要的回應也不要直接放棄，我們可以針對 AI的答案，根據缺漏或錯誤的部分再進一步提問。
由於有時候對話一長 AI 就有可能記憶錯亂，如果真的一直沒辦法回答出正確答案的話，可以試試看直接重新開一個聊天室，或許就可以解決了。
如何使用 ChatGPT 製作表格？
有些人可能是才要剛開始要用 Excel 整理資料的小白，所以在進到寫公式之前，我們先來示範如何透過 ChatGPT 生成表格模板。以下會分成三大類，分別是從零到有的生成一個表格、根據現有資料補充原表格，以及另外新增一個相關聯的工作表。
1. 從零到有生成表格
首先一開始如果什麼都沒有也不用擔心，ChatGPT 就像是一個無所不知、且全能的個人助理，只要記得用前面提到過的幾個要點，包括設定角色、情境、說明需求來下指定就好。這裡我們以要製作「女性服飾店庫存盤點清單」來示範。
提示詞
1. 你是一位女性服飾店店長
2. 請製作一個「盤點庫存清單」，資料愈詳盡愈好
3. 結果以表格形式呈現
2. 延伸既有資料補充原表格
假設現在已經有一個現成的表格，想要更進一步完善但不知道怎麼做的話，只要把目前有的資料告訴 ChatGPT，並直接問還可以增加什麼欄位，ChatGPT 就會將可能用得到的欄位列出來並說明需要增加的原因。這邊我們就直接拿上一步生成的表格，看看還有沒有什麼可以補充的地方。
提示詞
1. 你是一位女性服飾店店長
2. 現在「盤點庫存清單」中有（現有資料），還有什麼需要增加的欄位嗎？
3. 另外新增工作表
在分析資料的時候，常常都不是一個表格可以解決的，這時也可以透過說明現有資料以及想要分析的數據，要求 AI 再生成一個新的工作表。這部分其實就是前兩項從無到有生成與根據既有資料補充的延伸。而這裡筆者是直接使用第一個範例的聊天室，在生成完表格後進行追問，所以沒有再向 AI 重新說明前提。
提示詞
1. 接下來需要進一步分析銷量
2. 除了這張表之外，還需要什麼資料？
3. 以表格形式呈現
如何透過 ChatGPT 下達基礎 Excel 指令？
有了表格以後，就可以開始實際使用 ChatGPT 寫 Excel 公式了！首先要做的是基本的加減乘除、修改格式，先來熟悉一下操作流程以及使用方式，後面我們再進到比較進階的部分，像是抓出特定關鍵字判斷並分類、在不同工作表中對照和計算等。
1. Excel 基本運算：以乘法為例
一樣拿前面 ChatGPT 生成的表格示範「如何計算『銷售總額』」。在銷售記錄表中，D 欄是數量、E 欄則為單價，兩者相乘就會是總額。雖然 ChatGPT 已經支援上傳檔案，但有時候並不是很準，再加上可能會有隱私問題，所以這裡還是單純用文字描述來下指令；也因為現在 ChatGPT 是看不到 Excel 檔案的情況，而 Excel 公式中的元素都是以「格子」表示，在下指令時記得要清楚說明是要對哪一格進行運算。
因為我已經很明確的知道數值是要做兩者相乘，所以在與 ChatGPT 溝通時就不用特別說明表格有什麼內容，只需要請它給出 D2 與 E2 乘積的公式，接著把得到的結果「=D2*E2」複製貼回表格中。貼上以後，將滑鼠移到該儲存格的右下方會出現黑色「+」號，只要下拉，Excel 會自動調整「列」的數值，然後整欄的計算就完成了。
提示詞
1. 請給我一個 excel 公式
2. D2 與 E2 相乘
2. 更改表格的顯示方式
在使用 Excel 時還很常會遇到「格式」的問題，過去不會寫公式或是不知道該怎麼用「自訂格式」來修改，就只能自己動手一格一格打。而現在一樣只要下指令要 ChatGPT 寫出公式，套用之後就可以一次性的將全部修改完成，相當省時
與省力。
不過由於公式是會返回值到另一個儲存格，所以不能在同一格中進行更改；若想要直接修改該儲存格的話，則可以透過「設定儲存格格式」來達成，不知道該從哪裡設定的話，一樣可以將問題描述給 ChatGPT 請它協助。
提示詞
1. 我現在有一個 excel 表格
2. 我想把 G2 日期 2024 / 9 / 1 的格式改成 113.09.01
如何抓出 Excel 表格中的特定字？
接著我們進到「資料整理」更進階的部分。在最一開始生成的庫存清單表格中，顏色欄位顯示的是「XX 色」，但「色」字其實是重複且不重要的資訊，所以這裡將示範如何在表格中抓出需要的資訊。
而因為後續可能會用到比較多的公式，但 Excel 有版本上的差異，保險起見，可以在一開始給條件式特別說明。所以從這個示範開始，只要開啟新的聊天室，筆者都會加上兩個條件：1. 你是一個 Excel 大師、2. Excel 為 2019 標準版，後面將不會再另外說明。
步驟 1：首先要它扮演 Excel 大師，因為 ChatGPT 具記憶功能，所以後續它就會根據該條件回答。接著就可以開始描述指令。
步驟 2：將得到的公式複製並貼至 Excel 表格中，再以前面曾提及的「下拉」方式讓所有儲存格都置入公式即可。
步驟 3：除了可以抓出特定字外，也可以透過「刪除重複字」的方式執行。公式沒有一定的寫法，只要能抓出規律就行了。
步驟 4：得到新的一欄後要記得不能直接刪除原資料，因為新表格是依照 C 欄的數值去寫的，刪除後會無法顯示。所以先複製所需的欄位。
步驟 5：接著貼上時選擇「僅貼上值」，就不會把公式一起複製過去，不要的資料就可以刪除了。
如何快速將 Excel 表格資料自動分類？
接著我們延伸前一個抓出特定字的方法，透過 AI 自動判斷進一步進行分類，可以有效減少人力與時間成本。這裡拿第一張「庫存清單表」示範，如何抓出商品名稱中的特定關鍵字進行分類，像是襯衫、外套等顯示「上衣」，而若有褲、裙等字眼則為「下身」。接著再把供應商與類別合併，以便統計和各廠商進貨的資訊。
在實作之後我們可以發現，其實下指令的技巧就是要自己先找到規律，然後再把情境描述給 ChatGPT，AI 就會自動幫你把自然語言轉換成 Excel 公式了！
步驟 1：一開始一樣是先描述需求。以列點形式輸入除了可以讓自己在閱讀時更清楚，ChatGPT 也比較不容易亂掉。
步驟 2：接著一樣是把公式複製到目標儲存格中。
步驟 3：然後再把底下的儲存格皆套入相同公式，可以看到底下就自動分類完成了。
步驟 4：而如果想要將不同格子的指定字合併成同一項， 也是先找到規律並將其描述給 ChatGPT。
步驟 5：接著資料就會依照指定樣式自動合併起來。
如何跨 Excel 表格進行計算？
使用 Excel 時，我們常常都會透過新增不同的工作表讓資料更完整、同時保持清晰易讀，而 Excel 也相對應的有提供可以跨表運算的函數，這裡一樣使用與前面相同的表格，示範跨表統計銷售量與計算庫存。當然這只是相較簡單的操作，但只要掌握「清楚描述各表欄位」的重點，就可以輕鬆地進行跨表運算了！
不過由於先前的表格有記錄不一的部分，像是在銷售表中沒有尺寸和顏色，因此筆者先刪除庫存表的這兩欄以便示範（如果想要保留可以透過前面的方法整理資料），讀者們可以根據自身需求調整表格內容。
步驟 1：要計算各商品的銷售量前，我們先找出兩個表中相同的部分，以便進行對照。這裡是以「商品編號」為例。
步驟 2：可以看到在另一個工作表「銷售記錄表」中，商品編號是在 B 欄。
步驟 3：因此在下指令時，要清楚地向 ChatGPT 描述兩個表要對照的欄位。
步驟 4：接著一樣把得到的公式貼上目標儲存格。
步驟 5：往下拉，就可以得到銷售量整欄的統計數字。
步驟 6：而如果不懂公式沒辦法確認是否有寫對，則可以更改表中的數字來驗證。這裡把 D2 的銷售數量從 2 改成 4。
步驟 7：可以看到銷售量自動從 9 變成 11 了
步驟 8：再來要記算庫存，所以下一個進貨量減銷售量算式的指令。這個步驟都是在同一個表格，不用特別對照另一個工作表。
步驟 9：然後就可以得到庫存量的數字了。
步驟 10：一樣我們再把 D2 的銷售數量從 4 改成 10，進行驗算。
步驟 11：這時銷售量與庫存量的數字都會跟著另一個工作表的調整一起改變，驗算沒問題就代表公式無誤。
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