活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術

有聽過電腦玩物現場分享 Evernote 講座的朋友，應該會發現對於還不熟悉這個雲端筆記服務的初學者，我喜歡從旅行、生活整理經驗的分享開始，例如「 」、「」，這些有趣的應用，比較不枯燥，也能引起大家的學習興趣。

但是如果對我來說， Evernote 對我造成最大改變的，則是在職場的工作效率上。
以前學生時代使用 Evernote（那時候還是沒有雲端服務的上個世代 Evernote ），可能就是覺得整理資料、處理論文大綱很方便。但是進入職場後，真正覺得 Evernote 可以成為（也已經成為）我的最佳工作平台。
一年多以前，我寫過一篇「 」獲得很多轉載傳閱，但是那一篇是屬於功能操作的教學。而今天這篇全新的活用 Evernote 文章，我想分享的是在職場上，哪些 Evernote 筆記術對我造成工作效率的最大「革命」？

  一、收集一切

我的第一條 Evernote 工作法則，就是把 Evernote 當作工作上的第二大腦，讓 Evernote 成為我的完全記憶中心（延伸閱讀： ）。

在 Evernote 裡除了文字筆記外，也可以收集照片、錄音，或是插入各種格式的檔案，基本上工作過程的所有資料都可以收集到 Evernote 裡面。

這有兩層意義，第一層意義是我們在「工作行動中」一定會產生許多瑣碎的「額外資訊」，就好像倒水時總會不小心噴出幾滴，例如工作往來郵件裡客戶忽然交代了一件另外的任務，在處理編輯主要工作時忽然想到了另外一個工作的想法，這些「溢出來」的訊息怎麼辦？不理他就會忘記，一旦處理又打擾了目前工作進度。
這時候我立刻全部先收集到 Evernote ，以免忘記，又能迅速回到當前工作進度中。
第二層意義是當資訊統一收集到 Evernote 後就能成為一個有效的整理平台「讓我集中處理所有工作」，重要的專案、主要的任務，以及收集起來的那些瑣事，集中在 Evernote 裡，方便我隨時調整重要性次序，安排工作時間。
之前我寫過「 」，透過 Evernote 的收集與統整，成為一個有效的工作排程中心，我可以更輕易地集中在最重要的當前任務上。

二、用寫下幫助思考

Evernote 是一個可以在各種裝置上使用的工具，做筆記本身的功能又很方便，所以我可以在開會時利用平板快速記錄，在咖啡廳用筆電快速書寫，在辦公室用電腦重新整理，這樣的便利性讓我養成「隨時隨地都在做筆記」的習慣。
而這個習慣最大的好處就是：「用書寫來幫助我的思考」，在「 」一文中我提過即使在通勤公車上，當我思考到某些工作關鍵問題時，我就會開始拿出 Evernote 做筆記，而這些靈感想法就能在回到辦公室時打開電腦版的 Evernote 進行整理與延伸。
更進一步的，「寫下」這個動作，才是最好的思考方式，不只是因為寫下所以不會忘記，而是當「把想法轉換成文字、清單」後，才能開始賦予天馬行空的靈感真正的邏輯性，也會開始了解他們的可行性，寫下是對想法實踐最好的「驗算」。
而且，善用有效果的做筆記方法，例如試著跟自己辯論，試著把想要做什麼變成如何做什麼（參考： ），可以讓書寫變成一種激發靈感與想法的技巧，你會發現愈寫，就能想到愈多。
有時候朋友說我在工作上可以想得很深入，或是怎麼點子源源不絕，其實依靠的就是單純的書寫做筆記來幫助思考而已。

三、紙本行動、數位備份、再次數位行動

經過多年的實踐，我覺得「」不是說工作流程都不再使用紙張，因為明明很多時候確實紙張的傳遞更加明確與快速。對我來說，現在無紙化的意義是「紙本行動、數位備份、再次數位行動」。
有時候即時的工作文書，我們用紙張來完成，但接下來工作結束後這些紙張怎麼整理？整理到資料夾很佔空間（更多時候是懶得整理而開始凌亂），於是我就用數位備份的方式，拍照掃瞄輸入 Evernote 。
但是更重要的問題是：下一次想要使用時怎麼辦？可能要找參考資料，可能未來工作有用，而整理到實體資料夾的紙張只要年代久遠其實找起來都很不容易，反而是數位備份後，更容易搜尋，更利於「第二次、第三次行動」。
就好像 Evernote 內建的「」功能，在活動當下我們用紙張交換名片，事後我用 Evernote 將所有名片數位化整理，實體名片就直接丟棄，但是未來有任何需要使用的機會，我可以透過數位搜尋在 Evernote 快速找出名片本身，以及我和這位朋友認識的相關資料。



四、建立工作上的私人維基百科

當我工作上的一個專案裡有 100 則筆記，當我的整個 Evernote 中有上千則工作記錄，當我不斷的把各種想法靈感、參考資料丟進這個雲端筆記後，這龐大的資料就可以開始成為我私人的維基百科。
擁有私人維基百科，就好像擁有一個你自己專屬的智囊團，這裡面的知識是「和我緊密相關的」，而且不只有外面搜集進來的資訊，也有我自己在工作期間產生的所有專業經驗，後者是 Google 絕對搜尋不到的東西，只有透過「我自己長期累積」才能獲得。
而這樣一個私人的智囊團，常常可以成為自己工作上決一勝負最好的寶庫，讓我們總是能比別人更快處理更多關鍵資訊。
更進一步的，我會善用「」這個關鍵 Evernote 操作技巧，真的建立起不同筆記之間像是維基百科的連結，讓筆記真正成為工作上有用的知識庫。

五、在同一個地方找到我需要的所有資料

經由第一條筆記術建立的習慣，無論來自什麼地方的工作資料，我都統一在 Evernote 中完成整理，於是帶來的另外一個好處是，未來我需要找之前的某一則工作資料時，我不用去想應該在哪裡找，到底在郵件裡呢？還是在辦公桌的紙本資料夾裡？
對我來說，找古往今來所有工作任務的唯一地方就是 Evernote ，這讓我「總是能」找到東西，不會忘記把東西放在哪裡，也可以更快速的找到。
尤其善用「」，更可以幫助我快速的找到需要的重要資料。

（後面還有：第六到第十條）