Google 文件排版就是醜？錯！學會這 22 招編排技巧，文件與Word一樣美

資料夾標顏色，同類型一目瞭然

常在使用 Google 文件、試算表及簡報的人，雲端硬碟都會有大量的資料，當然多數人都會分門別類將資料整理在資料夾中，不過資料夾太多時不好找，雖說已有「加上星號」的功能可標示，但星號多也會眼花繚亂，這時可以設定資料夾顏色區分，只要選取資料夾就可在「更多動作」裡變更顏色，共有 24 種顏色可選。

▲文件多時可用資料夾一一整理，如果要整理資料夾，需先回到雲端硬碟的這個頁面，預設的資料夾顏色都是深灰色。

▲選取一個或是多個資料夾，再按下上方的「更多動作」就可以看到「變更顏色」，有 20 多種顏色可選。

按一鍵直接搬移文件到目標資料夾

新版的 Google 硬碟介面左邊有「我的雲端硬碟」、「收到的檔案」、「近期存取」、「已加星號」，一般而言別人分享給你的檔案會在「收到的檔案」中，如果想要搬到自己的雲端硬碟收為己用，除了在「檔案」裡的「移到資料夾」做設定，也可以直接按文件標題旁邊的資料夾圖示，就可以搬到雲端硬碟中特定的資料夾。

▲左上角的小圖示可以方便你把目前的文件移到任何一個 Google 雲端硬碟的資料夾，不需要再回到雲端硬碟的頁面。

不需對方的 e-mail 也可共用 Google 文件

有時會碰上文件需要分享給很多人，但是你並不知道所有人的名字及 e-mail，這時可以直接分享 Google 文件連結，每個人就都有存取文件的權限，這個權限可以調整，你可以選擇「關閉」：只有特定的人可以存取、或是知道連結的人可以存取、或甚至是「網路上公開的連結」，不管是哪種都還可以再設定對方是可以編輯、加註解、或是只能檢視。這些功能都在「共用」的進階設定裡，先決定存取權開放對象、再決定對象的權限。

▲在「共用設定」的進階設定中，可以變更存取權，如果要分享的人很多又不知道 e-mail 就可以利用第二個選擇，直接將文件網址複製貼上給所有人。

即時通訊室，一邊討論一邊編輯

同學或是同事分隔好幾地要討論報告或是專案時，有時候無法視訊通話或是語音通話，一來一往使用即時通訊軟體，切換視窗十分麻煩，這時就可使用 Google 文件內有的即時通訊聊天室，在文件視窗討論，省去切換的麻煩，也可知道現在發言的人是誰，只要在右上方檢視使用者旁邊，按下「顯示即時通訊」就可馬上跟共用文件的使用者傳即時訊息。

▲右上方會顯示正在檢視這份文件的使用者，若對方有登入 Google 帳戶，則會顯示名稱，否則只是匿名使用者，只要按下旁邊的「顯示即時通訊」就可以開始對話。

▲對話窗格顯示在右下角，可以放大、縮小，有新通知也會像臉書訊息一樣有提示音，如果要關閉直接按就可以了。

離線編輯設定預防沒有網路的時候

雖然說現在網路很普遍，不過有時候還是會遇到無法上網的時候，比如說在交通工具上、行動網路不穩的地方，這時候就可以預先利用 Google 文件的離線編輯功能，將你的資料同步到電腦，Google 會自動快取你最近一次的文件資料，不僅可以離線編輯，也可以離線新增檔案，等到有網路的地方電 Google 會自動幫你更新，不必再額外上傳檔案，這項功能只限在 Chrome 瀏覽器上使用。

▲如果要設定離線編輯，到雲端硬碟的「設定」中，勾選離線設定，就可以在離線時編輯文件，連上網路後系統會自動同步，只限 Chrome 瀏覽器使用。

還原特定時間版本的 Google 文件

Google 文件的好處在於線上作業能夠自動幫你存檔，不須擔心忘記存檔，也因此 Google 會記錄你所有做的變更，並且保留變更紀錄，如果是在打報告或是很長的文書作業，有的時候可能會需要「復原」某些動作，但電腦能夠記錄的「復原」次數有限，這時就可以利用還原特定版本紀錄功能，將文件回復到特定某個時間點再做修改。按下「檔案」裡的「查看版本紀錄」，可以看到右邊出現側欄，系統會依照時間先後順序排列，只要點擊某個時間點就會出現該時間點的版本，若要回復則按下「還原為此版本」即可。