像電腦一樣多工工作才「有效率」？錯！因為你不是電腦

高德拉特博士是以色列物理學家及企管大師，20歲時他就立志要教導別人正確的思考方法，對於傳播正確的觀念抱著極大的狂熱，亦曾於2006年10中旬訪問台灣。創立「高德拉特學會」，於全球廣設分部訓練TOC人才。而他在《關鍵鏈》一書中，曾提到過一個觀點，顯示我們現在的工作方式很有可能是錯的。

他認為：在傳統的生產企業裡面，造成工人工作效率低下的原因，是「沒有效率的多工」。

什麼叫「沒有效率的多工」？舉個例子。你是一名職員，手頭上有擦桌子、買外賣、寫報告三項工作。擦桌子要耗費3個小時，買外賣要耗費4個小時，寫報告要耗費4個小時。這是基本前提。

本來，如果你先擦桌子，再買外賣，再寫報告的話，3個小時就可以擦完桌子，7個小時就可以搞定外賣，11個小時就可以交報告。

但是，實際工作中，分配給你工作的上級，以及和你合作的同事，他們都不會安靜地等著你做完。在實務上，你在進行這些工作的過程中，他們會時時催你：

• 桌子擦得怎麼樣了？

• 外賣買好了嗎？

• 報告寫到哪裡了？什麼，還沒動筆？

於是，為了讓他們滿意，他們每一次催你的時候，你都必須要有進度回報給他們。因此，你不得不先擦一會桌子，再找一下外賣，再寫幾行報告……循環往復，如此交替。

這樣一來，你的工作狀態，就從「桌子（3）-外賣（4）-報告（4）」變成「桌子（1）-外賣（1）-報告（1）-桌子（1）-外賣（1）-報告（1）……」

這樣一來，本來4個小時可以擦完桌子，就會被拖延到7個小時；7個小時可以搞定外賣，就會被拖延到10個小時。

你看，依然是11個小時，依然是這三項工作，本來可以早早搞定桌子和外賣，把後續的工作轉交給對接的人，讓計畫繼續運轉起來，但因為「沒有效率的多工」，因為你需要給其他人回報進度，就導致整個計畫拖延了至少3個小時。

如果在一條生產線上，每個工人都這樣的話，整條線的工作效率，就會被拖垮。

 

沒有效率的多工，如何影響你？

現代很多人都有這樣的工作習慣：寫一會報告，更新一下網頁，查一下資料，收一下郵件，回去做一下資料，點開臉書回應一下，再回去貼圖表……諸如此類。

這是很正常的事情。今天這個時代，專注在一件事情上，已經近乎不可能了。每個人手上都有一大堆任務，Todo List裡都有滿滿的事項，同時開著Word、Excel、PPT，各種即時服務總是同時閃動好幾個頭像……似乎，不能同時處理這些事情，就是能力不夠。

甚至，很多公司裡面，會要求員工能夠進行「多任務工作」——甚至上去104、1111，有好幾個招募要求，就明確寫著：

能夠承受工作壓力，能夠協調多任務工作，能夠同時處理大量事務。

我在第一家公司裡面，親眼見過這樣的景象：AE的桌面永遠開著好幾個聊天框，對面是來自歐洲、澳洲、香港的不同客戶，任務欄裡堆滿Excel窗口。她們飛快地在Outlook、Excel和QQ之間切換，滑鼠飛梭，熟練地按著Ctrl+C、Ctrl+V。

但正是這「多任務工作」，正在慢慢地謀殺我們的工作效率。

 

1. 多任務工作，會佔用我們的認知資源

明尼蘇達大學商學院教授Sophie Leroy，在一篇09年的論文中，提出了一個概念，叫做「注意力殘留」（Attention residue）。

他指出，當你從一項未完成的任務A，切換到任務B時，由於A還沒有做完，你的大腦中會有一部分資源，仍然在對A進行處理和運算，你會抑制不住地回想到任務A，從而抑制你對於任務B的投入。

這部分仍然在處理任務A的資源，就叫做「注意力殘留」。

一方面，「注意力殘留」會佔用我們大腦的認知資源，降低對任務B（以及其他任務）的投入程度。

另一方面，「注意力殘留」會在我們的認知中造成「多目標焦慮」，從而使我們產生「認知負擔」（Cognitive Load），降低我們在任務B上面的表現。

什麼是「認知負擔」？簡單舉個例子。當你來上班的時候，我告訴你：你今天要寫完一篇1萬字的報告，寫不完不許下班——你是不是會覺得晴天霹靂？

一整天，這個任務都會沉甸甸地壓在你的心上，讓你心神不寧。你會不由自主地擔憂：要是我完不成怎麼辦？怎樣做才能盡快寫完？

我相信，你這一天的工作，一定表現得非常糟糕。

這就是認知負擔。當一個人大腦中同時存在著越多的目標和任務，他就會越焦慮，用於處理任務的資源會減少，狀態也會下降。

所以，我們常常看到，如果一個人腦子裡裝了太多的事情，他會表現得魂不守舍，對別人的話經常聽不進去，剛交待的事情也很容易忘記——這就是因為，沉重的認知負擔，使他難以騰出更多的資源來處理額外的訊息。

這兩個效應加在一起，共同降低了我們的工作效率。

本質上，人對於未完成的事物，會有一種強烈的衝動，想去把它完成，否則就會一直想到它——這稱為「契可尼效應」。

所以，在工作A和工作B之間來回轉換，不但不會提高效率，反而會不斷地加重這種焦慮感。從而使你無論在處理哪項任務時，都會因為受到干擾而降低表現。

 

2. 多任務工作，會干擾我們的工作記憶

你也許有一點體會：當你從別的任務切換回去之後，你會忘記之前在想什麼。

人的「工作記憶」（WT）空間，是非常狹小的——它只能同時存放4個單位。即使你透過組塊、分類等方式，把大量訊息聚攏起來，但也很難超過4個單位的限制。

而當你切換出去，哪怕只有幾秒鐘，對新訊息的處理，也會佔據你的工作記憶。由此帶來的後果就是，你剛剛建立起來的記憶，瞬間就被清除出去。

你只能從長時記憶（LTM）中，透過僅存的痕跡，嘗試著把那些訊息再次聚集、組合起來。

先不提這個過程耗費的時間，更嚴重的後果是，也許一個剛剛誕生的點子，就這樣消失了，再也回想不起來。

 

實際上，「多任務工作」的危害，可能比你想的更嚴重。

2014年的一項研究指出，僅僅是幾秒鐘的分心（比如檢查一下臉書、看一下郵件），也會造成錯誤率的顯著上升，甚至可以高達兩倍。

密西根大學的一個研究團隊表示，在企業中，多任務工作幾乎無處不在——每個人在工作的時候，都難免要接一下電話，跟同事討論工作，或是回應老闆的詢問。而這些「多任務」帶來的後果是什麼呢？

它會降低一個團隊20%-40%的工作效率。

這是一個很可怕的數字。當我們在「多任務工作」的時候，實際上被異化了，變成了效率的奴隸：

我們都在想，如何盡快把手頭的事情做完（以便做下一個任務），而不是努力把它做好。