遠距電子簽名的好處有哪些？如何確保真偽和法律效力？

這兩年因為疫情的關係，許多公司開始嘗試遠距離辦公。雖然現在因為電腦、網路、許多工作是可以在家完成沒錯，但是上班有很多單據需要報銷，有公文需要主管簽名，在遠距上班的情形下，電子簽名要如何完成？如何證明這個簽名真的是你的主管所同意，而不是偽造的呢？目前市場上有許多廠商推出電子簽名的產品和平台，其中Docusign是現在全球最大的電子簽名廠商，我們今天請寰宇數位電子簽章整合部經理安全整合業務部黃威翔RAY來和大家談談電子簽名的議題。

 

Ｑ：什麼是電子簽名？想要解決什麼問題？

Ａ：我們一般會把內部的流程稱為「簽核」而簽核未必要有法律效力，是內部的記錄；而「電子簽名」要解決的，是在遠距的情況下，得到合法有效，且文件不可否認性的電子合約。

 

Ｑ：為何需要電子簽名？

Ａ：可以解決電子文件的合法效力，在數位化的過程中，資料更容易保存，也有其他應用的空間，同時還可以減少紙張填寫的錯誤，以及更有時效性。

 

Ｑ：電子簽名使用流程是什麼？

Ａ：當內部完成電子簽核之後，就到電子簽名的平台上，發起一份合約文件，設定相關的流程和簽名人員，透過第三方的認證，來確保合約的有效性。

 

Ｑ：電子簽名如何做到身份認證？

Ａ：可以製定一次性的密碼、透過手機簡訊驗證、寄到公司網域名稱的Email信箱，雙因素認證等方式來確認身份。更嚴格的還有要求上傳身份證影本或是公司營業登記證等等。

 

Ｑ：所謂的「簽名」，要完成哪些動作？

Ａ：基本上只要在那個簽名的欄位按「同意」就算完成了電子簽名的動作。可以使用平台套版的樣式、可以簽署人自己畫記的方式、可以上傳自己的簽名檔或印章圖檔，基本上任何簽名的樣式都是有效的。

 

Ｑ：合約資料都存放在第三方平台，會有洩密的問題嗎？

Ａ：全球不同國家對於電子簽名平台有不同的要求和規定，歐洲要求有BCR（全球資料保護企業約束規則）的認證、或是要通過IOS27001的資安認證、也有美國要求FDA...等等，平台都必須得到這些認證。

 

Ｑ：萬一平台倒閉或故障的時候呢？

Ａ：當電子合約完成後，就會產生一個結果，那個結果就是當下的證據，即便未來換平台，原來的平台產生的結果仍然是有效的，更保險的是公司自己保留一份副本管理。

 

Ｑ：不同的裝置都可以跨平台使用嗎？

Ａ：都可以，因為它是Web base的服務，所以裝置只要能連上網路就可以使用。

 

Ｑ：電子簽名在台灣有有法律效力嗎？

Ａ：台灣目前還沒有判例，但國外的判例是有效的。台灣的電子簽章法目前是19年前修定的，目前正在修法中。

 

Ｑ：不同的電子簽名產品各有什麼不同的特色？

Ａ：電子簽名平台國內外都有很多，最大的差異是信任度和平台的穩定度。功能上基本的都差不多，但有的平台會有自己的簡訊驗證系統，或是內部企業管理的功能，像是母公司可以看到所有子公司的合約之類的。

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