【年度精選 Apps】生產力篇－ 14個提升生活與工作效率的好工具

現在手機的功能早就比飛出太陽系的航海家一號高出了千萬倍，如果只是拿來玩遊戲，上 Facebook 顯然有些太可惜了。每一個人的生活和工作都和手機脫不了關係，而手機上也有各式各樣的 Apps，可以幫助個人在處理一些日常事務上更有效率。

在這篇文章中，我們推薦一些你可能會需要的 Apps，可以幫助你在工作和生活上，都能更方便快速的解決一些問題。這次我們把焦點集中在上班族個人的需求上，所以就先不討論大型的專案管理或是複雜的協同工作等 Apps，而是更貼近普羅大眾習慣，去找到一些工作者個人可能會需要使用的 Apps，好讓生活或工作中，都能達到事半功倍的效果。

01. Google 文件：不可或缺的文書工具

現在大家幾乎都有 Gmail 的帳號，只要使用自己的 Gmail 帳號登入，就可以使用「Google 文件」（類以 Word）、Google 試算表（類似 Excel）或是 Google 簡報（類似 PowerPoint）。你新增的文件，都會存放在 Google 雲端硬碟中，所以不管你是用電腦開啟，或是手機開啟，編輯的都是同一份文件，不用擔心修改後版本不同的問題。同時，因為使用 Google 這些文件服務都會利用網路進行串連，所做的任何修改，都會即時存放在雲端硬碟中，也就不用擔心沒存檔了。

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▲1. 在瀏覽器上可以新增 Google「文件」、「試算表」、「簡報」⋯等等各種應用程式，基本上微軟 Office 系列裡找到的軟體，都有對應的應用程式。

▲2. 例如我們新增「文件」，如果你會用 Word，那麼你大概可以無縫接軌，因為功能相似度極高。

▲3. 同樣的文件用手機 App 開啟會完封不動的出現，你在手機上做的任何修改，也會同步在雲端修改。

▲4. 而這份文件，你也可以分享給其他的使用者協同工作。你可以設定不同的權限給協同工作的人。

▲5. 此外，「Google 試算表」就像 Excel 一樣，所有的使用方式都一樣。

02. 蒙恬名片王：名片全面數位化管理

名片管理也是上班族很重要的一件事，以前拿到名片，要自己手動建立到聯絡人裡，再同步到 Apple 的 iCloud 或是 Google 的 Gmail 上，後來出現了「名片掃描器」能幫你掃描後，自動辨識。現在手機上的名片辦識軟體更方便，只要拍張照，剩下的讓軟體自己去處理就好了。另外，現在 OCR 的辨識率已經很高了，只要不要遇到很特別設計或是使用特殊字形的名片，大概都有95％以上的辨識率，在數字和英文的部分幾乎也有99％以上。

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▲1. 要直向或橫向拍攝名片都沒問題，而名片設計的複雜程度和光線的明暗也會影響 OCR 的準確度。

▲2. 拍攝完成按下「OK」後，軟體會自動辨識名片上的資訊，並歸類到對應的欄位上。

▲3. 如果有些辨識不正確的部分，你也可以手動修改，但其實現在的辨識率相當的高。

▲4. 所有拍攝的名片圖檔都可開啟大圖查看，也允許將名片的正反面整合在同一個聯絡人裡。

▲5. 在設定中，記得把掃描辨識完的資料儲存到「系統聯絡人」，這樣你以後要打電話時才找得到人。

03. OfficeLens：文件拍攝即掃瞄

因為手機的方便，我們現在看到任何資料都很習慣用手機拍一下，快速存檔，有些相關的文件或資料也是，如果只是簡單的看個概念，也許隨便拍一下就好了。但如果是文件，那麼現在有些 App 可以幫你把照片拍攝完畢後，轉存成 PDF 的格式，甚至可以做梯形校正，讓你的文件不會因為拍攝的角度而歪斜。這類 App 不少，但我們要推薦的是 OfficeLens，因為它可以自動做好梯型校正，不需要手動去拉，而且還可以 OCR 成文字檔，另外存成 Word 或是 PDF 等格式。

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▲1. 打開 OfficeLens，就會啟用相機，對準所要拍攝的文件，OfficeLens 會自己選取範圍。

▲2. 你拍完照後，文件已經被校正成為原本的長方形，接著按下下方的存檔。

▲3. 軟體會問你要儲存成什麼格式，這裡先以 Word 做示範。

▲4. 由於是使用微軟的服務，如果你有 Office 365或是 One Drive 的帳號服務都可以。

▲5. 存完檔的文件，OfficeLens 會幫你做好 OCR，所以你用編輯軟體打開時，甚至可以修改。

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