關於Dr.J

一篇好的正式文件中，除了文章內文的文字以外，圖片也很重要，Google 文件提供網上直接插圖、電腦插圖的功能，可以讓文章看起來更加圖文並茂。此外，Google 文件也支援將網頁上搜尋的地圖，直接插入文件中的功能。

在書寫文章時，正式內文中可能無法有足夠的文字空間可以一一解釋每一個重要名詞或是段落，這時候可以利用註解的功能直接在內文的文字旁附註說明和讀者互動；或者也可以利用註腳的方式，在頁面下方解釋名詞。

很多時候我們可以自己建立想要的範本，但為了省時省力的話，也可以直接套用 Google 文件預先設計好的格式，不論是產品宣傳、提案，還是個人履歷，Google 文件都有內建格式能直接套用。不過這個功能目前須先把 Google 文件的介面語言設定成英文才能使用。

一般來說，在一份正式文件的最開頭第一頁就是整份文件的目錄大綱，通常是為了讓讀者能快速找到想要瀏覽的內容。Google 文件也提供建立文件目錄的功能，只要在書寫文章時，設定好標題順序，最後點擊插入文件目錄，系統就會自動建立目錄並提供連結功能。

利用 Google 試算表表格的方式快速編排行程時間、地點是一個滿方便的小功能，但你知道其實 Google 日曆也支援將 Google 試算表匯入、建立行程嗎？只要試算表是依照特定格式編輯，就能輕鬆做到！

如果在文章內容完成以後，沒有特別設定段落行距的話，整篇文章看起來會擠在一起，非常凌亂，這時候可以利用建立段落行距的功能設定文字間距，讓文章內容看起來更整齊，如果是條列式內容的話，也可以建立清單，讓內容看來更有邏輯。

想要建立會議行程也可以使用 Google 日曆幫忙，只要在建立行程的過程中設定會議名稱、內容，也可以直接上傳 Google 雲端硬碟內會議用的文件或檔案，並且邀請要加入會議的人員並送出邀請，接收邀請的人就能知道會議內容並收到相關文件。

人多好辦事！有些時候我們可能會需要跟朋友、同事共用同一個日曆作為行程表，這時候就可以藉由 Google 日曆來建立共同日曆，讓多人擁有該日曆的編輯權限，可以同時在該日曆上建立行程或活動。

雖然 Google 日曆是許多人常用的雲端行事曆，但還是有人並非使用它記錄行程，Google 日曆支援將行事曆行程匯出的功能，因此，就算他人不是使用 Google 日曆，只要從其他日曆匯入檔案，也能將行程匯入。

在使用 Word 編輯文件時，可以在畫面左側開啟「文件大綱」，快速在大綱中找出文章的架構和邏輯。Google 文件也有提供同樣的功能可以使用，而且整體的介面比 Word 還要更乾淨簡潔，使用上也更直覺。