PowerPoint 實用技巧10招：製作效率提昇、版面更好看

PowerPoint 除了業務簡報、學生報告之外，連藝人都愛用！讓我們複習一下，除了剪下、貼上之外，你知道 PowerPoint 還有哪些好用的功能嗎？文字圖形化、分欄排版、圖片壓縮、統一修改字型、統計數字變圖表…我們在這裡挑選了十個可以提高你簡報效率的應用，讓你不但用得聰明，而且效率倍增！簡報的用途就是讓讀者在最短時間瞭解文字的意義，文字雖不需多，但求簡明易瞭；純文字的簡報不僅單調，也造成讀者在閱讀上的困擾；適度地將文字圖形化，能讓讀者能夠立即瞭解作者想傳達的意思，視覺上也有美化的效果。在PowerPoint2007中，已經內建了SmartArt的功能，讓編輯者只需要簡單的步驟，就能輕鬆地將文字轉換成圖形，可說是非常方便。在匯入文字的時候，SmartArt無法分辨文字的階層關係，這時可以利用手動加工的方式，讓視覺更加清楚。例如，當我們想製作一張投影片，說明獎次與贈品的關係時，這時候就適合利用階層的概念來呈現SmartArt。（後面還有：分欄排版、轉換新格式）Word 文書處理 25 招：實用技巧讓效率加倍、版面更美Chrome 內建好用功能8招，免外掛也能很強大如果你在文件中插入較長的文字段落，看起來會讓簡報顯得密密麻麻的不好閱讀。這個時候最好的辦法就是讓文字段落改成分欄式的排版，並且在分欄之間多留一點空白的間距，雖然是同樣的文字內容，但可以讓簡報看起來比較容易閱讀。如果你開啟一些簡報檔案特別慢，那麼不妨檢查一下檔案格式，多半都是Office 2007以前舊版本的檔案（副檔名為.ppt），尤其是那種檔案特別大的舊版簡報檔。如果你不想每次開啟都經歷這樣等待的時間，記得要把檔案轉換成新版的簡報格式儲存（副檔名為.pptx），下次開啟檔案就可以恢復正常速度了。（後面還有：字型內嵌、圖片壓縮）做簡報最讓人懊惱的就是，明明在家花了很多時間設計，卻因為其他電腦沒有安裝我們當初設計時所用的字體，報告時只能用預設字體呈現，簡報的精緻度就差很多了。其實這個問題只要在我們儲存檔案的時候，勾選「在檔案內嵌字型」，就可以輕鬆把字型打包進檔案裡，隨身帶著走了。簡報中如果用到很多圖片，那麼整個簡報檔案就會顯得相當龐大。這時建議你最好把簡報中的圖片檔案壓縮起來，就可以有助於將整個簡報檔案的體積大大減少，不過主要針對的是相片的檔案，如果你的圖片都是用PowerPoint中的向量物件所製作的，則這個方法可以減少的體積就有限。（後面還有：統一修改字型、一次複製簡報內容）通常我們要更改字型的時候，都是選取文字框進行修改，但是如果要修改整份文件的字型，其實可以不用逐頁選取，只要運用PPT內建的取代字型功能，就可以輕鬆將整份文件的文字置換成同一種字型，節省時間。有時你會需要複製多張頁面的簡報內容，然後貼到像是Word這類其它的應用程式中，進行其它方面的應用。不過PowerPoint裡頭一次只能選擇一張簡報的內容進行複製，難道要一張一張地複製貼上嗎？其實不用這麼麻煩，只要切換到大綱模式，就可以快速選取多張簡報內容，輕鬆地複製貼上所有的內文到其他應用程式了。（後面還有：Excel數據轉為簡報圖表）大家都知道Excel的數據可以利用Excel內建的圖表工具來將數據轉換為圖表呈現，但是如果你在PowePoint裡頭要插入Excel圖表的話，除了在Excel中預先做好圖表，一般人會用手動的方式來輸入數據。但其實比較聰明的作法，是利用複製貼上的方式，把Excel檔案內的數據貼上，然後再轉換利用PowerPoint的圖表工具來呈現。（後面還有：插入其他檔案的投影片）當我們要插入另外一個投影片的內容，如果用複製的方式，別的投影片的版面會在複製過來的時候會套用目前投影片的版型，因此需要用插入的方式來讓投影片版面原封不動呈現。過去在 Office 2003 還有插入投影片的功能，但是到了2007開始，這個功能改名為「重複使用投影片」，也讓人因此以為這個功能被取消了。謝幕預告：微軟 2 年後停止支援 Windows XP 及 Office 2003Windows 、Office 序號弄丟別緊張，6 步驟從電腦找回來Word 文書處理 25 招：實用技巧讓效率加倍、版面更美