活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術

六、串聯我不同時期的靈感想法

有時候前一個工作產生的經驗，可能對下一個工作有幫助。有時候幾年前某個工作時冒出來的想法，或許會對今天我正在進行的工作有所啟發。
但是重點是，我要怎麼把這些原本散落在不同工作的經驗、想法串聯起來，成為一次一次有用的靈感噴發？
在 Evernote 中有所謂的「延伸內容」功能，可以根據目前這則筆記的關鍵字，找出其他相關的筆記，這個功能在我的工作上很有幫助，有時候我正在組織一個新計劃，就會看到延伸內容推薦我原來幾年前的筆記我曾經想過類似的內容。

或者更多時候當我靈感枯竭時，我會習慣把正在思考的問題關鍵字丟進 Evernote 筆記找找看，常常會有意外的收穫，例如之前我在搜尋大數據的概念時，找到多年前我看過的一部電影，透過當時寫下的心得，就讓我輕鬆獲得一個點子，能把那部電影連結到我今天工作上要寫的某一篇稿子中。
這也讓我更有信心像是第一條規則一樣，把所有工作的臨時想法，都先丟進 Evernote（延伸閱讀：把這 10 件「不重要的事情」寫進筆記，讓人生更有動力），也不一定要有什麼分類，但之後都可以透過搜尋功能，串連起不同時刻、不同工作裡的相關內容，這也讓每次工作進展更快，創造更多品質。

七、優化我的專案經驗，建立我的專案流程

Evernote 在工作上不只是資料的累積，也不只是點子的收集，更是我好幾年工作「實際經驗」的累積。
我常常在完成工作時，把我對這次工作的「反省心得」寫進該工作的任務筆記裡，這是我覺得非常有效果的一個筆記方法，當我下次要進行類似工作時，我只要搜尋就能找回過去幾年來類似工作的經驗，並且從我之前的心得，去優化這一次工作的最佳方式。

我的 Evernote 筆記裡儲存了很多種的「筆記範本」，不過我的範本不是用來套一些漂亮的版型，我喜歡的範本主要是建立給「工作上會重複的固定流程」使用的。
例如執行一本新書專案的流程範本，執行一次有效會議的範本，準備一場講座的行動範本。
這些範本是在一次一次實際執行過程中慢慢優化產生的，會不斷修改，如果這次執行專案發現哪個環節需要加入，就修改專案範本。如果這次開會時，發現討論時如果先進行什麼議程會讓會議更順暢，就調整範本順序。（參考：如何建立有效會議記錄？ Evernote 會議筆記範本格式心得）
於是我每次要進行類似工作時，只要呼叫出範本來套用，我就可以保證自己目前是使用「過去經驗累積優化下的最佳流程」來執行，也就能讓工作效率不斷提高了。

八、有效排程並提醒我的任務進度

2013 年開始， Evernote 加入了「時間提醒」功能，從此 Evernote 這個私人維基百科、工作資料庫，更能有效的成為我準時準確執行工作的行動平台。（教學：Evernote 活用「提醒事項」教學，解決七大時間管理問題）
把某則筆記加上時間提醒，就能出現在置頂的待辦清單中，於是我可以在大量的筆記中優先看到正在執行、準備執行的任務。
不過我自己在利用時間提醒功能時有一個特殊的使用方式，那就是我不把時間提醒當作鬧鐘，也就是當筆記在某個時間彈出時，對我的意義不是當下必須做這則筆記（因為我知道這種時間提醒常常做不到，意義不大，反而干擾）。
那麼我把時間提醒當作什麼呢？在工作上我當作「從現在開始這則筆記變成正在行動中」，例如明天我要舉辦講座，我會設定筆記在今天早上提醒，也就是從今天早上開始，我要更全力準備講座內容的意思。
當作一種「進度的提醒」，這樣出現在待辦清單的 Evernote 筆記，表示目前工作中應該常常關注的內容，也可以跟幾千則的筆記有所區隔。

九、幫助我專注當下最重要的任務

當我說我把 Evernote 當作自己最重要的工作平台時，意思是每次我開始工作，第一件事情就是打開 Evernote，從 Evernote 裡找出要做的工作，並且在 Evernote 裡直接工作（整理資料、撰寫大綱草稿、修改計畫、腦力激盪等等）。
即使我的筆記快要 5000 則，我卻還是可以每次打開 Evernote 後，真正專注在自己最重要的眼前工作上，這要怎麼做到呢？
活用 Evernote 的「標籤」與「捷徑」功能，就能達到這樣有效的專注。（延伸教學：現在你會怎麼活用 Evernote 標籤？從我的七個實例開始）
有些東西是搜尋關鍵字找不到的，例如「什麼筆記現在對我很重要？」這時候我就會幫這些筆記加上重要的標籤，於是每次我能知道自己當下應該先聚焦在哪些筆記。
而特別重要的筆記，我會進一步放入「捷徑」，這些筆記就會出現在 Evernote 的快速清單裡，方便我隨時打開，例如等一下開會要用的會議筆記。

十、團隊溝通的共用協作平台

在這幾年的工作裡，當要與其他夥伴合作某一個專案，例如一次大型的活動時，我們就會利用 Evernote 進行共用協作，彼此可以交換筆記資料，可以一起建立流程待辦清單，能夠提醒對方準時執行任務，本文前面提到的所有功能，都能在這個共用協作平台完成。
尤其現在 Evernote 加入了「 workchat 」，我甚至可以在團隊成員需要哪一則工作資料時，利用 Evernote 即時通傳訊給他，把資料跟他交換，甚至請他協助修改我的筆記內容。
透過 Evernote 打造的「協作平台」，讓我能夠打造即時的會議室，在這裡我們交換資料，甚至一起編修資料，真正達到協同且「合作」的目的。
經由上面十種筆記方法，在這幾年裡， Evernote 確實改造了我的工作流程，提升了我的工作效率，他們都不是什麼專業難懂的技巧，更重要的是嘗試把 Evernote 加入我們的工作系統，改良許多原本缺乏生產力的毛病，就能讓一個好筆記方法，成為職場競爭力決勝的關鍵。