Google 文件排版就是醜？錯！學會這 22 招編排技巧，文件與Word一樣美

不同文件共享剪貼簿

如果你有圖片檔案或是幾段文字經常使用，但是原始檔案只儲存在一台電腦裡，每次都要上網下載不是很方便，不妨試試 Google 文件的網路剪貼簿，就像是在雲端有一本自己的剪貼簿，可把所有想要暫存的圖片及文字都先放在這個剪貼簿裡，之後只要在「編輯」下的「網路剪貼簿」選取自己想要的檔案，就可以省去上傳下載的時間。在文件中可以複製一段文字，然後在網路剪貼簿裡看到「將選取的項目複製到網路剪貼簿」就可以把文字丟到雲端，等到想用的時候再取用，不管是 Google 文件、試算表、簡報都可適用。

▲選取的文字可以從「編輯」裡找到「網路剪貼簿」放進去，如果要插入在網路剪貼簿上的資料，只要直接按下內容就可以了。

Google 文件裡上網搜尋可用圖片

以往需要圖片時都會上網抓圖，但是現在智慧財產權概念興起，隨意下載圖片放在自己的文件裡可能會觸法，不過如果是在 Google 文件裡直接搜尋圖片就不用擔心。在「插入」的「圖片」裡有個選項是「搜尋」，Google 會依照你輸入的關鍵字列出可以用在商業用途的照片，比如說打「台北 101」就會出現很多台北 101 的照片，你可以選擇一張自己喜歡的，而這些圖片用在文件裡都不算侵權。

▲插入圖片的最右邊有「搜尋」，只要打入你想要的圖片名稱，Google 就可以提供你「可基於商業用途再利用和修改的圖片」。

自訂分享文件權限

以往文件的共用模式就是直接將原檔或是副本寄給他人，如果想要不被其他人修改，只是單純供人檢視，還需要將文件存成 PDF 檔形式再寄出，而 Google 文件的分享模式不只有一種，對方的權限有：「可以編輯」、「可加註解」、「檢視」，「可以編輯」表示對方有和你相同的編輯權限，可以對文件做任何更動，「可加註解」只能在文件右邊加上他的意見。在「檔案」開啟「共用」或是直接按右上角藍色的「共用」都可以，直接輸入對方的 e-mail，如果是有聯繫過的人直接打名稱也會跳出來對方的 e-mail，右邊就可選擇對方的共享權限了。

▲按下「共用」中的「進階設定」可以看到這個畫面，可以選擇要共用的對象權限，這個功能用於你知道對方 e-mail 的時候。

▲如果是有聯絡過的共享者，Google 會自動抓取對方的 e-mail，下面也可以寫上你要給對方的分享註解。

Google 文件也可用追蹤修訂

有時會遇到同一份文件多人共享，每個編輯者可能會對文件有不同的意見，使用 Word 雖有追蹤修訂可以使用，但是文件還是需以夾帶檔案或是雲端分享的方式下載，Google 文件現在有自己的追蹤修訂功能。在「檢視」中的「模式」有三個檢視文件模式可選：編輯、建議操作、檢視，其中的「建議操作」功能類似於 Word 的追蹤修訂，選擇這個模式輸入文字，右手邊也會出現註解欄，可以寫下你更動文件的原因，讓共用文件的其他人知道你的想法，而主要編輯人也可以選擇接受或是不接受你的變更。功能列的最右邊也可直接切換模式，十分方便。

▲可以隨時在文件中右上角切換模式，「建議操作」類似於 Word 的追蹤修訂，在這個模式裡打文字會有註解，別人可以回覆註解，主要編輯人也可以選擇要不要接受更改。

線上建立常用字輸入字典

如果是用 Windows 系統的使用者應該對「使用者造詞」的功能不陌生，但並不是每台電腦都能夠設定自己習慣用的詞典，如果是在 Google 文件就能夠編輯個人字典，輸入自己常用的字詞，日後在每一部電腦上都可使用，舉例來說你可以輸入朋友家人的名字，或是常用但是還需特別選字的字詞，到「工具」中的「個人字典」新增，最重要的是輸入完記得按下「儲存」，否則輸入的資料不會更新。