微軟 Office 2016 正式版推出，去哪裡裝，更新了什麼地方？

自從上一個Office版本（Office 2013）發行以來，隔了三年，微軟終於在22日正式發佈了 Office 2016 正式版。從Office 2016開始，它的更新概念與Windows 10一樣，將採取不定期更新，而非批次更新的概念，以確保使用者可以隨時使用最新的功能，

現在你上微軟的Office.com，就可以購買Office 2016了。你可以透過Office 365的訂閱功能購買，或是買斷。

Office 2016最重要的重點，強調的就是「雲端」......等等，或許你會想吐槽：「雲端」這兩個字，在Office 2013不是就提過了嗎？當時2013開始，就加入了OneDrive的概念，鼓勵大家把文件儲存在OneDrive，這不就是雲端嗎？現在再講，是冷飯熱炒嗎？

不，同樣是「雲端」，但概念不同了。

2013版的雲端，純粹就是要你把文件上傳到OneDrive。而在2016版的雲端，則是透過雲端讓你的文件可以跨平台、跨裝置被分享以及編輯， 由於現在Office除了Mac以及PC之外，在Android、iOS上也有對應的版本。簡單的說，在Office 2016講的雲端主要有兩個意義：第一就是協同工作。第二則是跨平台、跨裝置的無縫體驗。

Office 365如何更新

如果你本來就是Office 365的訂閱會員，而且目前還是有效會員，那麼你只要下載更新檔案就可以升到Office 2016了。

▲登入Office 365之後，到「我的帳戶」裡頭，點選「安裝」。

 

▲接下來點選「安裝」。

 

▲網站會下載安裝檔案，執行之後開始等待安裝，大約會超過半小時以上....

 

▲完成。

 

 

好，Office 2016到底有什麼不同？

當你裝完Office 2016之後，大概很難說得清楚到底Office 2016有什麼不同？

從最粗淺的外觀來說好了，大概你馬上能夠發現的就是Word、Excel、PowerPoint等這些我們的老朋友，開啟之後上方的工具列都有各自的色彩。

如果你不喜歡這麼強烈的色彩，那麼你也可以把這些功能關閉。

▲在「選項」/「一般」裡頭有Office布景主題，選擇白色就變回來了。

只是，當你把布景主題設定回白色之後，恐怕你就更看不出來2016與2013有何不同了。

其實從Office 2007開始，Office最大的改變就是Ribbon UI，然後到了2010版的時候把這個功能針對使用者的抱怨加以改進，之後就沒有什麼太大的變革了。而關於這一點，在2016版也幾乎是沿襲著之前的介面。

 

遲來的「告訴我您想要執行的動作」

不過，在幾乎完全一樣的介面之下，還是有一個地方有不同的變化。

「告訴我您想要執行的動作」，這是什麼呢？簡單的講，你可以把他理解為很久以前「迴紋針」小秘書的進化版。只是，現在從迴紋針進化成電燈泡了。

根據微軟的說明，這個「告訴我您想要執行的動作」，主要有兩個功能，第一個功能是幫助你更快找到Ribbon的功能，第二個功能則是可以透過Bing來幫你搜尋相關的答案。

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舉例來說，在Word「參考資料」中，有一個Ribbon功能叫做「插入引文」，當你點選之後，下方會有「新增來源」、「新增預留位置」的對應功能跑出來。

（狀況1）假設你只記得「插入引文」，但不知道在哪一個標籤下，那麼你可以在「告訴我您想要執行的動作」下方輸入「插入引文」。

 

（狀況2）或是，你連「插入引文」這四個字正確的名稱也不知道，那麼你也可以用關鍵字的方法來查詢。

發現一個小缺點：透過「告訴我您想要執行的動作」這個方式查詢到的動作，下次如果你想要插入引文，你會依然不知道這個功能在哪一個標籤之。等於說之後每次你要插入引文，都只能再來這邊輸入查詢。

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此外，由於不可能每個人都會知道怎麼輸入正確的功能名稱，因此你有可能會輸入錯誤的關鍵字。我們嘗試輸入了一個不在功能上的名詞，顯示出來的結果讓我們其實很疑惑，不確定當我們輸入非Office正確的功能名稱時，「告訴我您想要執行的動作」的判斷依據是什麼？

這個「告訴我您想要執行的動作」功能當然不能說不好，只是感覺上似乎應該在8年前Ribbon UI第一次出現時就該推出來，微軟為什麼要隔了八年之後才「突然想到」把這個功能加進來？恐怕這是一個謎。

在這裡在講個題外話，你可以看到輸入「工作分析」之後，下方有一個「取得工作分析的說明」以及「工作分析的智慧查詢」，這兩者的區別是什麼？

「取得工作分析的說明」是去Office 2016的說明文件尋找相關的結果，而「工作分析的智慧查詢」則是用Bing到網路上去找結果。

 

協同工作

協同工作是這個版本最大的重點，不過目前這個功能在桌面版只能在Word裡頭用到。要使用共用編輯的文件，必須要先儲存在OneDrive上，才能設定與他人共用編輯。

設定共用編輯的文件，可以在上面看到其他人即時輸入、修改的內容。其他人不一定要有安裝Office 2016，當你設定共享文件的時候，其他人可以用Word Online開啟編輯。並且你可以整合用Skype在線上進行即時的溝通。不同的使用者，可以看到上面會用不同顏色的標籤出他們目前的輸入動作。

事實上這個協作的功能Word Online已經有了，只是在桌機版的Word裡頭還是首次出現。不過，我們不確定這個功能是否在中文版的2016還要晚點才會有，或是我們使用的方法不對，在我們測試的過程中，在Word裡頭並沒有出現其他人的即時標籤訊息。

我們試用的過程中，更新的訊息並沒有那麼的即時，感覺比較像是批次更新，而且會如下圖一樣，在有變更的地方會出現一個同步符號，說明這個部分被其他共用編輯的人修改過了，你必須要儲存檔案才會更新。

參考國外的資料，在Word 2016使用共用編輯的時候，有一點與你在Word Online或是Google Doc上與其他人編輯同一份文件的設定有點不一樣。是在處理同步問題方面，如果你與其他人正在編輯同一行文字，Word會鎖定只讓其中一個人編輯，藉此來避免編輯混亂的問題。

 

Outlook 2016的群組功能

接下來介紹的，不知道是測試環境不對或是其他小編沒想到的原因，在中文版的相關功能都試不出來，因此下面將引用arstechnica的國外版介紹。

Outlook使用者可以從Office 365的成員中選擇成員，建立群組。群組成員有一個彼此通訊用的收件匣（成員彼此之間用郵件溝通，但是看起來像是在對話），彼此之間還可以共享日曆、OneDrive、OneNote筆記本。

過去在傳統的Exchange裡頭，要共享日曆以及郵件需要管理員去處理，但是現在這裡完全可以透過終端使用者自己來搞定。

 

其他的特色工具

1.Planner

Office 365還有提供一些新的App，你可以在連上Office 365之後，可以看到。在這次Office 2016發表推出的，是一個叫做「Planner」的新的App（台灣目前還看不到）。

Planner顧名思義就是排程規劃工具，可以在上面創造任務、設定每個任務的截止期限、分配任務給不同的人，並且可以讓群組成員透過這個掌握整個工作的進度。

這個工具看起來很漂亮，而且很實用，不過美中不足的是目前這個工具並沒有與office其他工具整合起來，比方說Outlook的待辦事項就無法匯入。另外，微軟之前買進來的奇妙清單，也應該要可以與它資料互通才夠實用。

2.Delve

另外還有一個工具叫做Delve，這個工具看起來有點像是給工作者用的封閉式的臉書，不是很清楚這個工具的目的。

3.Sway

這個圖文混排工具在很久之前就已經發佈過了，你可以在Office.com上使用線上版的，或是你也可以到微軟線上商店免費下載App。

一般人都把Sway想像成是下一代的PowerPoint接班人，而微軟將他定調為「圖文混排工具」。概念是你可以利用它來說故事，然後在每一頁裡頭插入各種多樣化的元素，重點是每一頁要塞的東西不要多，以簡單易懂為主。

其實也很難很清楚地說出到底Sway跟PowerPoint有哪裡不一樣，但是實際用起來真的很不一樣，而且挺好玩的。

以下面的步驟為例，我們只要插入一張圖片，然後加上一句話，就會自動產生之後的效果。這如果在PowerPoint裡頭的話，可能又要插入文字框，還要插入背景的黑色長條....步驟要多上好幾倍。

此外，他也不僅只是一個簡報工具，拿來當排版工具其實也是可以的。

還有呢？

Office 2016雖然在22日統一全球發佈，不過在各國微軟舉辦正式發表會的時間都不一樣，像是中國在昨天才舉辦了發表會。中國在推出Office 2016的同時，也發表了一個「Office Plus」網站，裡頭提供了許多中國使用的Office文件範本。下面就是我們下載的一個例子：

至於台灣，則在25號才會舉辦發表會，台灣是否也會有一些針對Office 2016的特殊活動或是設計，以及在目前我們測試所遇到的問題，我們明天都會到現場去詢問微軟以解答我們遇到的疑惑。

 

還有呢？還有什麼其他的？

其實整體看下來，你會覺得Office 2016改變不大。

其實你想的也沒錯，從Office 2016開始，微軟打算將Office的更新方式與邏輯變得跟Windows 10一樣。就像這次的發佈順序，先在Office 365雲端最先發佈。未來，Office的更新也會跟Windows 10一樣採用不同的分支，目的是未來將為常常更新，但是每一次的更新則變動幅度就不會像以前推出批次更新那麼的大。

此外，Office 2016也主打分享以及雲端的功能，如果你是在公司使用Office的話，那麼Office 2016這項改變將可以讓公司同事的工作更緊密地「黏」在一起。而你回到家之後，還是可以透過OneDrive以及平板上的Office App處理工作。

所以，雖然你覺得桌面版的Office 2016改進不多，但這或許正是微軟在2016努力的重點：Office的功能已經夠完善了，接下來，讓Office在你的生活中「無所不在」，才是未來Office的重點。

換句話說，如果你是使用Office 2013（甚至2010）的使用者，而且你一直都是自己獨立工作，那麼事實上Office 2013（2010）對你來說可能已經就無所不在了，升不升級到2016，對你來說也就不是那麼重要了。

 

參考資料：Office部落格、theverge、arstechnica