【Office 實用技能精選】12招 PowerPoint 超實用技巧

自從我們開始被要求要上台簡報後，PowerPoint 就成為我們簡報時不可或缺的利器了。從再熟悉不過的換頁特效到各種五花八門的佈景主題，PowerPoint 已經成了大家展現簡報技巧的一個重要工具，而且許多已經出社會的上班族也會經常用到PowerPoint 向客戶簡報，如何製作出簡潔有力的簡報也變成大家必修的課程。

隨著 PowerPoint 2016推出，也更新了許多以往大家較不順手的介面，還有新增許多隱藏的實用小技巧，像是加入了更依賴雲端的協同合作功能，讓多人可以編輯同一份文件，加快作業流程；另外還有更聰明的助理，只要輸入口語化的指令，PowerPoint 就可以幫你辦到。大家即使更新到最新版的 PowePoint，卻可能還是依照以往的習慣操作，實在是有點可惜，PowerPoint 已經變得更智慧也更直覺，不妨將一些小技巧學起來，讓簡報效率再提升吧！

技巧1. 全新螢幕錄製功能可直接插入簡報中

相信許多人都有過需要將工作過程錄製下來並插入 PowerPoint 中的經驗吧？以往的版本也有支援 PowerPoint 螢幕錄製的功能，但過程繁瑣，使用較不便。在2016版的 PowerPoint 當中，將螢幕錄製功能大大簡化，只要幾個步驟就可以快速錄製你的工作過程，並插入簡報中，快速製作簡報。除了可以自動插入簡報之外，PowerPoint 2016也會幫你把影片檔儲存下來，就算簡報不小心刪除，影片還是不會不見。另個相當好用的功能是你可以決定要錄製螢幕的某個區塊，不必將整個螢幕畫面錄製下來，大大提升你的簡報效率，也讓讀者目光更聚焦。但要特別記得，若你需要將你的聲音錄進去，你的電腦必須要有安裝麥克風才能辦到。

▲1. 點選「插入」，接著點「螢幕錄製」就可錄製螢幕畫面。

▲2. 點選「選取區域」進行錄製。

▲3. 選擇好範圍後就按下「錄製」。

▲4. 按下「Windows 標誌鍵+Shift+R」就能暫停錄製。

▲5. 影片會自動插入，在影片上按右鍵選擇「另存媒體為」。

▲6. 選擇你要儲存的位置及檔名後，按下「儲存」。

技巧2. 活用更多圖表讓簡報內容更靈活

圖表功能可說是設計簡報不可或缺的一項工具，無論是我們再熟悉不過的柱狀圖、圓餅圖還是流程圖，都是幫助我們簡報更清楚易懂的好工具。微軟也深知圖表工具對簡報者的重要性，於是在 PowerPoint 2016年版本中加入了多個全新的圖表，要讓使用更靈活。這些圖表包含了矩陣式樹狀結構圖、放射環狀圖、長條圖、盒鬚圖以及瀑布圖。以往沒有這些圖表的話，往往會讓畫面塞滿各種數據，而且不易使觀眾了解，如今新增了這幾個圖表，可以讓資訊的呈現更清晰易懂。以下將針對這幾個新圖表介紹，尤其是當中的放射環狀圖及矩陣式樹狀結構圖，對於費用支出的紀錄相當好用。

▲1. 點選「插入」，接著選取「圖表」。