【Office 實用技能精選】12招 PowerPoint 超實用技巧

技巧9. 善用摘要縮放功能讓你簡報更有條理

許多人簡報時都是不斷的按下一頁，有時候想要玩一些花樣，就會設定頁面間的超連結，快速切換到特定頁面。PowerPoint 的一項新功能：縮放，從此讓你可以將雜亂的投影片分門別類，並快速找到該頁，簡報更有條理。縮放功能可細分成摘要縮放、節縮放及投影片縮放，這裡要跟大家分享的是摘要縮放，可以讓使用者自行決定要將哪幾頁投影片作為縮放的目標頁，除了可以讓重點頁面濃縮在同一頁方便點選連結之外，PowerPoint 還會自動生成節，簡報到最後一節就會自動跳回摘要，你再點選下一章就能繼續簡報。

▲1. 點選「插入」，選擇「縮放」中的「摘要縮放」。

▲2. 勾選主要篇章，接著點選「插入」。

▲3. 摘要會出現在第一頁，接著按下「投影片放映」按鈕。

▲4. 之後只要點選縮圖就能快速連結到該頁面。

▲5. 而「投影片縮放」，一樣需要先選取特定頁面，接著「插入」。

▲6. 不同的是投影片縮放僅會產生頁面縮圖，點選可以連至該頁。

技巧10. 有了插入線上圖片，可以直接從網路插入圖片

在製作投影片的時候，我們勢必需要加進許多圖片輔佐我們的簡報內容，這些圖片的來源可能是我們自己拍攝的，或是從網路上下載下來。過往，我們必須上網輸入關鍵字，一張圖一張圖的搜尋、下載，如今 PowerPoint 2016貼心的新增一個功能，就是「插入線上圖片」，透過微軟自家的搜尋引擎 Bing，在 PowerPoint 中就可以直接搜尋線上的圖片，這下子就不用另外開啟瀏覽器尋找了。除了可以在 Bing 上面瀏覽照片之外，你還可以從你的 OneDrive、Flickr 甚至是 Facebook 匯入照片，省下你得自行到這些網站把圖片抓下來，再丟到 PowerPoint 上的麻煩。

▲1. 點選「插入」，接著選擇「線上圖片」。

▲2. 在 Bing 搜尋欄搜尋你要插入的圖片，接著按放大鏡圖示。

▲3. 你可以一次選擇多張照片，接著按「插入」。

▲4. 如果想要替換圖片，只要在該圖片按右鍵，選擇「從線上來源」。

▲5. 除了可以從 Bing 去搜尋，也可以插入你的 OneDrive 圖片。

▲6. 一樣選擇你要的照片，接著按「插入」即可。

技巧11. 在簡報中插入音樂並在背景中播放

有些人喜歡簡報時加入音樂讓簡報不那麼沉悶，也可以營造特定氣氛，讓觀眾更快融入簡報中。在2016版的 PowerPoint，你不僅可以添加背景音樂，還可以簡單的剪輯、設定淡入淡出、調整適當音量等等，提升你的簡報魅力，也讓觀眾沉浸在其中。除此之外，你還可以設定讓音樂不斷循環播放，或是你希望它播放時再播放，PowerPoint 2016提供給使用者更不受限制的各種開放式設定。甚至你也可以把 PowerPoint 2016作為一款簡單的音樂剪輯工具，在剪輯完畢後，只要按一個鍵就可以把音檔重新儲存成新的檔案，PowerPoint 2016就成了你最方便的音樂編輯軟體了。

▲1. 點選「插入」，接著點選「音訊」，並選擇「我個人電腦上的音訊」。

▲2. 選擇你要插入的音訊並按「插入」。

▲3. 若要讓音訊在背景播放，選擇「在背景播放」。

▲4. 你還可以點選「剪輯音訊」編輯音訊。

▲5. 用拖曳的方式剪輯音訊片段，完成後點選「確定」。

▲6. 若要將剪輯完成的音檔儲存在電腦中，只要按右鍵選擇「另存媒體為」。

技巧12. 修改副檔名為 zip，解壓縮投影片中所有圖片

PowerPoint 的一個好處就是不必將所有照片連同該簡報檔一起帶著，只需要一個PowerPoint 檔案就能順利簡報，裡頭的照片也都能如常顯示。但假如說我們今天只帶了簡報檔，卻臨時需要將裡頭的幾張照片抓出來，該怎麼辦？傳統方法是在圖片上按右鍵，把該圖片另存到電腦中。但如果當下你需要簡報檔裡的數十張甚至上百張圖片，總不太可能一張張按右鍵另存新檔吧？在這邊要教大家一個小技巧，只要把 PowerPoint 的附檔名改成 zip，就能以解壓縮方式把所有照片找出來囉！之後也只需要再把 PowerPoint 附檔名改回 ppt 或 pptx，就能回復成簡報檔了。

▲1. 在簡報檔上按滑鼠右鍵，選擇「重新命名」。