使用 Windows 電腦文件和磁碟機加密，確保機密檔案不外流

對政府機關或企業來說，文件、資料夾和磁碟機的加密是很必要的，沒有人希望這些機密檔案外露。如果是微軟 Office 的檔案的話，可以直接對單一檔案加密；如果想對整個資料夾或是磁碟機加密，可以使用 Windows 內建的加密系統。

Microsft Office 是一般社會大眾、企業、甚至政府機關會使用的軟體。Word 檔內容有時候只是企劃進度的報告，讓其他人知道的話事小，但有時候 Excel 檔內容卻攸關整個公司的財務報表、或者 PPT 簡報內容是公司的下一個秘密計畫，這類檔案就不宜隨意讓人其他人自由閱讀，甚至公開。不過幸好，Office 可以讓你隨時對文件進行加密，保護機密文件不輕易外露，而且步驟超簡單！

但 Office 的加密方法一次只能針對一個檔案進行加密，如果有數千份，甚至上萬個檔案要加密的話，不知要等到何年何月才能設定完成。別擔心，Windows 其實本身就有內建的資料夾加密功能了，如果是使用特定版本的 Windows 的話，甚至還可以對整個資料夾或是隨身碟進行加密。

以下就先以財務報表最常使用的 Excel 為例說明。

單一檔案加密

步驟1.首先，先打開想要進行加密的 Excel 文件，點選左上角的「檔案」，並選擇「資訊」。

步驟2.點擊「保護活頁簿」，選擇「以密碼加密」。

步驟3.此時，Excel 就會詢問想要輸入的密碼內容，就自己設定一組吧！

這麼一來，以後每次想要打開這份文件時，都必須輸入密碼，才能查詢內容。

其他像是 Word 檔以及 Powerpoint 檔，都可以利用同樣的方法、同樣的欄位進行檔案加密。加密完成以後就搞定了，一點也不複雜。

但要注意的是，如果忘記密碼的話，就會失去這個檔案的讀取權喔！此外，這個功能只能針對「單一檔案」進行加密，如果是想要對整個資料夾加密的話，就會比較麻煩一點了。

Windows 內建系統加密

假如作業系統是使用 Windows 專業版、企業版、教育版等版本的話，那就有兩種內建的加密系統可以進行資料夾加密，一種是 EFS(Encrypting File System) 系統、另一種則是使用 BitLocker 對整個磁碟機加密。

Encrypting File System 資料夾加密

EFS 系統的使用模式非常簡單，只需要在想要加密的資料夾上，按下右鍵，選擇「內容」，並選擇「進階」。

將「加密內容，保護資料」的選項打勾即可。

這麼一來就可以了。這個資料夾從此以後，將只有你這位「使用者」可以讀取。EFS 的優點在於它的操作方式很直覺簡單，整個資料夾、包括內部的子資料夾都可以一次加密完成，就算日後你的電腦被偷，只要不是在你有「登入」的情況下，其他人都沒辦法打開這個資料夾。

但它的問題也在這裡，一旦電腦是在已經登入的情況下被偷，或者只要其他人知道你的登入密碼，這個資料夾的內容也等同於公開。登入密碼這時候就會成了保護資料夾的關鍵防線。

BitLocker 磁碟機加密

BitLocker 可以為作業系統磁碟機、固定式資料磁碟機和隨身碟加密，一旦將檔案新增到使用 BitLocker 加密的磁碟機時，它會自動加密這些檔案。另外，檔案必須存放在加密磁碟機時才會保持為加密的狀態。將檔案複製到其他磁碟機或電腦後就會解密。除了電腦的硬碟以外，BitLocker 也可以對 USB 隨身碟進行加密。以下是使用的操作步驟。