改版後的Gmail你會用了嗎？如何搭配新的Tasks APP，變得更直覺，更好用

由 Google 所推出的電子郵件服務 Gmail，自從2004年發表後，就成為全世界網路使用者註冊電子郵件信箱時的首選。時至今日，無論是個人、企業或教育單位，幾乎都無法脫離使用 Gmail 做為傳遞、接收電子郵件的平台。

由於 Gmail 做為單純的電子郵件服務，過去並不曾頻繁改版，可是今年 Google 不僅為網頁版 Gmail 進行了小幅改版，也將操作介面利用 Material Design 進行全新設計，並加入了許多讓使用者操作更方便的功能，讓原本已經很好用的 Gmail 變得更加強大；原本沒有獨立程式的待辦清單外掛，也在本次改版中獨立成 Google Tasks APP，讓使用者可以享受這個簡潔、高效率的跨平台待辦清單軟體。

手動啟用新版Gmail

本次 Gmail 全新改版現在已經開放大眾使用，不過由於新版 Gmail 目前仍在測試階段，所以需要使用者自行設定，才能夠切換到新版本的 Gmail 搶先進行體驗。值得注意的是，由於 Google 是逐漸推送更新給全球用戶，所以有些使用者可能還看不到體驗新版 Gmail 的設定選項；若用戶真的想試用新版 Gmail，就只能靜待 Google 推送更新。另外，新版與經典版 Gmail 之間是可以自由切換的，使用者若對新版介面不滿意，可以隨時切回到原本的介面。新版 Gmail 會繼承使用者在經典版 Gmail 中的大多數設定，例如佈景主題和標籤等，理論上切換到新版 Gmail 後，使用者應該不會有適應困難的問題。

▲ 1.首先登入網頁版 Gmail，點開收件匣右上方的齒輪圖示，就會看到「體驗新版Gmail」的選項。

▲ 2.切換到新版 Gmail 後，網頁會提示你 Gmail 已經獲得全新設計，點選「繼續」進行下一步。

▲ 3.新版 Gmail 的收件匣檢視模式有所改動，使用者可以選擇「預設」、「標準」或「密集」，日後也可進行切換。

▲ 4.進入全新的 Gmail，可以發現操作介面擁有大量的 Material Design 元素，例如左上角的「撰寫郵件」按鈕變得又大又明顯。

▲ 5.若覺得新版 Gmail 不適合自己，點選位於收件匣右上角的齒輪圖示，就可以切換回傳統版 Gmail。

改版新亮點：全新設計的收件匣

一打開新版 Gmail，從整體外觀設計上就令人感覺到眼睛一亮。Google 從2014年起就開始為旗下 Android 系統和手機應用程式打造 Material Design 設計風格，現在終於套用到了最多人使用的 Gmail 網頁服務上。整體而言，新版 Gmail 的介面變得更加「圓滑」，色彩也變得鮮明，風格與經典版 Gmail 相較則更為融合，擺脫用戶從手機版 Gmail 切換到網頁使用時，會明顯感覺網頁版 Gmail 是「舊東西」的突兀感。

另外 Google 也為許久未更新的 Gmail 加入了許多方便的小功能，例如可隱藏的左邊欄、收件匣附件下載、滑動出現的功能圖示等，都是一些貼心卻能有效提高工作效率的小變動。或許有人會覺得新版 Gmail 和傳統版相較之下變化不大，但筆者認為 Google 是以不改變使用者的操作習慣做為前提來對 Gmail 進行更新，因為這對用戶而言會比較容易接受。

改版新亮點：延後郵件處理功能

本次 Gmail 改版所新增的延後郵件處理，事實上是源自於 Google 另一款電子郵件軟體 Inbox 的功能。筆者認為有可能是因為延後處理功能獲得許多 Inbox 使用者的正面評價，於是 Google 決定在此次改版中加到 Gmail 中。根據筆者平常使用 Gmail 的習慣，確實會因為有些郵件想要在未來的某些時候再行處理，而將該郵件一直放在收件匣中；可是這樣一來時間久了不是會忘記該郵件的存在，就是會被其他郵件蓋過去，跑到其他分頁，有了延後處理功能，Gmail 不但會在指定時間提醒使用者處理該封郵件，更會有個獨立的收件匣來歸納延後處理的郵件，可以說是非常貼心。

▲ 要使用新版的 Gmail 郵件處理功能，只要選擇想要延後的郵件，並且點選時鐘圖示的「延後」，就可以將該郵件延到日後處理。

▲ 被延後的郵件會被歸納至「已延後」，並在右邊顯示該郵件被延後到的日期；使用者也可以在此取消該郵件的延後。

▲ 當然使用者也可以選擇延後到指定的時間或日期；此外新版 Gmail 的延後功能和 Inbox 是同步的。

改版新亮點：右邊欄應用程式

過去 Gmail 的介面布局一直未曾出現過大幅度的變更，但本次改版後新增的右邊欄應用程式，卻可以讓使用者體驗到利用 Gmail 進行工作的全新方式。右邊欄應用程式預設的三個 APP，分別是「日曆」、「Keep」及「Tasks」；前兩者可視為其獨立應用程式的 Gmail 簡化版，而「Tasks」原本則是整合在傳統版 Gmail 中，到了新版 Gmail 終於獨立出來成為跨平台 App。簡單卻功能強大的待辦清單應用程式「Google Tasks」，其使用方法與詳細解析將留到後面說明。

▲ 新版 Gmail 的右邊欄應用程式，允許使用者透過 GSuite Marketplace 安裝更多支援的 App 安裝到 Gmail 中，藉此提高工作效率。例如任務專案管理工具 Smartsheet 和 Trello 等，雖然目前支援的 App 數量並不多，但等到未來有更多開發者打造 Gmail 專屬應用程式，用戶對 Gmail 的黏著度將會變得更高。

▲ 右邊欄應用程式中的「日曆」即是簡化版的「Google日曆」，使用者可以直接在右邊欄開啟，不須跳出到 Gmail 以外的網頁視窗就能進行日曆的行程新增與查看；只不過簡化版日曆不能夠刪除、修改已經在日曆上面的行程，也不能觀看其他日曆表的行程，若要做到這些進階功能，仍然只能回到網頁版的 Google 日曆上。

▲ 「Keep」應用程式與日曆相同，可以視為簡化版的「Google Keep」隨手筆記；但是比日曆還要好一點的是，在新版 Gmail 中的 Keep 應用程式不僅可以新增筆記，更可以追加清單項目和刪除筆記，不過進階功能如新增圖片、底色標記等，也是只能回到網頁版的 Google Keep 上進行。

Google Tasks：簡單實用的待辦清單

本次 Gmail 改版中，Google 將原本整合在 Gmail 內的待辦清單工具「Google Tasks」獨立出來，不僅被放進了右邊的快捷欄中，更在 Android 及 iOS 上推出獨立 APP，希望 Gmail 用戶能更加妥善利用這項工具。「Google Tasks」雖然介面簡潔、操作容易，且與其他待辦清單軟體相較之下，Google Tasks 可以說「簡單到了極致」，但筆者認為 Google 之所以致力於讓 Google Tasks 保持單純功能，其目的在於讓使用者專注於提升工作效率。

高效率的待辦清單

Google Tasks 最基本的功能就是規劃待辦清單，而且操作方式十分符合一般人的邏輯。正常來說，使用者規劃待辦清單時，通常只是簡單寫個待辦事項，以免忘記接下來該做的事，等完成之後再將筆記給劃掉。功能雖陽春卻很實用的 Google Tasks，可以讓用戶高效率的完成這份工作。

強大的跨平台支援

為了讓 Google Tasks 擁有跨平台能力，Google 也特地在 Android、iOS 及 Chrome 上推出獨立的 App 版 Google Tasks，讓用戶有個簡潔明白的待辦清單軟體可供選擇。雖然市面也有許多可以跨平台的待辦清單軟體，但憑藉著 Google 強大的資源整合能力，不用任何多餘的設定就能將 Gmail 及日曆與 Google Tasks 進行連動，就成為了 Google Tasks 的最大優勢。

Google Tasks待辦清單應用程式
Gmail版本：已內建，無需安裝
Chrome瀏覽器外掛版本：https://goo.gl/My95WB

▲ Google Tasks 是個簡潔明白的待辦清單工具，目的在於讓用戶隨手記事。

▲ 新版 Gmail 內建的 Google Tasks 可以與收件匣中的信件連動，成為使用者工作上的好幫手。

▲ Google Tasks 可以直接與 Google 日曆整合，讓用戶更加體會到 Google 資源整合能力的強大。

建立待辦事項

要使用 Google Tasks 就得先從建立待辦事項開始，只要使用者有任何預計要執行的任務，就可以透過 Google Tasks 進行簡單的紀錄，並且進行流程追蹤。整操作方式十分簡單，唯一要注意的是 Google Tasks 目前只支援文字，要附上圖片暫時還無法實現。

▲ 點擊新版 Gmail 右邊欄應用程式的 Tasks 圖示，使用者不須跳出網頁即可開啟 Google Tasks 規劃待辦清單。

▲ 點一下「新增工作」，接著直接打上待辦事項的內容，連儲存都不用按，就可以完成新增待辦事項。

▲ 一旦事情完成了，只要點一下旁邊的圈圈「標示為已完成」，該事項就會被歸納到「已完成」區域，並從清單中移除。

為待辦事項新增日期

為了更好掌握待辦事項的工作期程，或者說有些事情不是依順序進行，而是需要到了某個時間點才需要處理，就可以為待辦事項新增日期，加強管理工作流程。

▲ 點選「新增工作後」，在旁邊的鉛筆圖示點一下，就可以編輯待辦事項的詳細資訊。

▲ 接著可以填寫待辦事項的詳細內容，或者按一下「新增日期」。

▲ 在跳出來日曆上點選要處理該待辦事項的日子，就完成了日期的新增。

為待辦事項建立子工作表

Google Tasks 支援為待辦事項建立子工作表，目的在於讓用戶可以按照自己的安排的工作流程，循序漸進的掌握一件事情的處理進度。若使用者的主要待辦事項已經完成，子工作也會全部被標記為已完成。

▲ 如果同一件待辦事項有子工作要處理，可以在詳細資訊頁面點選「新增子工作表」。

▲ 填上子工作的待辦事項即可完成新增；若有多個子工作，可以多次點選「新增子工作表」來填寫。 ▲ 子工作可以單獨標示為已完成，並且會從待辦事項清單中移除。

將收件匣郵件變成待辦事項

既然 Google Tasks 源自於 Gmail，那當然會有與 Gmail 連動的功能。使用者若覺得手動填寫待辦事項太麻煩，就可以直接將郵件變成待辦事項，而且會與郵件產生連結，使用上更為輕鬆。

▲ 首先勾選要待辦的郵件，或者直接開啟該郵件。

▲ 在上方三個點的選單圖示中，找到「新增至Tasks」選項。

▲ 接著在 Tasks 中，就可以看到該郵件的標題被自動填入了待辦事項，並與郵件之間建立了連結。

建立新清單分類管理

若是使用者覺得將所有待辦事項都放在一起，會讓畫面和頭腦都變得有些凌亂，Google Tasks 也支援讓用戶自行新增待辦清單，透過分類歸納的方式使待辦變得更易讀。

▲ Google Tasks 預設的待辦清單名稱為「我的工作」，按一下「我的工作」就會看見「建立新清單」的選項。 ▲ 建立新的待辦清單時，使用者得先為新清單命名；例如若想要創造一個結婚派對專用的待辦清單，就可以命名為「結婚派對待辦事項」。

▲ 若要刪除待辦清單，只要點選右邊三個點的選單圖示，再點選「刪除清單」即可。

將待辦事項顯示在Google日曆上

Google Tasks 的待辦事項可以加入日期，而 Google 也不會放過與自家產品整合的機會。使用者可以將已標註日期的待辦事項顯示在 Google 日曆上，只不過用戶必須在「提醒」與「Tasks」之間擇一顯示，稍嫌雞肋。

▲ 使用者打開 Google 日曆後，需要在「提醒」上按右鍵，然後選擇「切換到Tasks」。

▲ 如此一來使用者有指定日期的待辦項目，就會顯示在 Google 日曆上。

▲ 所有待辦項目則會顯示在 Google 日曆的最右邊，也可以從這裡直接新增待辦事項。

Google Tasks App，支援跨平台同步

Google Tasks 除了能在新的網頁版 Gmail 中使用外，為了更方便用戶跨平台使用，Google 也特地開發了獨立 App，並同時支援 Android 及 iOS 平台，讓使用者藉此提高工作效率。手機版本的 Google Tasks 同樣秉持著操作容易、功能簡潔的核心價值，讓用戶只需簡單摸索一下，就夠輕鬆上手。相較於可能有些用戶還沒辦法用到新版 Gmail，Google Tasks App 則已經在 Play 商店和 App Store 上架，使用者只要下載並安裝後，再登入 Google 帳號就可以享受到跨平台、簡潔、高效率的待辦清單工具。

其實在 Google 還沒有將 Google Tasks 獨立出來之前，就有用戶一直希望 Google 能在手機上打造一個簡單易用的待辦清單工具，於是就出現了 Google Keep；透過 Google Keep 的清單功能，可以簡單列出待辦事項；不過由於無法和其他服務如 Gmail、日曆等進行整合，總覺得有些遺憾；現在 Google 終於打造了跨平台待辦清單工具 Google Tasks，相信對許多人來說，本軟體的高整合度，絕對可以有效提升工作效率。