智慧商務解決方案 Canon 再創人資部門新價值：一站式文件管理方案 擺脫繁複行政作業

數位化浪潮來襲，在企業實現成長與轉型的過程中，人力資源部門身為企業策略發展的幕僚單位，應該扮演什麼樣的角色與創新作為？

身為企業智慧商務解決方案專業顧問的 Canon ，秉持著「 Business Can Be Simple 」的信念，日前舉辦「 Sky Bar 雲端解憂吧」，聚焦智慧商務、企業流程升級、資訊保密安全等企業轉型中所需的關鍵趨勢，第二場以人力資源管理現況為主題，邀請最大規模的人資專業社群平台〈人資小周末 HR_Friday 〉執行長盧世安先生、 Canon 商務解決方案事業群行銷處 王友三、資深經理暢談人資部門如何善用數位工具洞見趨勢與預測未來，協助企業持續累積人力資本，並充分發揮人才真正價值，提升產業競爭優勢。

▲ 「Sky Bar 雲端解憂吧」特別邀請〈人資小周末〉盧世安執行長(中)、Canon 商務解決方案事業群行銷處王友三資深經理(左)、與經理人月刊總編輯齊立文(右)分享人資部門數位加值與創

專業商務顧問團隊協助 HR 乘上數位潮流 簡化行政庶務

根據國際研究暨顧問機構 Gartner 調查指出，在全球數位轉型浪潮推動下，2019 年企業數位成熟度將到達新的轉捩點，亞太地區進入數位成熟期的企業比例更成長超過 3 成，數位轉型已成為所有企業刻不容緩的重要議題。

人資小周末 HR_Friday 盧世安執行長表示台灣是一個以中小企業為主體的商業環境，除了人才的選、用、育、留都需要接觸大量的文書資料，甚至還需接管公司部分財物或兼任行政管理。現今有了雲端、大數據、AI、物聯網等數位科技的加入，就能讓 HR 脫離繁瑣的行政庶務，放心投注更多心力於人資專業領域。

▲ Canon積極拓展商用市場，整合軟硬體服務，為企業用戶提供更完整多樣的辦公解決方案，包括 雲端文件服務、遠端連線服務、影像文件資安整合服務等，展現專業整合及完善的支援

然而，如何在不改變流程的狀況下優化改進工作效能，並有效控管成本？Canon 商務解決方案事業群行銷處 王友三資深經理從過去的服務經驗中分享，人資部門僅需要用簡單的雲端模組化工具，就能達到很顯著的改善效果。Canon 以引領業界的雲端技術、人性化設計及高度安全為藍本，開創一站式文件管理方案，透過 uniflow 輸出解決方案與 Therefore 文件管理系統， HR 即能輕鬆將同仁到職前後文件數位化和集中管理、建立分級存取與客製化的數位流程，確保個人資料的機密性，進而減少人工處理資料的錯誤，也方便資料保存與未來稽核需求，助企業減低行政成本、節省辦公室空間，還可以按企業規模靈活擴展，加強員工協作和營運效率。

特別注重 CSR 環境保育的企業，也能利用報表數據，具體量化整體綠化節能的成效。此外， Canon 首創新型態服務 e-Maintenance +iWMC 雲端事務機管理維護，貼心管控客戶端碳粉使用量，隨時確認裝置狀態，當機器發生些許異常情形，管理者即能提早安排工程師檢測，避免停機造成緊急不便的狀況發生，減輕設備管理人員負擔。 

▲ Canon 以引領業界的雲端技術、人性化設計及高度安全為藍本，開創一站式文件管理方案， HR 即能輕鬆將同仁到職前後文件數位化和集中管理。

360 度高效網路攝影機 加強辦公環境安全與工作效率

「『怠工』是近十年被隱藏的重要議題」盧世安執行長點出，新時代的工作型態不再受限於單一工具與空間，一般企業常用的工作日誌不見得能真實反映同仁的工作表現。部分國外企業的人資管理已透過物聯網收集大量數位軌跡，深入解析組織行為、理解員工的想法與情緒，再透過制度規劃或個別輔導降低怠工情況。

Canon 商務解決方案事業群行銷處王友三資深經理認為「建立有效的管理，就能減少不必要的管理，提升組織的工作效率。」他常見到超市、商場、辦公室或大眾運輸站點的每個角落都裝設許多台的監視攝影機，非常耗費建置與管理成本。Canon 建議可透過有效場域規劃以減少建置數量，例如採用最新高解析度的魚眼網路攝影機取代多台裝置的不同角度監控，運用魚眼網路攝影機的高度靈敏、支援 360 度視角的特性，同時提供管理者全景、4 分割以及 180 度視角等複雜的場景與視角角度，且僅需透過單一鏡頭完成，系統還能自動修正局部變形區域，不管遠近影像同樣一目了然，操作者既能清楚掌握全區人員動向、確保場域安全防護性，並能降低組織人員受監控的壓迫感。

Canon 網路攝影系統也可結合 XProtect Access 門禁系統，將監控設備裝在門禁感應上方，單一介面即可同時管理監控影像與進出管制，或是當同仁刷卡出勤出現異常時，可先透過影像回放，快速確認出勤時段影像及刷卡機訊息，減少不必要的糾紛。

▲ Canon 360 度高效魚眼網路攝影機，提供管理者360全景、 4 分割以及 180 度視角等複雜的場景與視角角度，且僅需透過單一鏡頭完成。

安全監控系統功能再進化 有效節省企業教育訓練時間成本

教育訓練與知識傳承是人力資源工作很重要的一部分，盧世安執行長分享國外美式大型賣場已正式導入 AR 與 VR 沉浸式教育訓練系統，同仁能隨時隨地進入學習情境，解決往來分公司間的交通時間及重複建置成本。 Canon 商務解決方案事業群行銷處 王友三 資深經理說明現在的監控設備不再只限於安全監控功能，也能輔助進行教育訓練工作，只要採用直播或預錄的方式，分公司據點的同仁就能直接透過網路平台聽課，或是事後自行回放複習，解決訓練往返的舟車勞頓以及上課時間衝突的狀況。

過去一位講師一年平均在教育訓練的時間約 48 小時，輔佐直播模式，現在可以降至 8 小時完成，5 年下來節省 200 小時，將近約 1 個月的時間，如果公司有 3 位常態性教育訓練的人員，等於就可以節省 3 個月的人事成本費用，將員工的工作生產力效能發揮最大。關於訓練的內容以及講義更新維護，更應該統一採用集中系統化的管理，明確紀錄所有修改與編輯歷程，避免未來人員調動或新人交接時，因為資訊不完整而造成認知落差的發生，員工能把時間花有產值的工作上。