電子文件與遠距辦公：PDF完全攻略集

隨著新冠肺炎(COVID-19)蔓延全球，歐美各國紛紛宣布禁足令、封鎖令以防病毒進一步擴散，對企業與教育機構產生了極大的衝擊之外，更催生了一股「遠距辦公」與「遠距教學」的世界級旋風。那麼，PDF在裡面可以發揮什麼功用呢？

對於擁有專責IT部門的中大型企業而言，遠距辦公並不是個新概念，雲端服務、VPN、平板裝置、筆記型電腦、自攜電子設備(BYOD)、專業團隊辦公軟體、權限控管等等，都能讓他們在這波浪潮中站穩腳跟；但另一方面，中小企業卻面臨著預算不足、人員專業欠缺的挑戰，使得遠距辦公變成難解的議題。

幸好台灣不比環境複雜的歐美國家，我們全境皆擁有穩定、優良的網路服務與覆蓋率。近來由於疫情的緣故，讓遠距辦公和遠距教學佔據了大量的網路頻寬，就連大型商業串流服務提供商諸如Netflix與YouTube都先後宣布降低影片的畫質，以減輕頻寬上的巨大壓力，更別說是網路服務本來就不好的郊區了。

電子文件的最小公倍數

PDF的可靠並不需要筆者解釋──全世界都知道PDF在各平台上都非常穩定，無論是電腦、智慧型手機、平板電腦上皆能準確地顯示內容，而且幾乎所有人都有處理過PDF文件的經驗。舉例來說，許多軟體都有「匯出為PDF」或「另存為PDF」的功能，網路上也提供了許多免費轉檔的服務；然在放在遠程辦公的環境中來說，家中的電腦極可能會缺乏公司電腦上有的軟體，再說這類軟體的授權範圍僅限企業使用，放到個人電腦上或許就會成為非法的存在了。

另一方面，基於上述企業與個人電腦的差異，許多人一回到家就可能發現自己沒有所需的軟體、軟體費用昂貴或是版本與同事不同，導致許多惱人的小問題，像是舊版軟體產生的文件無法用新版軟體開啟等等。幸好PDF並不需要任何專業軟體，就連網路瀏覽器都能拿來開啟PDF文件，所以是最適合電子文件協作的「最小公倍數」。

PDF多樣化的功能

遠距辦公之中，最經典的PDF功能有以下幾項：註解與審閱、密碼、密文工具、頁面處理、電子簽名等。

註解與審閱：遠距辦公時期，比起線上多人同步修改一份文件，一般用戶還是會比較習慣一來一往的方式，也就是拿到一份PDF文件，加上自己的註解，再用app或電子郵件傳回去。因為我們能夠調整註解的顏色以及審閱者的名稱，即使是多人審閱也不會搞混身分。

教學連結：https://bit.ly/2UesxFs
電子筆記教學：https://bit.ly/39gnicz
審閱無紙化完全攻略：https://blog.gaaiho.com/2017/11/a-guide-to-paperless-review-PDF.html
密碼：一般企業對於遠端辦公的最大擔憂就是資安。在公司的網路環境之中，所有的數據皆受到防火牆的保護，但一旦員工在家工作就會失去了這一道保護，所以在傳送PDF文件之前，我們應該用密碼功能加密文件，再另外用安全的方式(例如有加密功能的聊天app)讓收件人知道密碼。

教學連結：https://bit.ly/39nCZia
密文工具：這個進階功能可以永久刪除PDF文件上含有敏感資訊的文字或區域，就像是電影中老派的機密文件一樣，只不過是數位版。在最後發出某些重要文件給外部人員之前，最好先將姓名、電話、地址等個人資訊給「黑掉」，以免未來衍生其他問題。

教學文章：https://blog.gaaiho.com/2019/01/how-to-erase-sensitive-contents-in-PDF-properly.html
頁面處理：PDF文件之中的頁面非常容易操控，例如我們能夠在第3、4頁中間插入新的頁面，或是只刪除第15頁，或是將第8頁與第22頁對調位置。如此一來，統整一份PDF文件就變得相當容易了。
教學連結：https://bit.ly/2WJu2x6
電子簽名：電子簽名和無紙化的關聯十分密切，在一個大家都必須保持社交距離的世界中更形重要。使用電子簽名功能取代傳統的筆墨、印章方式，再加上保障安全的憑證，就能讓員工即使在家中也能夠正常批准文件。