利用Google文件在家工作，如何與同事分享檔案、傳真列印

不在公司上班卻要處理文書作業時，就一定得在家中的電腦上，安裝微軟 Office 系列軟體嗎？答案是你或許可以不用小題大作！除了與微軟 Teams 協同工作的 Office 網頁版以外，不要忘記 Google 文件也特別適合用來處理簡易的文書處理情況，只要擁有 Google 帳號，二話不說打開網頁就能使用，稱得上是更加簡便的 Office 替代方案。

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文書處理雲端化，檔案收送更方便

此外，與同事分隔兩地時作業時，總會出現收送檔案的需求，對此我們可以使用 Dropbox 的內建功能，快速收取每個人應該上傳的文件。最後，如果人不在辦公室，卻還是有文件列印需求，就得出動雲端列印與傳真功能，避免給出電子檔，確保文件不會遭到他人竄改。

▲ 特色1：雲端文書處理兩大工具中，雖然 Google 文件發展較早，但功能相對簡單、操作輕便，反倒適合臨時使用，且比起 Office 更加好上手。

▲ 特色2：雖然同事間交換檔案有許多方式，但 Dropbox 的「檔案請求」功能，卻是少數兼具管理彈性與方便性的解決方案。

▲ 特色3：有些文件涉及機密與隱私，就是不想傳送電子檔，以免他人惡意竄改，此時超商的雲端列印就可以派上用場！

轉換Office格式並使用Google文件進行編輯

大約在去年初左右，官方為 Google 文件、簡報與試算表等應用程式，追加了所謂的「Office相容模式」，大幅改善微軟 Office 格式檔案在 Google 雲端硬碟中的呈現與排版，由其是 Word 檔案（doc、docx）的改進最為顯著。只不過，雖然排版變得更好看了，但 Office 相容模式卻有個最大缺點，那就是使用者無法對文件進行大幅度的修改（類似於唯獨檢視）。對此，我們如果要在 Google 雲端硬碟中，透過 Google 文件等服務來編輯檔案，就必須要先進行格式轉換的動作。

▲ 1.首先將文件上傳至 Google 雲端硬碟後，對它按滑鼠右建找到「選擇開啟工具」中的「Google 文件」選項。

▲ 2.接著該檔案就會先以 Office 相容模式顯示，在工具列找到「檔案」，並點一下「儲存為Google文件」後，等待一段時間即轉換完成。

▲ 3.轉換後的文件會直接開啟，注意到左上角的圖標已經從 Office Word 圖示，變成了 Google 文件圖示，此即代表轉換成功，可以任意進行編輯。

▲ 4.轉換前的 Word 檔案不會被主動刪除，將與轉換後的可編輯 Google 文件檔，共同存在原本的資料夾裡。

▲ 5.Google 文件也可以回存成 Office Word 格式並下載，在工具列的「檔案」、「下載」中找到「.docx」選項即可，不過在排版上還是有些小差異。

開放Google文件共享，邀請協同編輯

雖然同事不在身邊，但既然文書工作上了雲端，那就絕對不能不提 Google 文件強大的協同編輯功能。只要擁有 Google 帳號，所有檔案都可以開放給共同編輯者進行存取。當多人共同撰寫一個檔案時，最重要的自然是權限的管理，對此，Google 文件具備擁有者、編輯者、註解者與檢視者四種身分，擁有檔案的人可以依照每個人的工作需求開放權限，避免一份檔案被多人共筆後變得雜亂無章。

▲ 1.在準備分享給他人編輯的文件上，按右鍵並點擊「共用」。

▲ 2.輸入共同編輯者的 E-Mail 即可發送邀請，右邊的鉛筆圖示能夠設定權限，可以開放完整編輯權、純註解或只能檢視。

▲ 3.點步驟2右下角的「進階」，可以進一步設定編輯者是否能再加入其他人為共用對象，或者禁止檢視者下載、複製文件。

▲ 4.共同編輯者可以在 Google 雲端硬碟的「與我共用」分類中，找到被他人共享的文件或檔案。

▲ 5.日後檔案擁有者如果要更改編輯者的存取權，回到步驟1的畫面即可再次設定，亦可移除他人的存取權限。

追蹤Googl文件版本記錄，有誰修改一目瞭然

當一份文件有許多人共同編輯時，難免會出現操作失誤或預期外的修改，使得編輯者必須回到舊版本檔案重新來過。Google 文件在雲端加持之下，擁有非常完善的檔案恢復能力，任何人在任何時間點的任何操作，Google 文件都會自動記錄、儲存，而且還提供了能夠手動記錄某個時間點檔案內容的「文件版本」功能。善用「文件版本」的管理技巧，不但可以避免編輯失誤所造成的損失，追加備份方便日後下載，也能確定協作者究竟對文件做出了哪些改動，比起 Word 的追蹤修訂更加直覺且實用。

▲ 1.當修改 Google 文件到一個段落後，可以在「檔案」、「版本記錄」中，選取「為目前的版本命名」選項。

▲ 2.接著，為截至目前為止修改完畢的文件，取一個名稱並儲存，這概念類似於「另存新檔」。

▲ 3.再來於右邊欄位中，就可以看見該份文件的修改記錄，有命名的為編輯者手動儲存的版本，沒有命名的是每人每次修改後，系統自動保存的版本。

▲ 4.非 Google 文件檔案則要用另一種方式進行版本記錄，在雲端硬碟的舊版本檔案上按右鍵，找到「管理版本」選項。

▲ 5.接著點選「上傳新版本」提交修訂後的檔案。未來可在此管理單一文件修訂紀錄，除共享連結不會改變，更方便日後下載成為備份的舊文件。

利用Dropbox檔案請求功能，大量收取他人文件

與同事、同學間的工作交流，並不僅有編輯同一份文件如此簡單，無論各種類型的檔案交換工作，尤其是向他人「收取」資料時，通常以「分享」為出發點的 Google 服務就顯得不敷使用。於是，我們將透過另一個雲端硬碟服務 Dropbox 內建的檔案請求功能，提供給他人一條不需登入就能上傳檔案的連結，藉此收取工作上的必要文件。比起利用通訊軟體聊天室對傳，Dropbox 解決方案更具備隱私性和安全性，也能有條有理管理他人提交的各種檔案，提高工作效率。

▲ 1.登入 Dropbox 後，在右邊的欄位或隱藏的選單列中，首先建立一個拿來收取檔案的新資料夾。

▲ 2.在此畫面為資料夾進行命名，存取對象保持「僅限您」即可，再按「建立」完成新增動作。

▲ 3.接著在 Dropbox 網頁的左邊，找到「檔案請求」選項，接著點選「建立檔案請求」。

▲ 4.為檔案請求命名一個標題，如收取什麼檔案之類的描述，接著按一下資料夾欄位旁的「變更」。

▲ 5.將收取資料的儲存位置，指定至方才建立好的資料夾中，並點選「選擇資料夾」。

▲ 6.回到畫面建立請求畫面，確認標題與資料夾都無誤後，直接點選「下一頁」。

▲ 7.接著 Dropbox 就會產生一條連結，複製後能直接發給所有需要被收取檔案的人，或者利用電子郵件進行傳送。

▲ 8.收到連結的人打開網頁後，點選畫面中央的「選擇檔案」，瀏覽檔案總館並上傳要提交的文件。

▲ 9.在此畫面填寫上傳者的名字、姓氏與 E-Mail，接著點擊「上傳」即可。點「新增更多檔案」可一次上傳多個文件。

▲ 10.建立檔案請求的人，接著就可以在 Dropbox 的相應資料夾中，看見上傳者提供的文件了。檔名前方會附註提交者姓名，原檔案名稱則接在後方。

▲ 11.Dropbox 可以線上預覽多種格式的文件，就算是 Office 檔案通常也沒問題，接著就可以下載到電腦中或轉至其他平台，進一步執行其它作業。

借力雲端列印，避免傳送高機密電子檔

相較於過去，當代許多家庭都已經不會把影印機，列為家中的基本電子設備之一，所以每當有紙本列印需求時，大多也都是在公司進行處理。假設今天自己因為某些因素，無法到公司上班，也不得不隔絕與他人之間的接觸，又礙於作業文件涉及機密，不希望傳送電子檔給同事代為影印，此時就可以透過超商的雲端列印功能來解決。台灣布點最密集的兩大超商：7-11與全家，都提供了讓消費者先行上傳檔案後，再到超商領取影印文件的功能。

▲ 1.以7-11為例，首先開啟這個連結「https://tinyurl.com/yxjws4tl」，來到ibon雲端列印網。

▲ 2.接著輸入上方的「姓名」與「電子郵件」兩個欄位，再按下方的「新增檔案」。

▲ 3.為了避免文件版型錯亂，或者有特殊字元導致列印不正常，建議使用者只上傳 PDF 檔或圖片，若為 Word 格式可先行轉換。

▲ 4.上傳成功的檔案會被列於中間的欄位，注意檔案數量與大小限制；完畢後打勾下方的同意書方框，再按「確認上傳」。

▲ 5.接著請存下 QR Code 或複製下方的取件編號，傳給他人後至任何一家7-11的 ibon 機台進行取件即可，文件與取件編號會保留完整的72小時。

在家也能雲端傳真，HelloFax免費就堪用

既然印表機都成為家庭中罕見的電子設備了，那更何況是傳真機呢？當代人工作間的書信往來，雖然都以電子郵件傳送為大宗，但偶爾就是會有需要進行傳真的時候，尤其需要紙本簽署的文件，掃描後回傳更是某些行業的家常便飯，難道在家上班就必須放棄傳真工作了嗎？那可不一定！「HelloFax」是個相當老牌的雲端傳真服務，透過網路即可雲端發送文件，免費帳戶雖然有著傳真頁數、對象與次數限制，但官方還提供了30天完整功能的免費試用，拿來應急可說是綽綽有餘。

▲ 1.開啟「www.hellofax.com」來到首頁後，點選「Get started」並進行帳號註冊，記得要到信箱中收取認證信，才有辦法進行傳真。