對於會計事務所來說，雖然現今的工作流程走向高度數位化，但卻無法改變大量帳務報表需要紙本列印的需求，也因此公司絕對不可或缺的便是列印設備，而 HP LaserJet Pro 4003dw 雷射印表機正是為滿足高品質、高效率與大量列印的專家。
雖說近幾年因為疫情的影響，讓大環境經濟發生了極大的轉變，各行各業幾乎不可避免地受到了這一波浪潮所影響，不過對於許多有企圖心的創業者來說，「危機入市」或許能夠為自己創造一波機會；但說到創業，就不得不提到過程中從公司設立、財務審計到稅務規劃…等不同階段的事務，都需要有專業人士從旁協助，其中「會計事務所」就扮演了這樣關鍵的角色。
奠基於台中市的勤信聯合會計事務所，近幾年輔佐了不少新創公司的成立並協助進行財務、稅務的整合規劃，在業界也有許多業務的革新，而這些業務發展與創新的背後推手，就是負責人黃勝平會計師，在七年前正式「接班」，也為這間開業數十年的這間老資歷的會計事務所帶來不少新氣象。
近期 T 客邦也有幸約訪到黃勝平會計師，請他為大家分享一下會計事務所的業務範疇，同時進一步說明如何將公司業務融入新科技，打造更具效率的工作流程。此外，會計行業需要大量進行報表、資料的列印，對於選擇列印設備，又有哪些格外需要注意的重點，也將在後續的文章內容一一為大家揭露哦！
專營中小企業，扮演私人財務管家三十年以上經驗
黃勝平在大學時就讀的是財政系，雖說也是與財稅管理相關，但未來出路會比較偏向政策研究與制定相關，與自己的志向不符，因此後研究所轉而投向會計系所發展，畢竟後也在知名會計事務所上班多年，一直到後來舅舅希望將自己創立的勤信聯合會計事務所的經營任務交棒給他，才返鄉承擔起這個重責大任。
目前勤信聯合會計事務所屬於中型規模，服務的客戶多達 300 - 400 間企業之譜，也有不少公司是一合作就是二、三十年的關係，在許多客戶眼中有很深的信賴感，甚至連家族中的私人財務管理也都交由他們經手。
而勤信聯合會計事務所經營的客戶類型有不少數十年合作的傳統產業，像是台中在地的製造業、以及較為知名的工具機企業，而近幾年他們也積極切入新創企業的育成與募資協助，提供公司登記時業務型態選擇的建議、青創貸款諮詢、政府補助策略、外部投資人引薦與評估創業計劃的可行性…等，因此也吸引了許多從事 VR / AR 技術開發、線上網路服務與從事新能源產業的新創合作。
黃勝平也提到，不同於過去創業時的土法煉鋼，現今的新創事業多半會在規劃初期就需要考量到未來若有計劃進行公開募股（IPO）時，必須預先進行股權結構的規劃，才能保障營團隊的權益，同時也不會因為稅制關係被課徵大筆稅金；此外，許多企業與個人都會有節稅需求，同時也需注意財務申報是否合規，避免踩到被政府查稅或要補稅的「地雷」，而這也是勤信聯合會計事務所協助客戶的重要任務之一。
二代接班，盤點工作流程看到數位轉型契機
雖說本身是會計的本科生，但黃勝平對於「數位化」的趨勢很有敏銳度，在回到勤信聯合會計事務所工作時就開始注意公司各個工作流程的進行，並從中找出可以進一步優化與改進的地方，希望進一步提升工作效率。
以會計事務所需要例行性針對客戶的帳務進行調查與回報來說，過往都是用人工電話通知方式提醒客戶回覆，其他像是處理客戶帳單與寄送也全部都是交由人工處理，處理花費的時間相當可觀，也因此他也導入了 LINE 官方帳號與電子郵件自動通知系統，讓客戶調查與回覆的方式可以交由系統自動遞送，並直接統計客戶回覆的結果。
除此之外，他也將公司客戶的資料建置了完整的資料庫，過去幾十年累積的記錄也都以數位化方式歸檔，如此一來就能方便員工依照客戶需求快速查詢過往的財務記錄，也能更有效率地完成當年度稅務的計算，也進一步提升了客戶服務的品質。
數位化並非萬能，紙本文件仍佔有不可或缺地位
雖說勤信聯合會計事務所在黃勝平的經營之下，導入了許多數位化轉型的策略與技術，但眾多工作中，仍有不少業務並非是數位化可以完全取代的－像是「文件列印」仍舊是絕對必要的一環，對於會計師來說，大量的帳務報表內容繁多，很難直接在電腦螢幕上完整核對，且核對後的標記與修改溝通以現有的工具來說，效率並沒有紙本列印來得更好，也因此在勤信聯合會計事務所中也配置了相當數量的列印設備。
除了大量列印採用的落地型影印機之外，公司各個部門也都配置有專屬的印表機，在選購時也格外重視「列印速度快」、「列印品質穩定」與「可靠度高不易壞」這三大原則，同時他也更偏好設定、使用更為簡易不複雜的機型，而勤信聯合會計事務所本身並沒有專屬的 IT 人員，因此更著重於設備本身的簡單易用。
此外，近幾年在採購印表機時，黃勝平也會特別注意選擇有 Wi-Fi 無線連網的機種，除了安裝時比較不受限於網路接孔，也能支援像是筆電、手機或平板…等裝置直接使用，便利性更高。
列印設備「穩定」與「品質」不容忽視
黃勝平也提到，公司過去曾經遇過蠻多次印表機突然發生故障而無法使用的狀況，且等待叫修也曠日費時，又會讓業務停擺，因此他寧願直接買一台新的來取代而不想浪費時間等機器維修回來，對於公司來說，列印設備的「穩定性」肯定是第一要務。
而他多年使用印表機的經驗來說，市面上的噴墨列印機種雖說相對耗材成本較低，但多多少少會發現噴頭容易堵塞的問題，且因為一般影印紙磅數較低，若為了節省紙張採用兩面列印也容易出現紙張吸水過多暈染或卡紙的狀況。
相對之下，雷射列印的穩定性表現就更好一些，且列印出來的文件品質更佳，文字呈現清晰且更耐用，符合會計財務文件需要長期保存的需求。而他個人也對於 HP 品牌的雷射印表機有不錯的印象，使用過的商務設備也都有不錯的耐用度，更重要的是惠普在入門款的商用機器就提供了領先業界的三年到府保固，也因此近期在添購印表機時，就選擇了 HP LaserJet Pro 4003dw 雷射印表機作為他個人辦公室主要列印之用。
HP LaserJet Pro 4003dw 雷射印表機：功能專精，把「文件列印」做到盡善盡美
黃勝平也提到，之所以會選擇黑白單一列印功能的 HP LaserJet Pro 4003dw 雷射印表機，主要原因在於公司已經有功能複合的落地型印表機，也有獨立的專業掃描機擔綱憑證數位化的功能，因此他更傾向單純列印功能的機型，相對更符合自己的需求，而且會計事務所以文件列印為主的需求，黑白列印就能滿足，包括報表類的明細帳目、薪資清冊、損益表…等 EXCEL 圖表，或是身份證件…等，HP LaserJet Pro 4003dw 列印出來的成品都讓他非常滿意。
除此之外，HP LaserJet Pro 4003dw 也內建了自動化的「雙面列印」功能，在列印大量文件時可以透過這個功能節省大量紙張，同時雙面列印的過程也是完全自動化，並能自動排序，列印完成後馬上就能進行裝訂，大大減少文件處理的時間，同時 HP LaserJet Pro 4003dw 的列印速度最高可達 40 ppm，臨時需要為客戶建置年度報表時，也能在短時間內完成，同時以公司月印量 4000 張左右的規模來說，HP LaserJet Pro 4003dw 也能輕鬆勝任，單組耗材最高能列印達 9700 張，也能避免過於頻繁替換耗材，使用上更為便利。
當然，HP LaserJet Pro 4003dw 支援 Wi-Fi 連網的功能，也讓黃勝平與員工可以直接透過手機進文件的列印，且無論手機是 iPhone 或 Android 都能使用 HP Smart 應用程式進行印表機的連結，享受行動列印的便利。
而針對辦公環境更為重視的資訊安全，HP獨特的 Wolf Pro Security 安全設計，透過專為非專家安全防護而設計的簡單原則結構、雲端式PC管理軟體以及有效的端點防護三大機制，更是在一開箱就提供強大的列印安全性，避免外界惡意軟體的攻擊! 對於沒有專屬IT部門的中小企業來說，提供更簡易便利的資訊安全解決方案！
放眼未來，不僅求「變」，更要顧「穩」
對於黃勝平來說，會計事務的工作類型雖然挺傳統的，但卻是產業發展的根基，也是不容或缺的一環，而且他也認為會計行業透過「與時俱進」也能展現出更好的效率並創造新價值，而這也是他對勤信聯合會計事務所未來發展追求更多新「變革」的基本目標，但考量這個行業奠基於與客戶之間的信任，想要維持多年來的信譽，在導入數位化工具的同時，也需要確保現有的工作流程不受影響，因此顧及服務的「穩定」也是他說重視的。
而其中扮演重要角色的文件列印設備也是相同的原則，而這也是為何黃勝平青睞於黑白列印功能的 HP LaserJet Pro 4003dw，對他來說，複合機雖然功能多元，但相對的，不見得每一種功能都能做到頂尖，倒不如選擇把一件事做到最好的設備，反而更有意義。
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