Adobe研究：混合辦公是否能成功，主管和員工必須先瞭解雙方對「生產力」的定義

過去三年，全球企業歷經了前所未有的重大轉變，其中最重要的就是轉向混合辦公模式（hybrid work）。Adobe最新發布的全球研究報告《數位工作的未來》（The Future of Digital Work）針對美國、英國、澳洲、印度和日本4,500多名大型企業高層和員工進行了調查，結果顯示，全球多數勞動力（61%）尚未完全重返辦公室，45%的人採取混合辦公模式。然而，混合辦公模式並非毫無挑戰，成功與否將取決於企業如何克服生產力的問題。研究報告指出，近三分之一（30%）的員工表示，混合辦公模式依舊為其生產力帶來負面影響。

企業生產力的定義

為了更進一步的探討，首先必須先了解企業領袖和員工對生產力的定義。根據Adobe此項研究，員工（47%）和企業領袖（40%）認為與生產力最相關的關鍵，是從事更有影響力的工作，而不僅僅是更迅速完成工作、達成更多工作項目、事半功倍的效率或創造收入等。

現今，外部因素對生產力比以往更深具影響。絕大多數（72%）的企業領袖承認經濟壓力和內部的混亂為企業生產力帶來衝擊；據其員工表示，他們最關心的議題是依序為：生活成本高、通膨的可能性與薪資差距。尤其在美國，勞工最擔心經濟可能衰退，超過三分之二的人（67%）表示這影響了他們的工作效率。

科技是一大挑戰也是機遇

對於影響員工生產力的外部因素，企業能做的努力儘管不多，但可採取更多辦法來為員工提供適合的科技，進而賦予員工競爭優勢。

接近全數的員工（87%）和技術主管（89%）都承認科技落後正逐漸危及其公司生產力，其中超過半數的技術主管（58%）甚至表示，科技落後「扼殺」了企業的生產力，使公司每日損失2至4小時的生產力。對於此狀況員工也同樣感到惱火，超過三分之一（35%）的人員希望完全摒棄目前使用的辦公科技。科技落後的影響不僅限於生產力的損失。據技術部門主管估計，由於辦公室科技落後，其公司內近四分之一（24%）的員工正考慮在未來六個月內離職。

既然如此，企業能如何運用科技來提高生產力呢？據研究指出，自動化、人工智慧，以及數位文件都是企業應該投資的領域。

而人工智慧和自動化幾乎是公認普遍為工作帶來正面影響的科技。幾近全數的員工（92%）表示，人工智慧技術有助於工作，超過四分之一（26%）的人甚至以「奇蹟」來形容。受調查員工指出，人工智慧對生產力的最大助益首先是省時（67%），第二個是幫助員工更迅速作業（61%），第三個是減少或剔除枯燥乏味的工作（45%）。近半數（41%）使用人工智慧的員工表示，「人工智慧徹底改變了我的工作方式，提升工作表現」。

在視訊與協作工具看似主導企業辦公的時代，數位文件依然被視為工作的關鍵，而且是最為關鍵的部分。調查中，全球員工將PDF等可在Adobe Acrobat中建立、編輯、審核和協作的數位文件列為他們「不可或缺」的首要技術，其次為Zoom和Microsoft Teams等視訊會議工具以及排序第三的Slack等通訊工具。數位文件對員工來說儘管重要，但多數（60%）技術主管表示自己的公司至少半數工作仍以紙本為主，約三分之一的公司人員表示，管理數位和紙本文件（35%）、使用紙本文件協作（33%）和列印紙本文件（29%）等紙本文書作業有損其生產力。

生產力是企業與員工的共同責任

研究顯示，員工投注大量心力幫助公司運用適當的科技來為其提供支援，他們視自己為解決方案的一部分。事實上，超過半數（60%）的員工表示，工作的生產力主要是他們的職責，技術主管及其麾下的管理人員則是負責支援。員工在科技有損其生產力時會採取行動，其中包括：（1）尋找更棒的解決方案並向雇主提議；（2）鼓勵公司投資更優秀的科技。

公司領導階層有責任予以關注，因為良好的辦公科技能夠吸引優秀的人才。幾近全數（94%）的員工表示，辦公室科技是他們接受新公司職務與否的考量因素之一，其中67%的員工表示此乃「首要考量」或「至關重要」。

提高混合辦公模式的生產力顯然是企業領袖和員工的共同責任，而數位轉型正是當中核心。落後的科技會壓抑成長，而投資於人工智慧、自動化和數位文件等先進技術可望幫助加速公司內外的成功。