小而美又環保的「精緻辦公室」為何能讓企業營運效率提升？

隨著數位轉型浪潮持續襲來，企業的運作模式和辦公空間需求也發生顯著的變化，尤其在經歷新冠疫情的洗禮後，大大改變了人們一直以來的工作模式，其中最大的落差，就是「集中式辦公」被「遠距辦公」或「混合辦公」所取代，也正因如此，讓企業不得不重新思考，什麼樣的辦公空間才更符合現況。

相較過去主流的「大型集中式辦公室」，現今企業大量導入數位化工作流程與設備，不見得要將所有員工集中在同一個空間才能運作，因此空間小、使用靈活的「精緻辦公室」就成了滿足混合式辦公需求的首選，不只相對更節省空間成本，也迎合時下企業追求節能減碳、妥善管理資源的目標。

▲ 在混合辦公蔚為風潮的現今，規模小、空間運用更靈活的辦公空間已成主流。

「精緻辦公室」有哪些特點？企業又該如何著手設計符合新數位時代需求的精緻辦公室呢？接下來的篇幅就為大家點出幾個重點方向。

小而美、環保節能的「精緻辦公室」有哪些特徵？

邁入後疫情時代，「混合辦公」是不少企業積極採行的新工作模式，除了可以依照工作任務屬性的差異與需求，在遠端辦公與實體辦公之間彈性切換，搭配各類型數位工具的輔助也證實有助於生產力輸出。雖說目前也是有不少企業主希望全面回歸以往的實體辦公形式，但遠距工作模式看來是勢不可擋，比例可望持續成長。

▲ 調查報告顯示，多數企業高階主管認為混合與完全遠距模式將持續成長（圖片來源：哈佛商業評論）

美國亞特蘭大聯邦儲備銀行、芝加哥大學與史丹佛大學在 2023 年 7 月針對 500 家美國各行業與地區企業高階主管進行的商業不確定性調查 (The Survey of Business Uncertainty) 報告指出，絕大多數的高階主管認為遠距與混合工作模式將會持續成長，而這樣的態勢也成為推動企業辦公室轉型的主要驅動力。過去企業喜愛選擇高樓層商辦、固定座位的集中辦公模式，雖然更具規模效應，但靈活性與成本控制都不如「精緻辦公室」。

具體來說，所謂「精緻辦公室」，會具備以下幾個核心特徵：

#更靈活與模組化的空間設計

辦公空間採模組化設計，包括選用的家具或設備都是以發揮最高坪效為主要訴求，能依照員工數量與使用需求自由搭配，高效支援員工之間的協作。

▲ 以軟家具、隔板與多功能底座構成的模組化辦公空間，可依員工實際需求彈性搭配使用（圖片來源：BAZAAR）

#非固定式工位

為因應混合辦公模式 (員工非每天固定進辦公室) 的空間需求，精緻化辦公室傾向採「非固定式工位」概念來規劃整體空間，除了可避免員工堆積過多的個人物品佔用辦公空間，也能透過預約方式控管辦公空間的使用效益，較以往更妥善地分配辦公室資源。

▲ IKEA 北亞區辦公室的員工區，採事先預約的非固定式工位（圖片來源：經理人）

#設備高度整合，單一設備可滿足多元需求

選擇辦公事務設備時，建議以具備複合功能的設備取代單一功能設備，例如多功能複合機或影印機(取代功能單一的印表機、傳真機與掃描機)，如此一來不只能減少設備佔用的空間，也讓設備的使用與維護更單純好管理，最重要的是避免出現設備重複投資的情形，節省不必要的成本開支。

▲ 精緻辦公室適合採用「一台就能滿足多重需求」的設備。

#選擇符合環保節能的設備

為了使公司營運管理達到最佳效益，在規劃精緻辦公室時必須審慎挑選最合適的設備，以符合 ESG 為前提，首選具備環保節能標章、符合綠色低碳足跡的標的，實現環保與經濟的雙重效益。

最適合精緻辦公室的影印機

如同前面提到的，適合擺在精緻辦公室裡的設備必須具備高效率、省成本、節能、功能全面這幾個條件，同時又要符合永續發展理念，這樣看來，持續專注於免加熱微噴列印技術的 Epson，就與精緻辦公室理念不謀而合。

▲ 對比傳統雷射列印，噴墨列印的程序更精簡，且相較一般噴墨技術，Epson 免加熱微噴技術是採取壓電式噴墨控制，省電效益更佳。

從功能面來看，Epson 免加熱微噴影印機具備完善的複合式功能，一機即可滿足列印、影印、掃描、傳真…等各式事務處理需求，而且不僅列印速度快，單一組耗材的印量也更大、成本更低 (黑白列印單張僅 0.3 元，比同級雷射影印機低 1 元左右^*1)，換句話說能達到「以一抵多」的效果，在有限的辦公空間內發揮最大效益，提升空間運用的靈活性。

^*1參考 Epson 官網，詳細計算請見熊省精算師：http://w3.epson.com.tw/epson/powersaving

▲ Epson 免加熱微噴技術能為企業提供省電 85%、減碳 85%、省耗材 59% 的多重效益。

Epson 免加熱微噴影印機最大的優勢在於採用流程更精簡、更環保節能的「Heat-Free免加熱技術」，全速運作時的耗電量僅 170W 左右，比起傳統雷射印表機 (採碳粉熱轉印式) 的 1900W，耗電量只有 1/10 不到，一整年使用下來可節省 85% 的電力，減少的碳排量達到 737 kg^*1，在中小型辦公空間裡使用不用擔心會污染環境。