Excel教學技巧／善用 Excel 資料驗證功能，每月花費若超過上限可自動跳出提示訊息

通常在製作一份需要他人填寫的 Excel 表格時，為了讓填寫人可以清楚知道如何填寫表格，會在特定的儲存格位置上，加入「提示訊息」。小編在這裡教大家一個讓提示訊息排列整齊的方法，讓你填寫或瀏覽表格時，可清楚閱讀提示訊息並且不擋到其他表格。

這種在儲存格建立「提示訊息」的方法，是「資料驗證」裡的其中一項功能，或許多數人都不陌生，設定上也很簡單，但如果這個Excel表格非常龐大，許多儲存格都隱藏了提示訊息，或是訊息內容非常龐大，就很容易因為不斷跳出的訊息視窗，而遮住其他儲存格上的資料，讓原本提醒的美意，變成影響表格閱讀的阻礙。

因此，這裡除了要介紹如何使用提示訊息外，還要提供一個讓提示訊息整齊排列的技巧，如此一來，在填寫或瀏覽表格時，都可以清楚閱讀提示訊息，而又不影響到表格內容。

▲在資料驗證裡有個提示訊息功能，可以用來說明儲存格，平時是隱藏起來，也可設定固定的顯示位置，以避免遮住表格內容。

什麼是資料驗證？

資料驗證這項 Excel 功能可以讓您用來定義儲存格中可以或應該輸入 項目的限制。您可以設定資料驗證，防止使用者輸入無效的資料；您也可以選擇允許使用者輸入無效資料，但在使用者嘗試輸入時發出警告； 您也可以提供訊息，定義儲存格中的預期輸入，以及協助使用者修正錯誤的指示。 

資料驗證發揮作用的時機

當您要與組織中其他人共用活頁簿，而您希望輸入活頁簿中的資料要非 常準確且一致時，資料驗證就非常寶貴。

除此之外，您也可以使用資料驗證來執行下列作業：

• 只允許預先定義的清單項目資料
• 限制指定範圍外的數值：例如，您可以指定扣除額最低限制為特定儲存 格中孩子數的兩倍。
• 限制特定時間範圍外的日期：例如，您可以指定介於今天日期與三天後 日期之間的時間範圍。
• 限制特定時間範圍外的時間：例如，您可以指定供應早餐的時間範圍是 從餐廳開始營業到營業 5 小時後之間。
• 限制文字字元數：例如，您可以將一個儲存格中所允許的文字限制為 10 個以下字元，同樣地，您也可以設定全名欄位 (C1) 的特定長度為名字 欄位 (A1) 和姓氏欄位 (B1) 的目前長度，加上 10 個字元。
• 根據其他儲存格中的公式或值驗證資料：例如，您可以使用資料驗證， 根據預測的總薪資值，設定佣金和紅利的最大限制是 $3,600。如果使 用者在儲存格中輸入超過 $3,600，就會看到驗證訊息。

 

如何建立資料驗證

Step1

▲1.選取欲說明的儲存格後，點選功能列上的「資料」。 2.展開「資料驗證」選單，點選「資料驗證」。

Step2

▲於出現的「資料驗證」視窗裡，點選「提示訊息」分頁，並輸入對儲存格說明的內容。

Step3

▲回到Excel表格裡，點選該儲存格，就會自動出現「提示訊息」。

Step4

▲為了讓提示訊息不影響閱讀，先點選儲存格出現的提示訊息，直到外框出現網格框。

Step5

▲將上步驟提示訊息出現的網格框，往旁邊空白的地方拖曳。

Step6

▲接著隨意點選Excel表格中，具有提示訊息的儲存格，會發現提示訊息將統一顯示在上面步驟拖曳的位置。

Step7

▲1.要關閉表格所有的提示訊息，先全選表格內容。 2.展開「資料驗證」選單，點選「資料驗證」。

Step8

▲在「資料驗證」視窗的「提示訊息」分頁裡，按下「全部清除」，再按下「確定」即可。

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