專案管理工具怎麼選？管理達人 Bryan 建議：從認識 3 個核心工具開始

現代人事情很多，不管是公事還是私事，每天總有做不完的事，所以才會覺得這些做不完的事有必要管一管。因此，衍生出了「專案管理」以及「時間管理」兩個概念。如何聰明的管理這些事情？

我們請到了識博管理顧問資深合夥人，同時也是「專案管理與生活思維」部落格作者之一的 Bryan（姚詩豪），為我們提供一些基本的觀念。

用最簡單的方式管好複雜的工作

Bryan 表示，專案管理與時間管理兩者是分不開的，要管理的事情比較少就是時間管理，管理的事情較多就變成專案管理。目前有很多相關流派跟理論，很多初學者犯的錯誤就是，聽到一個新的工具就想馬上嘗試，見一個就想學一個。

他個人對於專案管理是採用「極簡主義」。他認為工具不要太複雜，越簡單越好。工具太複雜，反而會讓使用者最後淪為「玩工具」，而失去了「管理」的本意。

是否有必要針對公司、個人的事項，各自分開來管理呢？Bryan 認為，雖然很多人都說事情要「公私分明」，如果是在傳統大公司工作，或許還可以做到這一點。但是他認為現在的趨勢應該是「公私不分」。尤其現在一些新創產業越來越多，很多工作者變成獨立作戰，甚至自己本身就是老闆、或是出來接案，那麼這種情況你很難把公事跟私事分開，刻意分成兩套行事曆或是兩套待辦事項，那根本沒有意義，因為不管角色怎麼切換，最後還是你獨自去進行這些事情。

對於專案管理這件事，使用者要記住的其實只有 3 個核心工具：待辦清單、行事曆、記事本。只要分清楚這三者的用途以及目的，就可以成功解決無論是專案管理或是時間管理，90% 以上的需求。

至於用哪一個軟體來實現？Bryan 表示，任何一套都行！只要取得容易，可以馬上上手，就是好工具。

待辦清單與行事曆的異同

待辦清單，就是一般人說的 to do list，主要功能就是將你的任務全部攤開來，讓你可以掌握還有多少事情要做。至於行事曆，則是把你一天的日程攤開來，知道什麼時候要做什麼事。

兩者看起來很像，但其間有微妙的差異。因此一般人往往不理解為什麼需要兩種工具？甚至會想，那是不是只要取其中一種來使用就好了，以免造成混淆？

Bryan 進一步說明，兩者都很重要，而且不可或缺。待辦清單沒有時間性，主要是依照任務的重要性來管理你的工作。這在專案領域有一個專有名詞叫做「範疇管理」，讓你可以明確知道專案中哪些工作是必要的、哪些是不必要的，或是有沒有什麼工作被遺漏了。

至於行事曆則是有時間軸的加入，讓你很清楚什麼時候要做什麼事，甚至有一些事情是有週期性的，每週的同一天會固定要做什麼事，這些都是行事曆比較適合處理。

兩者的確容易混淆，該怎麼判斷什麼事情要放在行事曆，什麼事情放在待辦清單呢？Bryan 的訣竅是，與時間相關的任務都放在行事曆，比方說幾點鐘有約會、幾點鐘以前要處理完某個工作，這些都在行事曆。而沒有時間性的就在待辦清單。

至於用什麼軟體來執行呢？Bryan 表示他自己是用 Google 工作表來管理，因為Google 工作表會結合 Google 日曆。

記事本的功能

專案管理的第三個核心工具則是記事本，Bryan 表示記事本是用來記錄兩方面的事情，第一是從腦子裡頭輸出的想法，第二則是從外界進來的情報。

這兩個輸出以及輸入的記事，Bryan 採用兩種不同的工具來記錄。他表示，像是他每天都有很多從腦子裡頭跑出來的想法，有公司的、有個人的，記錄這些想法 Bryan 還是比較習慣用傳統紙張的記事本，因為紙張保有最高的自由度，可以在上面畫圖、筆記、分析事情，以最忠實的方式把自己當下所想的事情記錄下來。

至於外界匯進來的情報，由於很多都是來自於網頁，他主要使用 Evernote。因為它支援瀏覽器的外掛，很多網頁內容都能直接抓下來。而網頁以外的世界，Evernote 也支援手機，擁有照相、錄音功能，身邊所有的大小事情也都能保留在記事本裡頭。

專案管理的三個核心工具

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