工作、學業必備 10 大 office 絕技

不管是打報告最常用的 Word，做簡報一定會派上用場的 PowerPoint，還是計算各種統計數字用的 Excel，都是現代學生及上班族幾乎每天都會使用到的軟體。這些軟體如果你只會最基本的操作，當然還是足以應付各項文件。然而同樣是用這些軟體製作出來的文件，當你看到同學或同事的報告頗受長官好評，不論是精緻度、活潑度甚至工作效能都遠遠超出自己時，就會發現原來 Office 還可以這麼用，自己會的只是幼稚園等級。沒關係，底下這十招只要通通學起來，包準你立刻從幼稚園等級變身成博士級的 Office 高手，讓同學、同事對你刮目相看！我們常會用 Word 製作表單，讓其他人直接在文件檔上面填寫資料。不過常會有人因為不熟悉或不小心，動到了原本的設定格式。這時候，我們只需要將 Word 文件裡不想讓其他人更動的地方，進行鎖定的動作即可。來看看要怎麼進行文件內容的鎖定吧！開啟 Word 文件，點選〔檔案〕活頁標籤中的【選項】。接著在「Word 選項」對話盒中，點選【自訂功能區】後，在右側「自訂功能區」中勾選「開發人員」，然後按下〔確定〕。回到 Word 文件中並切換到〔開發人員〕活頁標籤，選取要鎖定的內容後，點選「控制項」區塊中的〔純文字內容控制項〕。接著點選「控制項」區塊中的〔控制項屬性〕。在跳出的「內容控制項屬性」對話盒中，勾選其中的「內容控制項無法刪除」及「內容無法編輯」後，按下〔確定〕。回到 Word 文件中，可以發現剛才鎖定的部分，無法任意進行刪除及修改等編輯動作了。在許多的表格設計中，為增加填表者的方便性，會設計一些讓填表者勾選的選項。如果希望能直接在文件檔上進行勾選，可以利用「核取方塊」的功能。如果對勾選的樣式不滿意，還可以自行變換核取方塊的樣式哦！開啟 Word 文件，點選〔檔案〕活頁標籤中的「選項」。接著在「Word 選項」對話盒中，點選【自訂功能區】後，在右側【自訂功能區】中勾選「開發人員」，然後按下〔確定〕。回到 Word 文件中並切換到〔開發人員〕活頁標籤，點選「控制項」區塊中的〔核取方塊內容控制項〕。此時即會在文件插入核取方塊，只要在核取方塊上按一下滑鼠左鍵，就會切換成勾選狀態，再按一次就會取消勾選。如果不喜歡預設的勾選樣式，當然可以更換成別款。首先點選「控制項」區塊中的〔控制項屬性〕。接著在跳出的「內容控制項屬性」對話盒中，點選「已核取符號」後面的〔變更〕鈕。不少人在需要上下行對齊文字內容時，常會使用空格鍵來對齊，厲害一點的用全形空格鍵，再厲害一點的會用〔Tab〕鍵來對齊，不過不管哪一種對齊方式，經常會發現好像很難真正對齊。其實 Word 裡有一個「定位點」的功能，讓你輕輕按一下，就能迅速對齊哦！如果在 Word 文件中用空格鍵對齊時，不管是用全形或半形的空格鍵，都容易出現對不齊的情況。先將所有空格鍵改成〔Tab〕鍵，可以發現對不齊的狀況已經好很多，接著選取所有要對齊的段落。將游標移到文件上方的尺規上，在尺規下緣按一下滑鼠左鍵，會產生「定位點」的符號，〔Tab〕鍵會依定位點位置對齊。將所有要對齊的部分都設定好定位點後，會發現文件內容都對的整整齊齊的。如果希望各欄位中間有其他分隔線，可以在定位點上連續按兩次滑鼠左鍵，此時會跳出「定位點」對話盒，選取要設定的定位點、對齊方式及前置字元後，按下〔確定〕即可調整。回到文件中，即可看到剛才的內容全都依照我們的需求與設定，完成靠左、置中或靠右對齊。Word 及 PowerPoint 為了避免使用者打錯字或語法使用錯誤，會在我們輸入文件內容的同時，自動將內容與字典詞庫進行比對。如果比對過程中，有發現錯別字或語法不通順的地方，都會自動以紅色或綠色底線標示出來。不過也許是詞庫資料不夠多，常會發現一些正確的地方也會被誤判。為了避免受到干擾，我們可以把這個功能隱藏或調整。開啟 Word 文件，會發現有一些文字下方，出現紅色或綠色的底線，紅色表示可能是錯別字，綠色表示可能是語法錯誤。如果這些建議的底線太過干擾，可以點選〔檔案〕活頁標籤中的【選項】。接著在「Word 選項」對話盒點選【校訂】後，在右側取消勾選「自動拼字檢查」、「使用關聯式拼字檢查」、「自動標記文法錯誤」及「拼字檢查時亦檢查文法」等項目。按下〔確定〕後，回到 Word 文件，可以發現所有的底線標示通通都消失了。如果擔心這樣萬一有錯別字時自己卻沒發現，可以回到「Word 選項」對話盒中，只取消「顯示可讀性統計」，然後勾選「只隱藏文件中的拼字錯誤」和「只隱藏文件中的文法錯誤」。重新回到文件中，如果確認某個拼字正確無誤，可以在該字詞上按滑鼠右鍵，然後從快速選單上選取【略過一次】或【新增至字典】，就可以把單筆的底線消除。當我們用 PowerPoint 製作相片展示時，經常會需要一次插入大量的圖片，並且讓每張圖片成為一張投影片。如果你只會用一張圖片一張圖片慢慢插入，那效率肯定不彰。事實上，PowerPoint 裡可以讓我們批次插入多張圖片，只要一次動作，就能同時插入所有的圖片，甚至可以加上簡單的外框哦！將要置入 PowerPoint 的圖片放在同一個資料夾，然後開啟 PowerPoint，切換到〔插入〕活頁標籤，點選「圖像」區塊中的〔相簿〕。在「相簿」對話盒中，點選〔檔案/磁碟片〕。接著在「插入新圖片」對話盒中，選取要置入 PowerPoint 中的圖片，完成後按下〔插入〕。回到「相簿」對話盒中，可以從上方「相簿中的圖片」調整圖片順序，或做簡單的亮度、對比調整。如果希望每張投影片呈現多張圖片，則從「圖片配置」下拉選單進行選擇。如果希望圖片外框能加上簡單的外框，還可以點選「外框形狀」，然後從下拉選單中選擇喜愛的外框形狀。完成後按下〔建立〕，會跳出另一個新的 PowerPoint 檔，並依我們的設定將圖片批次呈現。當 PowerPoint 或 Word 文件中插入大量的圖片時，檔案大小往往也會跟著變大許多，甚至經常會大到無法順利將檔案夾檔寄給朋友。事實上，我們可以利用壓縮圖片的功能，一次將文件中所有的圖片解析度降低，讓這些超肥的文件檔快速減肥。在「檔案總管」中，點選插入圖片的文件檔案，將檢視模式切換為「詳細資料」，可以看到該檔案的大小（原本為 5789KB）。開啟該文件檔，並選取文件中的任一張圖片。切換到「圖片工具」的〔格式〕活頁標籤，在「調整」區塊中點選〔壓縮圖片〕。在跳出的「壓縮圖片」對話盒中，取消勾選「只套用到此圖片」，勾選「刪除圖片的裁剪區域」，並將目標輸出切換成「電子郵件 (96ppi)」，完成後按下〔確定〕。完成後再次儲存該文件檔，然後關閉該檔案。回到「檔案總管」，可以看到檔案大小已大幅變小（變為 466KB）。如果在 Excel 中，經常要執行重複的動作，這樣不但會讓你覺得很繁瑣，而且也顯得很沒有效率。這時候，只要能善用 Excel 中特有的「巨集」功能，就能幫我們把這些重複的動作「打包」起來，日後只要執行這個巨集，就可以自動幫我們執行所有重複的動作，如果再加上快速鍵的設定，包準工作效率大增百倍哦！開啟 Excel 檔，點選〔檔案〕活頁標籤中的「選項」，接著在「Excel 選項」對話盒中，點選「自訂功能區」後，在右側【自訂功能區】中勾選「開發人員」，然後按下〔確定〕。切換到〔開發人員〕活頁標籤後，在「程式碼」區塊中點選〔巨集安全性〕，此時會跳出「信任中心」對話盒，將【巨集設定】切換到「啟用所有巨集」後，按下〔確定〕。回到〔開發人員〕活頁標籤，在「程式碼」區塊中點選〔Visual Basic〕，開啟「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗，點選「工作表 1」後，在「Sub」到「End Sub」中輸入巨集程式碼，然後按下〔儲存〕圖示。此時會跳出「另存新檔」對話盒，在「存檔類型」下拉選單中選取「Excel 啟用巨集的活頁簿 (*.xlsm)」後，輸入檔案名稱，然後按下〔儲存〕。回到〔開發人員〕活頁標籤，在「程式碼」區塊中點選〔巨集〕，並在「巨集」對話盒中，找到我們的巨集名稱後，按下〔執行〕。此時就會根據我們的巨集內容快速執行。另外在「巨集」對話盒中點選〔選項〕，還可以針對巨集設定快速鍵，讓我們的作業更有效率。Excel 裡藏了許多好用的函數，都可以幫我們讓工作更快速。像是「COUNTA」，可以幫我們計算儲存格範圍中不是空白儲存格的個數；而「COUNTIF」可以計算儲存格範圍中符合特定條件的儲存格個數；另外，「COUNTBLANK」則是可以計算儲存格範圍中空白儲存格的個數，只要懂得善加運用，就能讓工作更有效率。先選取要計算非空白儲存格的儲存格範圍，然後在「資料編輯列」中輸入「=COUNTA (範圍起點:範圍終點)」。按下〔Enter〕鍵，即會顯示選取範圍中，不是空白儲存格的個數。選取要計算符合特定條件的儲存格範圍，然後在「資料編輯列」中輸入「=COUNTIF (範圍起點:範圍終點,”條件”)」。按下〔Enter〕鍵，即會顯示選取範圍中，符合特定條件的儲存格個數。選取要計算的儲存格範圍，然後在「資料編輯列」中輸入「=COUNTBLANK (範圍起點:範圍終點)」。按下〔Enter〕鍵，即會顯示選取範圍中空白儲存格的個數。EXCEL 除了好用的函數外，本身也有很多智慧型功能都很神奇，像是「自動填入」的功能，當我們輸入 1、2、3 後，就可以自動幫我們在後面的儲存格中填入 4、5、6… 等順序數字。除了數字外，連月份、星期甚至天干、地支、十二生肖都能幫我們自動填入呢！另外，如果需要將直行的儲存格內容轉換成橫列排列時，也不需重新輸入哦！先在第一個儲存格中輸入序列的第一個內容，在此以月份為例，在 A1 中輸入「一月」。在第二個儲存格中輸入序列的第二個內容，在 A2 中輸入「二月」，然後選取 A1 及 A2 儲存格後，將游標移到 A2 的右下角，讓游標變成「＋」字形。接著按住滑鼠左鍵不放，然後拖曳到 A12，可以看到游標旁出現提示窗格上寫著「十二月」。放開滑鼠左鍵，即可在 A3 至 A12 儲存格中，自動填入一月至十二月的內容。除了數列序可以自動填入外，其他有序列關係的內容也可以自動填入哦！例如在 A1 填入「甲」、A2 填入「乙」。選取 A1 及 A2 儲存格後，將游標移到A2的右下角，讓游標變成「＋」字形，然後拖曳至 A10，即會自動填入「天干」中的甲、乙、丙、丁…壬、癸。既然 Excel 會自動填入「天干」，當然也可以自動填入「地支」中的子、丑、寅、卯…戌、亥。此外，像是鼠、牛、虎、兔等十二生肖也難不倒 Excel，只要填入「鼠」和「牛」之後，就可以照順序自動幫我們填入後面的生肖哦！若想將直行轉換成橫列，不需重新輸入。先選取要轉換的儲存格內容，然後按下〔Ctrl〕+〔C〕複製儲存格內容。複製完成後，將游標移到原本的儲存格外，預計轉換後的第一個儲存格上。接著點擊〔常用〕活頁標籤上的「貼上」下拉選單，並從選單中點選〔轉置〕。此時即可將原本直行的內容，轉貼成橫列了。Excel 中的排序功能，可以讓我們以同一行的內容，依照筆劃或英文字母的先後順序，進行由小到大的升冪排序，或是由大到小的降冪排序。甚至對於一、二、三、四、五……等中文數字，照樣也能依照我們想要的順序排列哦！當我們想對相同類別內容的儲存格進行排序時，可以點選〔常用〕活頁標籤中的〔排序與篩選〕，然後在下拉選單中選擇升冪的【從 A 到 Z 排序】或降冪的【從 Z 到 A 排序】。然而排序只會依筆劃多寡或英文字母的順序進行排序，因此當遇到像是國字的月份「一月」、「二月」時，就無法依照順序排列。此時我們可以點選〔常用〕活頁標籤中的〔排序與篩選〕，然後在下拉選單中選擇【自訂排序】。接著在跳出的「排序」對話盒中，點選「順序」下拉選單中的【自訂清單】。此時會跳出「自訂清單」對話盒，從左側的清單中可以找到【一月,二月,三月,四月,五月…】的選項，點選後按下〔確定〕。回到 Excel 主視窗，可以看到儲存格的內容，終於依照我們想要的月份順序進行排序了。 密技偷偷報 No.76Windows 10 專用密技應用全公開

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