Excel教學技巧／Excel效率活用18招，加快工作表、活頁簿、儲存格操作效率

對一般使用者而言，Excel的應用也許不用這麼艱深，但能夠具備基本的操作觀念及邏輯，就能發掘出更多不同層面的應用，因此這一篇就來為Excel實力紮根。

本文目錄：

1、搞懂「活頁簿」與「工作表」的不同
2、多張工作表設定為群組作業
3、兩步驟複製結構相同的工作表
4、資料快速搬移到不同工作表
5、快速複製資料到不同工作表
6、超大工作表用「凍結窗格」留下表頭
7、啟用「切換視窗」快速鍵
8、善用視窗「併排顯示」，資料比對更容易
9、將多個活頁簿儲存在一起，一個檔案就能全部開啟
10、重要活頁簿自動備份及設定密碼
11、認識Excel儲存格常見的錯誤訊息
12. 在儲存格中輸入電話號碼
13、在儲存格中輸入分數及轉換小數點顯示
14、將儲存格的資料分割多個儲存格
15、在單一儲存格中手動換行
16、使用「智慧標籤」變更儲存格的連續規格
17、自動刪除工作表中的重複資料
18、列印時隱藏註解或錯誤訊息

1、搞懂「活頁簿」與「工作表」的不同

打開Excel後，選擇新增一個檔案，這個新增的檔案便是「活頁簿」，而在活頁簿裡新增的分頁，則叫做「工作表」，工作表可以依照需求自由新增及刪除，表示一個活頁簿裡可有無數張工作表，這概念跟紙本的活頁簿一樣，一本本的活頁簿都可以各別增減活頁。先搞懂活頁簿及工作表的關係，未來不管是要進行資料分析、運算、列印等等，都會更有條理。

▲開啟Excel新增檔案後，這個檔案就是活頁簿，檔案裡的分頁即是工作表，預設會有三頁，後方還有快速新增活頁的按鍵。

2、多張工作表設定為群組作業

在同個活頁簿下，若有多張工作表要同時進行編輯，就可以將這些工作表設為群組，如此只要在一張工作表上編輯，群組裡的其他工作表也會一併變動，而不用再個別編輯及點選。設定的方式也相當簡單，只要按住鍵盤上的「Shift」鍵，再用滑鼠點選工作表，選定的工作表由灰色變白色，就表示已經設為群組，此時再放開Shift鍵即可。

▲1.開啟活頁簿後，按下「Shift」鍵，再用滑鼠點選想要設為群組的工作表，當選定的工作表由灰色變白色就表示完成。

▲2.接著在任何一頁設為群組的工作表進行編輯，即可同步至所有群組裡的工作表。

3、兩步驟複製結構相同的工作表

如果想要快速製作一份結構相同的工作表，可以採用複製工作表的方式，只要幾秒鐘就可以完成。所謂結構相同，指的是工作表中設定的格式、公式、圖表⋯等，在複製的過程式中，都要完整被複製，因為很多時候，在複製表格的過程中，經常會因為一時疏忽選取錯誤，而無法將工作表中的內容完整複製。

▲1.滑鼠點選想要複製的工作表時，再按下「Ctrl」鍵，當游標變成新增工作表及加的符號時，再拖曳到想要的位置。

▲2.複製的工作表會以同樣的命名加括號的方式，工作表的內容則完成相同。

4、資料快速搬移到不同工作表

很多時候，我們得在工作表間搬移大量資料使用，但其實不管是要將資料搬移到同一個工作表，又或是不同的工作表，透過按「Alt」鍵加滑鼠左鍵的組合，就可以快速進行搬移，不須使用到工具列上的工具就能完成，這方法應用在不同工作表中的資料搬移更顯方便，因為只要習慣快速鍵的組合，幾秒鐘就能完資料的搬移。

▲1.用滑鼠選取想要複製的資料後，將滑鼠移到儲存格的邊緣，並讓游標出現十字的箭頭符號（如圖所示）。

▲2.接著按住「Alt」鍵，及滑鼠的左鍵，並試著移動滑鼠游標，看看是否有出現虛線的框框。

▲3.持續按住「Alt」鍵，並將上步驟出現的虛線框框移到特定位置，甚至是不同的工作表中。

▲4.選定儲存位置後，放開「Alt」鍵，即可完成資料的搬移。

5、快速複製資料到不同工作表

可以快速搬移資料到不同的工作表中，當然也可以複製資料至其他工作表，且操作方式就跟搬移資料的方式差不多，只要多按一個「Ctrl」鍵，就可以複製指定的資料至同一個工作表，又或是要複製到不同的工作表上都沒有問題。

▲1.同樣以上述搬移資料的方式，在按「Alt」鍵的同時，按下「Ctrl」鍵，讓游標出現箭頭及加號（如圖所示）。

▲2.持續按住滑鼠左鍵加「Alt」及「Ctrl」鍵，將虛線框框放置在想要存放的儲存格或工作表即可。

6、超大工作表用「凍結窗格」留下表頭

當工作表的編輯範圍很大時，一旦捲動工作表就會看不到欄或列的表頭，以至於無法立即反應表格裡的數字代表什麼，得經常上下左右不斷來回捲動工作表比對，一來一往，浪費太多時間，尤其在工作表不斷擴充下，更顯得麻煩。因此，不妨善用Excel提供的「凍結視窗」功能，只要選定欄列為分界，日後工作表再怎麼擴編，都不會影響到檢視的內容，而凍結視窗又分為凍結窗格、凍結頂端列、凍結首欄，可依需求自由設定。

▲在工作表中，選擇「檢視」索引標籤的「視窗」類別，找到「凍結窗格」，再從中選擇想要凍結的方式即可。

7、啟用「切換視窗」快速鍵

當同時開啟多個活頁簿進行查詢或比對的工作時，得來來回回在不同的活頁簿中切換，且超過兩個之後，利用滑鼠在工作列中點來點去，不僅不夠有效率，還容易出錯，因此Excel內建「切換視窗」功能，方便使用者進行檢視及編輯。另外，還可以利用「Ctrl」鍵加「F6」鍵的組合，在鍵盤上就能快速切換活頁簿。

▲1.當開啟多個活頁簿時，可以在「檢視」索引標籤的「視窗」類別下，並找到「切換視窗」，就可選擇想要看的活頁簿。

▲2.利用「Ctrl」鍵加「F6」鍵的快速鍵組合，不用滑鼠點選，就能更快速的切換活頁簿。

8、善用視窗「併排顯示」，資料比對更容易

如果螢幕夠大，在多個活頁簿要同時進行檢視及比對的工作時，還可以使用「併排顯示」的功能，讓活頁簿同時顯示在一個視窗裡，如此要切換活頁簿就不用使用滑鼠點選，也不用鍵盤的快速鍵組合，一次就能查看所有活頁簿，且併排的方式還有磚塊式並排、垂直、水平⋯等，多種組合可以選擇。

▲1.開啟多個活頁簿時，可在「檢視」索引標籤的「視窗」類別下，找到「併排顯示」，從出現的視窗中選擇要併排的方式。

▲2.選擇「垂直併排」後，活頁簿以左右兩側併排呈現，上步驟若勾選「重排使用中活頁簿的視窗」，則會以相反的順序排列。

9、將多個活頁簿儲存在一起，一個檔案就能全部開啟

經常得開啟多個活頁簿進行編輯時，可以利用上述的「切換視窗」及「併排顯示」功能，讓檔案的編輯過程更佳便利，然而，若每次編輯都得開啟多個固定的活頁簿，不妨將這些具有連動關係的活頁簿儲存在一起，日後只要開啟一個檔案，就能一併打開所有連動的活頁簿，省下一一開啟活頁簿的時間。

▲1.開啟多個連動的活頁簿後，在「檢視」索引標籤的「視窗」類別下，找到「儲存工作環境」選項。

▲2.於出現的儲存視窗中，依照平時習慣選擇儲存位置與建立檔名，在此會發現副檔名為「.xlw」。

▲3.日後開啟上步驟儲存的檔案時，會發現Excel圖示跟過去有些不同，這就是多個活頁的圖示，直接點選即可。

▲4.開啟檔案後就會發現，所有活頁簿都一併開啟，可再配合切換視窗及併排顯示功能，進行檔案的編輯。

10、重要活頁簿自動備份及設定密碼

在儲存編輯後的活頁簿時，若以另存新檔的方式儲存，還可以設定自動備份，為這份活頁簿新增一個備份檔，以備不時之需。此外，在同一個設定選單中，還可以設定活頁簿的密碼，當中又分為「保護密碼」，及「防寫密碼」。

▲1.在另存新檔時，於出現的視窗右下方，找到「工具」，於下拉選單勾選「一般選項」。

▲2.接著就可以在「一般選項」的視窗中，勾選「建立備份」，以及設定「保護密碼」及「防寫密碼」。

11、認識Excel儲存格常見的錯誤訊息

組合成Excel活頁簿的單位是工作表，而工作表裡的單位又是儲存格，不管是輸入數字、文字、公式、函數⋯等，都得對應在儲存格裡，資料才會有意義，但相信許多人都遇過儲存格出現錯誤訊息的畫面，尤其在精心製作完工作表的內容後，儲存格卻不如預期的產生結果，反而是一堆英文組成的錯誤訊息，一時之間還很能判斷到底哪裡出了錯誤。不過，其實這些錯誤訊息都有其意義，只要記住幾個經常會出現的錯誤訊息，相信就能快速解決工作表的錯誤內容。

Excel 常見的錯誤
########	表示儲存格的寬度不夠
#N/A	計算資料用函數及公式查不出結果
#NAME!	公式中有無法辨識的格式或文字
#REF!	計算的資料被移除或出現錯誤，無法進行計算
#DIV/O!	除法計算時，分母為 0 或無法計算
#NUM!	公式中使用不正確的參數，或計算太大或太小

12. 在儲存格中輸入電話號碼

在儲存格中輸入的數字若為「0」開頭時，通常在按下Enter後，0就會自動消失，甚至被自動判斷為過去曾設定的格式，最常見的例子就是輸入電話號碼，尤其手機都是以0為開頭，要能夠在儲存格中留下完整的電話號碼，就得讓儲存格辨識此為文字型式，因此在輸入0之前，別忘先加上「'」符號，例如「'0912123113」。

▲1.要在儲存格中輸入電話號碼，別忘在輸入0之前，加上「'」符號，例如「'0912123113」。

▲2.此時儲存格左上方可見綠色的小箭頭，點選儲存格則會出現警告提醒，可選擇「忽略錯誤」，保持工作表的清爽。

13、在儲存格中輸入分數及轉換小數點顯示

若想要在儲存格中輸入分數，最直接的聯想便是以「/」代表分數，但實際輸入後卻發現分數自動變成日期，因此在輸入分數資料時，不管分數前有沒有整數，中間都要再加上空白鍵，而分數前沒整數則輸入0，例如1/6輸入方則為「0」+「空白鍵」+「1/6」。此外，利用滑鼠在分數上快速點兩下，就會換算為小數點格式。

▲1.要在儲存格中輸入分數，須以空白鍵分隔整數及分數，例如1/6輸入方則為「0」+「空白鍵」+「1/6」。

▲2.利用滑鼠在分數上點兩下，分數就會自動換算為小數點的格式顯示。

14、將儲存格的資料分割多個儲存格

如果想要將儲存格裡的資料分割為多個儲存格，一般人也許會選擇複製、貼上、刪除⋯，不斷的在儲存格間進行上述重複的動作，一來麻煩，二來也花費太多時間。其實只要利用Excel內建的「資料剖析」功能，就可以快速將儲存格裡的資料，依照需求分割至多個儲存格裡。

▲1.選取想要分割的儲存格，在「資料」索引標籤的「資料工具」類別下，找到「資料剖析」。

▲2.於出現的設定視窗中，選擇「固定寬度」選項，再按「下一步」。

▲3.在「預覽分欄結果」項下，按一下滑鼠叫出箭頭，再拉出想要分割的地方，且不限於只分割為兩欄。

▲4.上步驟都選定完成後，回到工作表就會發現儲存格已經被切割為多個欄目。

15、在單一儲存格中手動換行

當工作表的欄寬是固定時，若輸入太長資料內容，勢必得進行換行，此時就可勾選自動換行功能，依欄寬自動切換為多行，但有時候自動換行的位置不合適時，還是可以自行手動換行，只要利用「Alt」鍵加「Enter」鍵即可完成，操作十分簡單。

▲1.將滑鼠滑標指向想要分行的儲存格資料上，並按下「Alt」鍵加「Enter」鍵。

▲2.此時儲存格裡的資料就會自動換行，且一個儲存格內想要分割多行也沒有問題。

16、使用「智慧標籤」變更儲存格的連續規格

在儲存格中，如果輸入的資料是規律的文字或數字時，就可以利用拖曳滑鼠的方式，快速完成大量公差為1的等差級數，甚至也可以指定公差級數值，這個Excel內建的實用功能也可以稱為「填滿」，讓表格的製作變得更加容易。不過，這個填滿功能不是只提供等差值而已，利用「智慧標籤」可以改變資料的填滿規則。

▲1.利用儲存格填滿的功能，通常會以等差1的數列自動增加，在最後的儲存格旁會出現「智慧標籤」圖示。

▲2.在「智慧標籤」選單裡，若選擇「複製儲存格」，所有儲存格的資料會由等差值變成與第一格相同的內容。

17、自動刪除工作表中的重複資料

利用Excel製作的資料表格，不免會重複鍵入相同的資料，但當表格的資料愈來愈多，要在龐大的表格中，立即找到重複的項目並不容易，且一旦表格須要進行計算時，例如加總、平均、累計等等，重複的資料必會影響計算結果的正確性。因此，以Excel內建的「移除重複」功能，將表格中重複的資料自動刪除，以維護表格的正確定。不過，在進行「移除重複」功能，還可先利用「設定格式化的條件」，在龐大的表格裡，先找到「重複的值」後，再進一步選擇將重複的項目刪除。

▲1.選取比對欄位，在「常用」索引標籤項，找到「設定格式化的條件」，並於「醒目提示儲存格規格」選擇「重複的值」。