Excel 公式函數大全：教你12個必學常用公式與功能教學

聽到公式及函數，或許會讓許多人卻步，但這也是Excel可以簡化運算及資料分析的重要功能，且公式及函數的運用方式，其實已經十分簡化，只要觀念對了，並確實了解公式及函數的意義，自然就可以化繁為簡，輕鬆製作Excel報表。更複雜的計算及資料分析，就可以利用函數來處理，Excel預設了300個以上的函數，不過一般需求使用，只要學會幾個常用的函數就很實用。以下精選12個必學的公式/函數與觀念，可從目錄快速到達想找的答案。除了使用「Σ」的功能鍵及自訂公式進行加總外，Excel提供的函數裡，SUM的功能就是加總，對於加總的範圍較大，又分散在不同區塊時，利用SUM函數進行加總，能夠省時又減少失誤，因為只要跟著視窗的指引，一步步用滑鼠點選，就可以精準的選定加總範圍，且少了自行輸入儲存格會失誤的風險，正確率也較高。此範例為計算12個月中，雙數月所花費的金額，因此必須分別加總6個月的各項花費。步驟1.點選儲存計算結果的儲存格後，在工作表上方，找到代表函數的「ƒx」鍵，於出現的視窗選擇「SUM」。步驟2.在「函數引數」的視窗裡，按下「Number1」後方的紅色箭頭，視窗就會縮小，回到工作表。步驟3.在工作表中，利用滑鼠選擇要加總的儲存格，在按下回到「函數引數」視窗的按鍵。步驟4.如果要加總計算的範圍很分散，就分別在「Number2」、「Number3」⋯等，繼續以步驟2~3的方式選取。步驟5.上步驟都選取完成後，按下「確定」，就會產生加總的結果。步驟6.在步驟1按下的「ƒx」鍵後方，會有函數內容，利用滑鼠點選一下，則會以不同顏色顯示加總位置，以利於除錯比對。 除了SUM函數用於加總外，SUMIF也是用於加總的函數，不過是在指定的範圍內，有條件的加總儲存格的數值，舉例來說，公司平時都有記錄各部門的暫付款支出，但是採用流水帳的方式記錄，若想要查詢在特定期間，每個部門的支出金額，就可以使用SUMIF函數計算。而SUMIF函數代表的公式為：SUMIF(資料範圍,你的條件,要加總的欄位)。步驟1.先在空白的地方建立想要統計的部門，此例為編輯部、企畫部、廣告部，並先將滑鼠點向編輯部要顯示的儲存格。步驟2.找到代表函數的「ƒ x 」鍵， 並於出現的視窗選擇「SUMIF」。步驟3.出現的視窗中，Range要選擇資料範圍，Criteria選擇條件，Sum_range則是加總的欄位。步驟4.因此Range選A1:A10的資料範圍；Criteria選E2，是步驟1建立的部門；Sum_range為C1:C10，為加總的欄位。步驟5.上步驟都選定完成後，按下確定就會回到工作表，在步驟1新增的儲存格，已經出現結果。步驟6.同樣以按下滑鼠左鍵下拉的填滿方式，其他部門的金額也會立即計算出來。在常用的函數中，AVERAGE是用來計算平均值，與用來加總的SUM函數一樣，當具有大量資料需要快速求得計算結果，甚至是不連續資料的計算時，使用AVERAGE函數，跟著指示操作就能輕鬆計算出平均值，此範例就以計算6科考試成績的平均分數。步驟1.點選要顯示計算結果的儲存格，找到代表函數的「ƒx」鍵，並於出現的視窗選擇「AVERAGE」。步驟2.在出現的「函數引數」視窗中，「Number1」利用滑鼠選擇B2:H2，或手動輸入都可以。步驟3.回到工作表畫面時，平均值就已經計算出來了。步驟4.同樣以按下滑鼠左鍵下拉的填滿方式，後面的平均分數也會自動算出。由於加總及平均值的計算，應該算是最常會在工作表中運用到的計算方式，因此除了在「常用」索引標籤的「編輯」項目裡，能看到「Σ」的功能鍵外，展開「Σ」的選單，還會看到「平均值」，也就是說，如果是資料連續的簡單計算，只要按下「平均值」功能鍵，也可以計算出平均值，而不用使用函數，當然，如果要計算的資料位置太過分散，就還是得採用函數處理。步驟1.先選擇要儲存結果的位置，再展開「Σ」的選單，按下「平均值」。步驟2.接著就會自動判斷要計算平均值的資料，確認無誤即可以按下Enter鍵，完成平均值的計算。與數學相關的函數中，ROUND也是經常會使用到的函數，主要是將數字四捨五入至指定位數，例如，若儲存格A1顯示的數值為35.7825，若想要將該數值四捨五入至小數點後兩位，就可使用函數ROUND(A1, 2)進行。而ROUND函數代表的公式為ROUND(number, num_digits)，中文解釋則是ROUND (要執行四捨五入計算的數字,執行四捨五入計算時的位數)。步驟1.點選要顯示計算結果的儲存格， 找到代表函數的「ƒx」鍵， 並於出現的視窗選擇「ROUND」。步驟2.於「函數引數」視窗裡的「Number」選擇要執行四捨五入計算的數字， 此例為H2。步驟3.緊接著就在「Num_digits」後方輸入「2」，代表該數值四捨五入至小數點後兩位， 再按下確定。步驟4.回到工作表中，利用按滑鼠左鍵下拉的填滿方式，就會看到所有數值都提供至小數點後兩位的結果。學了ROUND函數，就可順便再記一個ROUNDUP，顧名思義是由ROUND延伸出來，用意是將數值無條件進位，例如A1的儲存格資料為72.3，利用ROUNDUP函數計算後，就會變成73。而ROUNDUP函數代表的公式為ROUNDUP(number,num_digits)，文字解釋則是ROUNDUP (要執行無條件進位的數字,數字進位的位數)。步驟1.點選要顯示計算結果的儲存格，找到代表函數的「ƒx」鍵，並於出現的視窗選擇「ROUNDUP」。步驟2.接著於「Number」選擇儲存格位置，此例為H2，在「Num_digits」後方輸入「0」，代表將數字進位到整數。在Excel函數中，統計函數也是經常被使用的類別，當中CONUT函數可用來統計資料數量，因為當需要統計的資料相當龐大，並分布在多個工作表時，必須先計算有效資料的數量，再進行計畫性的分析，因此透過CONUT函數就能快速在多個工作表中，計算出有效的資料量，也就是有效數字的儲存格數量。步驟1.隨意點選空白儲存格，找到代表函數的「ƒx」鍵，並於出現的視窗選擇「統計」類別下的「COUNT」。步驟2.於「函數引數」視窗裡的「Value1」下，分別選擇要計算的工作表內容，最後就會得出有效資料的數量。CONUTIF則是用來統計在指定範圍內，有符合條件的資料數量，通常會應用在龐大工作表中的統計，當想要快速找出符合條件限制的資料量有多少時，就可以利用CONUTIF函數。例如想要計算全班的段考成績中，不及格的分數有多少個。而COUNTIF函數代表的公式為COUNTIF (Range, Criteria)，文字解釋則是COUNTIF (要計算的儲存格,條件限制)。步驟1.隨意點選空白儲存格， 接著按下代表函數的「ƒx」鍵，並於出現的視窗選擇「統計」類別下的「COUNTIF」。步驟2.於「函數引數」視窗裡， 先在「Range」下選擇統計的儲存格範圍。步驟3.緊接著就在「Criteria」後方輸入限制的條件，例如此例要找到小於60的數量，就手動輸入<60。步驟4.回到工作表中，在步驟1選定的儲存格上，就會標出統計出來的數量。在Excel提供的邏輯函數裡，IF函數算是十分實用的一個。在IF函數的使用上，是藉由假設是與否的條件，來達到資料分析的結果，當符合設定條件時，則出現「TRUE」的結果，不符合條件時，則出現「FALSE」的結果。而IF函數代表的公式為IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)，文字解釋則是IF (限制的條件,符合條件傳回的結果,不符合條件傳回的結果)。步驟1.點選要顯示結果的儲存格，按下「ƒx」鍵，並於出現的視窗選擇「邏輯」，找到「IF」函數。步驟2.於「函數引數」視窗裡，先在「Logical_test」下設定假設的條件，此例為H2<60。步驟3.接著在「Value_if_true」設定假設條件為「是」時，會出現的結果，此例為不及格。步驟4.下一步在「Value_if_false」設定假設條件為「否」時，會出現的結果，此例為及格。步驟5.上步驟都確定後，回到工作表上，步驟1選定的儲存格上，就會標示出結果。步驟6.利用按滑鼠左鍵下拉的填滿方式，整個表格也會自動出現IF函數獲得的結果。在Excel提供的日期及時間函數裡，EDATE函數是用來計算起始日開始，再經過幾個月後，正確的到期日期，計算的過程中會自動跨年及判斷月份的天數，即使二月有29或28日，也都能夠成功標示。此外，因為EDATE函數是Excel 2007以後才提供，而儲存格中的日期通常會以稱為序列值的連續數字來儲存日期，所以當發現日期出現奇怪的數字時，只要變更日期格式即可。而EDATE函數代表的公式為EDATE (Start_date, Months)，文字解釋則是EDATE (開始日期,之前或之後的月份數)。步驟1.點選要顯示結果的儲存格，按下「ƒx」鍵，並於出現的視窗選擇「日期及時間」，找到「EDATE」函數。步驟2.於「函數引數」視窗裡，先在「Start_date」下選擇開始的日期，此例選擇B2儲存格。步驟3.下一步在「Months」選擇計算的月份，也可直接選擇工作表上的儲存格，再按下確定即可。步驟4.回到工作表中若發現計算出的結果不是日期，於「常用」索引標籤的「數值」項目，下拉「通用格式」選單。步驟5.於出現的選單裡，選擇想要顯示的格式，此以「簡短日期」為例。步驟6.再回到工作表就會發現，已變成日期顯示，且每個月的天數都會自動計算，之後同樣可利用填滿功能將表格完成。在工作表中進行公式及函數的計算，必須先了解「相對位置」與「絕對位置」，由於儲存格的代號是先出現行再出現列，例如A1就是A行的第1個位置，工作表中進行儲存格的填滿時，預設都是相對位置的變化，但有時候在進行計算時，必須要固定行或列的位置，就可以選擇在鎖定的行或列代碼前，加上「$」符號，設定為絕對位置，例如A$1表示1列為絕對位置。步驟1.當設定兩個儲存格相乘時， 若沒有特別指定，行與列預設都是「相對位置」的變化。步驟2.當指定乘數的列為絕對位置時，只要在數字前方加上「$」符號，計算出的答案就已經不同。步驟3.將乘數與被乘數的列都設定為絕對位置，也就是數字前分別加上「$」符號，又獲得不一樣的結果。步驟4.再將乘數與被乘數的行都設為絕對位置，也就是字母前分別加上「$」符號，又是不一樣的結果。公式與函數是Excel裡相當重要的計算與分析功能，簡單的計算利用公式就能快速完成，較複雜的分析就可仰賴函數的運算，而Excel內建了11大類別的函數，包括財務、日期及時間、數學與三角函數、統計⋯等，共超過300個以上的函數，如果對特定函數已經相當熟悉，其實只要輸入函數的首字就可快速搜尋，再配合滑鼠選取計算範圍，很快就能完成計算與分析。步驟1.在要顯示結果的儲存格上，先按下「=」，並輸入函數的第一個字母，就會列出所有函數，點選後還有功能說明。步驟2.上步驟選定函數後，就可以在工作表中，利用滑鼠選擇要計算的範圍。

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