10 倍放大鏡檢視 HP 印表機租賃利益

佳瑪進口精品生活館藉由 HP 完成印表機世代轉型。

「我們選擇 HP LaserJet Pro 400 印表機 M401n 最主要的原因，是 HP 公司確定租賃方案提供原廠碳粉。我們印表機的主要用途是列印統一發票，而 HP 原廠碳粉可以保證印出的品質文字清晰、影像鮮明。發票對我們而言是公司開出去的憑證，我們希望能避免任何爭議。」

- 張人傑，佳瑪進口精品生活館資訊部副理

通常我們不希望別人用放大鏡來檢視一件事，但在佳瑪進口精品生活館的 HP 印表機租賃專案上，資訊部副理張人傑有信心大家可以用放大鏡來檢視 — 而且是 10 倍放大鏡。

理由非常明顯。佳瑪所採用的 HP 經銷商代管印表機租賃服務，可以根據需求選擇最適合其應用環境和成本效益的印表機，價格低廉，提供 HP 原廠碳粉，由 HP 印表機經銷商負責安裝、設定、日常維護及故障排除，完全不需要公司的 IT 人員渉入，而且 HP 經銷商透過 HP 印表機雲端管理系統，每個月可以提供每台租賃印表機的列印狀況，隨時為佳碼補充耗材。這些特色，讓佳碼獲得的效益多達 10 項以上 — 涵蓋了成本、管理、維護、工作效率、未來彈性及綠色環保等層面，輕鬆完成了從點陣式印表機轉型為黑白雷射印表機的世代轉換任務。

從資訊設備簡單化降低成本，爭取更高營業利潤

佳瑪進口精品生活館銷售的商品種類高達萬種以上，如彩妝保養、美材小物、飾品配件、皮件、玩具禮品、生活百貨、居家佈置、休閒食品、新潮文具、貼身衣物等。近來更結合國際知名專櫃品牌，走向複合式賣場的經營模式。

身處於競爭激烈、銷售毛利不高的百貨零售產業，佳瑪無時無刻不在設法降低二大成本項目：進貨成本及資訊設備支出。

進貨成本的壓低，以擴展店面、增加進貨量為主要手段，其過程較為緩慢。而資訊設備的費用，除了伺服器、網路、前端 POS (銷售點) 管理系統、盤點機、個人電腦為大宗之外，原來將近一百台的點陣式印表機，也是日常佔用資訊部門人力與設備維護成本的重要熱點之一。

例如，為預防突發狀況，過去一個店面除使用兩台點陣式印表機，方便分別套印公司不同尺寸格式的進貨單驗收單等單據以及統一發票之外，還會多備用一台，以便使用中的機器故障送修時即時遞補，維持門市的列印作業。這不僅增加設備成本，且日常上線使用中的任一台發生故障時通常是在一段時間之後，而當初同批採購但置放倉庫備用的第三台點陣印表機，也因存放同樣年限變成舊品，故障率也自然增加了。

此外，使用不同型號的點陣印表機時，還需要透過程式調整單據、統一發票的間距和格式等，其間需要處理的狀況頗多，像這種無形成本是佳瑪一直想要控制和節省的。

2015 年底，HP 業務代表到訪與印表機租賃方案的介紹，提供了新的思維與解決途徑。方向之一是統一採用一般 A4 尺寸的紙張，既可以符合財政部規範的發票格式，又能統一所有單據和發票的列印設備需求。方向之二，儘管噴墨印表機較為便宜，但門市並不需要彩色列印表單，而且特殊墨水因印出後可以被修改，不符某些法令的規定，碳粉列印比較不會糊掉，也不易被修改，因此決定改用黑白雷射印表機。

HP 印表機租方案提供原廠碳粉，不傷機器

「我們選擇 HP LaserJet Pro 400 印表機 M401n 最主要的原因，是 HP 公司確定租賃方案提供原廠碳粉，」張人傑強調。「我們印表機的主要用途是列印統一發票，而 HP 原廠碳粉可以保證印出的品質文字清晰、影像鮮明。發票對我們而言是公司開出去的憑證，我們希望能避免任何爭議。」

這項需求起源於使用非原廠碳粉的不佳經驗。首先在評估雷射印表機的方案時，曾試用過所謂的環保或副廠碳粉，結果發現副廠及環保碳粉列印出來的文字較容易模糊。另外，佳瑪公司之前曾自行採用高價位的雷射印表機，但在使用價格便宜三百元的填充式碳粉之後，導致感光鼓上全是碳粉，而且無法移除，只好花費上萬元成本更換感光鼓，非常不符合成本效益。

有了使用副廠碳粉對印表機造成損耗的經驗下，當 HP 經銷商上伊美公司表示印表機合約提供原廠碳粉後，佳瑪即決定和 HP 簽下印表機租賃合約。

經過詳細的規劃需求，上伊美公司以一天的時間，即完成 20 台 HP LaserJet Pro 400 印表機的安裝。世代轉換的結果，成效顯著，至少為佳瑪帶來了十大效益：

減少列印設備並降低成本：租賃 20 台 HP 雷射印表機取代上百台點陣式印表機。原因在於門市同時需要打訂單及印發票，而點陣式印表機有格式上的限制，所以一間門市會有兩三台個人電腦 (PC) 接上數台點陣式印表機。如今，數台 PC 只需要連結一台可印 A4 尺寸表單的雷射印表機，大幅減少所需印表機的數量。

減少 50% 以上的列印紙張費用：點陣式印表機的表單是客製化設計印刷的，這些特殊紙材放久或是受潮，油墨容易模糊或退色消失；同時，這些紙材每個月門市就需支出近一萬元台幣，現在使用一般的 A4 紙不但更容易使用，平均每間店每個月也減少了將近 5,000 – 6,000 元的成本。

免除硬體維護成本：設備故障檢測是無形成本。點陣式印表機只要故障，每一次維修費都高達 5,000 – 6,000 元。佳瑪曾計算過點陣式印表機的產品生命週期，從購入、使用到淘汰期間，每一台幾乎要維修三到四次，以三次計算，維修費用相當於購買新機的費用。同時，受限於列印格式的問題，就算故障也不能輕易更換，若只更動其中一台機器的程式，其他設備將無法支援此印表機的格式，這正就是點陣式最大的麻煩。現在，這些問題都不存在了。

資訊人員不再需要煩惱印表機的每件事

印表機維護人力完全外部化：過去佳瑪花很多心力在維護點陣式印表機。印表機故障時，總公司的資訊人員要先自行檢測，檢測不出問題，就寄回原廠維修，廠商僅維修由佳瑪使用者告知的問題，但寄送回來後可能其他零件又異常或衍生其他問題，廠商並不會再有後續的維修處理。

此外，過去印表機故障時門市人員不一定會報修，而是能印就印，等資訊人員到達店面，就一次報告所有的問題。因為檢測及送修過程繁冗，不管是資訊人員在現場維修或寄回送修，皆需耗費不少時間和金錢。現在維護人力完全外部化，如果 HP 雷射印表機有任何問題，可直接由門市人員連絡 HP 廠商或是經銷商負責維修，經銷商在送修期間也會提供同機型的備用機，佳瑪的資訊人員再也不需費心處理印表機的問題。

享有更便捷的即時維修：佳瑪的部分門市離總公司有一段距離，例如資訊人員從總公司到新竹竹南門市的交通費來回大約 1,500 元，現在只需要通知 HP 經銷商至現場看狀況、直接更換碳粉、或自行購買耗材，就可以解決列印問題，省下不少的交通和人力成本。

輕鬆實踐環保要求：之前佳瑪也有少數雷射印表機，但印量不高，因此耗材廠商不可能為了一兩個碳粉匣特地來回收，廢棄的碳粉匣堆放在門市佔空間，直接丟掉不環保，若全部從分店集中到總公司來，又耗費時間人力，也會產生額外的成本。現在由 HP 經銷商主動到門市回收碳粉匣，對佳瑪來說既便利又環保。

同時提升工作效能及管控能力

提升工作的便利性和效率：點陣式印表機的格式套印限制較多，但佳瑪不同表單的印量都很大，為省下更換紙張的時間和麻煩，三張表單的列印就可能至少要準備三台點陣式印表機。如今全部改用 A4 尺寸的紙張，只需選擇不同表單的套印格式就可以在同一台雷射印表機印出，提升了員工的工作便利性和效率。

設備可彈性升級：點陣式的好處是可連續列印，壞處是如果更換點陣式印表機的機型或不同格式時，原本設定好的格式、間距就會跑掉，需要重新調整。現在使用 HP 雷射印表機，就算未來機器損毀，只要更換類似的機型，而不用擔心需要重格式和間距，誤差不到 0.1cm。

提高設備使用可見度：因為 20 台 HP 印表機都已註冊連線 HP 印表機的雲端管理系統，HP 經銷商可以直接看到印表機的使用狀況，例如門市碳粉匣快用完需要補充，或是年節交易量大需要更多列印耗材，經銷商都能預先準備好備品。

增加管控能力，提升服務品質：現在主管可以清楚看到 20 台印表機列印的張數，依此去稽核各門市列印的方式，門市人員也因此更注意執行正確的發票開立步驟，而不會像之前產出很多不必要的廢紙，這是佳瑪租賃 HP 印表機並集中管理之後所獲得的額外效益。

佳瑪過去也使用列印紙張無限提供的方案，但無從得知門市人員的使用習慣或是否列印其他資料。而現在的 HP 印表機租賃方案雖然也無限供應碳粉和列印紙張，但印表機已和 HP 經銷商的印表機管理系統連線，可以隨時了解門市的列印狀況。例如，當門市在本月列印 500 張「發票」，但消耗的「紙張」超出這個範圍太多，甚至高達 1000 張，就可以向門市人員了解超出的張數是否用在他處。如果是因為頻繁的作廢及重開發票，主管可藉此改善門市人員列印發票的訓練，以提升其效率和服務品質。

「我們展店速度沒有那麼快，因此後援支援人員少，前端人員佔大多數，為降低資訊成本，我們希望靠資訊化，包括設備的一致性、簡單化等，來統一及提升工作人員的服務素質，」張人傑表示。「這次選擇 HP 經銷商代管印表機租賃服務，減少了設備、維護和耗材成本，對我們來說是一個非常高效的經驗。」

現在，佳瑪已能取得每個月所有 HP 印表機的總印量和成本分析，並且能進一步思考如何調整每月的固定合約印量。對於邁向多元品牌、複合式營運的佳瑪，HP 印表機租賃服務將會是公司業績成長、成本控制、提升利潤的重要基石之一。