你所沒注意到的，商務用 OneDrive 管理功能怎麼用？

現在每個人應該多少都擁有一兩個以上的雲端硬碟，當然對於 OneDrive 也不陌生。不過，「商務用 OneDrive」你可能就不是那麼熟悉了。「商務用 OneDrive」顧名思義當然是針對企業用戶所推出的服務，包含在 Office 365 商務版的服務之下。

不過，為什麼企業需要商務用雲端硬碟空間？商務用 OneDrive 又跟個人用 OneDrive 有什麼不同呢？

首先讓我們來回想一下，現代企業的檔案管理方式有多不方便。如果你將公司的檔案儲存在公司的內網伺服器裡面，那麼當你在外面臨時需要檔案的時候，只能夠拜託同事幫你從公司網路上把檔案抓出來，再用 Email 郵寄給你。

當然，上面說的狀況現在已經不再是問題了，很多人都習慣把需要的檔案放在自己的雲端空間上，需要的時候隨時存取，不需要為了不在辦公室而煩惱。

OneDrive 雲端空間是什麼？

OneDrive 應該大家都很熟悉了，不管你有沒有 Office 365，OneDrive 現在已經內建在 Windows 10 的各種版本裡，或是就算你沒有新版的 Windows，甚至你只有 Android 手機，你也可以免費申請 OneDrive 雲端空間。你可以將檔案放在雲端，然後與其它人分享、或是只供自己在外面的時候隨時存取檔案。而且不限於 Windows 系統，在行動裝置上也有對應的 App 可以使用。

OneDrive 有很多的競爭對手，像是 Google Drive、Dropbox，大家在雲端空間提供的服務基本上差不多。你可以在上面儲存各種類型的檔案，然後隨時隨地都可以繼續作業。舉例來說，你今天到客戶的公司提案，你可以在客戶所在地利用 Word、PowerPoint 進行溝通，並且隨時把要點記錄下來，選擇儲存在 OneDrive 上。之後你回到公司，只要從公司的電腦打開 OneDrive 這個檔案就可以繼續工作，而不需要在筆電端尋找檔案傳輸到公司的電腦上。

OneDrive 已經很好用，為什麼需要「商務用 OneDrive」？

雲端空間對於行動工作者來說，實在是一個很棒的發明，它讓工作者不用被公司的內部網路綁死，就算在外頭行動也隨時可以找到自己需要的重要檔案。但是這些功能僅是針對個人所設計，對於公司的團隊協同工作來說，OneDrive 的功能還是不夠，此外，從公司的角度來看，公司的文件流落在私人雲端空間上，其實會是文件管理的一大死角。

因此，除了與 OneDrive 的跨平台、跨裝置可以隨時存取雲端空間檔案的功能一樣之外，商務用 OneDrive 主要的特色有以下三點：

團隊可即時進行協同工作、確保檔案版本最新：如果檔案需要團隊多人協助的話，那麼你隨時可以拉進同事，大家一起在上面修改檔案。更重要的是，由於修改的是同一份檔案，你不用擔心會有檔案因為傳來傳去，導致有文件內容版本不一的困擾。

支援Office眾多功能，不用另外轉換檔案：你可以即時利用 Office Word、PowerPoint 或是其它編輯器來編輯檔案，除此之外，你也可以在 Office Online 網頁上與同事進行討論，或是在 Office 365 Delve 上看到更多他人分享的內容。

內建安全以及稽核機制，管理者可確保檔案安全：管理者可以透過安全規則來控制企業內部員工可以分享的權限，也可以追蹤使用者進行過檔案的哪些動作，還會有稽核報告。

▲從上圖可以發現，在價格部分消費者只需花費台幣 160 元即可獲得 1TB 的儲存與共用空間再加上容量達 50GB 的信箱，除此之外還能享有 HD 視訊會議及 Office online 服務，平心而論，微軟提供給中小企業的這個方案算是經濟實惠！

在我的電腦端如何設定商務用 OneDrive？

對於一般員工來說，或許會想，我本來就已經在我的電腦裡安裝了 OneDrive，那現在又跑出來一個商務用 OneDrive，這樣我個人與公司之間的檔案管理會不會很混亂？或是在使用上反而造成更多困擾？

為了解答這個問題，我們就實際來操作一下：「假設你已經在電腦中安裝好 OneDrive，該如何新增公司的商務用 OneDrive」。其實實際操作起來並不複雜，也不會造成你的混淆。

1. 在商務用 OneDrive 的圖示上按下滑鼠右鍵，選擇設定。

2. 在開啟的視窗中選擇「帳戶」頁籤，然後點選「新增帳戶」。

3. 接下來輸入你的商務用 OneDrive 帳號，之後會繼續要你輸入帳號以及密碼來進行認證。

4. 認證通過之後，會在你的本機端新建立一個同步資料夾（與原本的個人用 OneDrive 同步資料夾位置不同）。

5. 而你也可以看到在常駐列上，會有兩個 OneDrive 的雲端圖示，公司用的會以「OneDrive - (公司名稱)」來當資料夾名稱，如範例中的 OneDrive - Techbang 資料夾。

在我的手機端怎麼設定商務用 OneDrive？

在手機端設定商務用 OneDrive 的步驟其實也大同小異，在這裡我們以 Android 系統為例，簡單的示範一下。

1. 在行動版的個人資訊頁面，選擇「新增商務用 OneDrive」。

2. 一樣輸入商務用 OneDrive 的帳號密碼。

3. 通過認證後，在列表最下方會多出一個商務用 OneDrive 的帳號。

4. 點選了商務用 OneDrive 的帳號後，會切換成如下圖這樣，你可以在上面檢視自己最近在企業的雲端空間進行的活動。

5. 點選「最近」這個選項之後就會出現以下這個介面。為了方便你辨識現在所檢視的空間是私人的還是公司的，在介面最上方會顯示你雲端的來源。

把檔案儲存在商務用 OneDrive，跟儲存在 Office 365 SharePoint 小組網站有什麼不同？

如果你是比較熟悉商務用 Office 的使用者，或許你會產生像標題這樣的疑問，Office 365 提供了不同的儲存方式，那使用者要在什麼情況下？選擇什麼樣的方法？將檔案儲存在什麼地方呢？

Office 365 SharePoint 小組網站，主要是用來處理那些經常需要與他人共用檔案、共同作業的使用者、專案群組或部門。SharePoint 網站適合用來儲存具分享所有權的檔案，方便數名人員或整支小組取得檔案並進行共同作業。至於 OneDrive 則是針對偶爾需要共用檔案的人所設計，主要的功能還是用來儲存你個人工作用的檔案。

（圖片來源：Office 365 官網）

免安裝應用程式，只要有瀏覽器就能用 OneDrive 與同事協同工作！

不同的人對於工作有不同需求，有些人喜歡在 PC 上工作，有些人想透過手機或平板快速處理掉一些工作事項。不過，為了讓使用者在不同的環境、不同的狀況下都能夠無障礙的溝通、協同工作，OneDrive 本身就有提供 Web 版的介面讓使用者無論處在什麼環境下都可以操作。而到了商務用 OneDrive，原本的功能一樣保有，但針對團隊工作則提供更多協同工作的優勢。

透過商務用 OneDrive 與團隊進行協同工作，也可以利用瀏覽器開啟預覽文件，有必要時也可以直接在線上編輯文件，或是選擇用 Office 2016 來編輯都可以，視工作者的使用習慣以及公司購買的 Office 365 商務版本而定。

團隊工作者可以在商務用 OneDrive 上針對同一份文件進行協同編輯的工作、並且可以在裡頭進行溝通對話，藉此知曉團隊成員目前正在編輯哪一個段落。上述這些動作都只需透過瀏覽器即可完成。以下我們就簡單示範團隊協作編輯文件的流程。

1. 現在假設員工「張大明」要開啟自己放在商務用 OneDrive 的一個文件檔案，直接在這個檔案上面點兩下就可以開啟。

2. 開啟檔案之後，顯示的頁面只是讓你可以快速預覽文件內容，如果是要編輯的話，必須點選上方的「編輯文件」功能，你可以選擇使用 Word（實際的應用程式）來編輯，或透過瀏覽器開啟 Word Online 進行線上編輯。

3. 進入編輯之後，接下來在視窗右上角有一個名為「共用」的選項，點選之後會跳出共用的視窗，在空格處可以直接輸入要進行共同編輯的同事姓名，即可開始與對方一起編輯。當然，前提是輸入的名字有登記在公司的 Office 365 帳號中。

4. 在下面的範例中，我們輸入了同事的名字，下方就會自動搜尋其公司帳號，找到這位同事，點選之後按下「共用」就可以與他共用編輯這份文件了。

5. 這個時候，對方的 Outlook 就會收到如下方這封郵件，點選之後就可以開始共同編輯該份文件。

6. 與之前一樣，對方點選了郵件上的文件連結之後，會先開啟瀏覽器進行預覽，同樣必須要點選「編輯文件」才能進行共同編輯。

7. 在 Word Online 上會清楚標示出不同顏色的標籤，不但讓你知道有多少人在編輯這份文件，還可以看到他們目前正在編輯哪一個段落。

8. 在進行協同編輯時，最重要的當然是溝通的過程，而 Word Online 在這一點做的也不錯，你不需要跳出瀏覽器去開啟其它的即時通訊工具，可以直接在瀏覽器裡啟動「聊天」的功能，就能夠與其它一同編輯這份文件的人員即時交流溝通。

9. 如下圖，你可以在右側的聊天視窗中，輸入要跟團隊其他成員溝通的事項。

10. 當收到來自團隊成員的訊息時，右上角會跳出一個通知視窗，除了顯示訊息內容外，也提醒你打開聊天功能進行回覆。

海量文件管理，透過關鍵字就可找到

除了在協同工作上很方便之外，當我們把所有的檔案都放到商務用 OneDrive 之後，無論是管理效率，或是檔案的版本控管都顯得更為便利。

商務用 OneDrive 內建有良好的檔案搜尋管理功能，因此當你需要尋找特定的檔案時，可以直接利用搜尋的方式，輸入關鍵字來查找檔案，不需要土法煉鋼逐個資料夾進行尋找。而且，如果你找的是文件的話，透過關鍵字可以搜尋的不僅只有檔案名稱，包括文件的內容也可以一併搜尋。

1. 在左上角的搜尋欄位輸入關鍵字即可搜尋檔案。

2. 你可以注意到，雖然我們輸入「美國」為關鍵字，不過搜尋結果的檔名不一定含有「美國」，原因是系統會做全文檢索，如同網際網路的搜尋引擎般，一併搜尋內容中包含該關鍵字的文件。

檔案版本隨時監控、復原，對付勒索軟體的好方案

除了上述這些便利性之外，此外檔案儲存在商務用 OneDrive 上還有一個好處，就是他會記錄你該檔案每一次的修改時間，變成檔案的不同版本。舉例來說，你有一份寫了很久的報告，不斷的修修改改，結果昨天這份報告修改方向錯誤，之後寫的東西全部都不能用，這時你不需要重頭改起，而可以透過檢視版本的功能，將檔案恢復到修改之前的狀態。

檢視版本功能還有一額外的好處，那就是如果你不幸遇到勒索軟體，把你一些重要檔案都加密的話，你也可以透過這種方式把檔案恢復到加密之前的版本。不過因為勒索軟體百百種，商務用 OneDrive 也不能保證百分之百有用，但多了一項救援檔案的方式也是多一分保障。

1. 開啟商務用 OneDrive 之後，可以看到檔案清單右側都有標註「修改時間」。

2. 點選修改時間，就會出現「版本歷程記錄」的選項。

3. 從這裡選擇欲恢復的版本時間，把檔案恢復回來。

連結不外流，兼顧資料不落地的安全性

近年來企業雲端應用越來越頻繁，很多應用程式以及檔案都儲存在雲端，因此企業也開始考慮到「資料不落地」的相關問題，不管是雲端的程式、資料的控管以及安全性，都該考慮到如何因應雲端的變化，達到跟以往相同的安全性。

比方說，現在將資料放到商務用 OneDrive 空間，如果任何人都可以透過分享的方式，來分享公司內部的雲端檔案，這勢必對公司文件安全控管造成很大的問題。

因此，在商務用 OneDrive 上其實是將這些檔案連結預設為無法分享給公司外部人員。不過，因為不同的公司對於資安當然有不同的政策，因此管理者當然可以依照自家公司政策來控管這些資料的安全性。

1. 管理者可以在登入系統管理員之後，點選左側的「管理中心」，選擇底下的「SharePoint」，關於商務用 OneDrive 的共用權限要在此處進行設定。

2. 接下來點選視窗左方的「共用」選項，右方就能看到與共用相關的所有設定。包括允不允許組織外部共用檔案，或是如果允許外部人員共用的話，在什麼情況下才可以共用的規則，管理員都可以在這裡設定。

3. 我們勾選設定為「不允許與組織外部共用」。

4. 當組織內部員工在邀請人員共用時，輸入了一個非公司網域郵件的信箱，下方就會出現「貴組織的原則不允許你與這些使用者共用...」的警示訊息，禁止與非公司成員共用。

自動產生報表，輕鬆管理公司的商務用 OneDrive 使用量

對於公司的管理人員來說，還須考量到管理雲端空間使用量的問題。雖然依照商務版方案的不同，每個員工可能擁有 1TB 或是 5TB 的空間，照理來說應該很夠用了，不過站在企業的角度，還是應該要進行管理與檢視。

透過系統管理員裡的「報告」/「使用情況」選項，可以讓我們針對企業對 Office 365 個別服務的使用狀況。我們可以在這裡檢視公司裡頭所有商務用 OneDrive 帳戶已使用的儲存空間，也可以進行深入分析，瞭解不同帳戶使用商務用 OneDrive 的趨勢、使用者與多少個檔案進行互動，以及他已經使用的儲存空間，做為管理員的參考。

1. 進入系統管理員的「報告」/「使用情況」。

2. 可以看到各個不同產品的使用報表。

3. 這是選擇商務用 OneDrive 活動報表的檢視狀況，可以依照時間來了解前 7 天、前 30 天、前 90 天或是前 180 天的趨勢。每份報告具有報告產生當時的日期。報告通常會反映出 24 至 48 小時的延遲 (自活動時間起算)

4. 在「檔案」檢視模式下會顯示所有網站上的檔案總數，以及使用中檔案的數量。

5. 在下方的「詳細資料」欄位中可以檢視的資訊很多，你也可以自行篩選要顯示的資訊，以下是管理者應該最會常用到的：

[使用者名稱] 商務用OneDrive 帳戶。
[上次活動日期 (UTC)] 是使用者最近一次對商務用OneDrive 帳戶執行檔案活動的日期。沒有檔案活動的商務用OneDrive 帳戶會以空白值顯示。
[已檢視或編輯的檔案] 使用者檢視或編輯過的檔案數量。
[已同步處理過的檔案] 使用者同步處理過的檔案數量。
[內部共用的檔案] 使用者內部共用的檔案數量。
[外部共用的檔案] 使用者外部共用的檔案數量。

除此之外，如果你需要跟其它人報告或是進一步用其它工具分析商務用 OneDrive 的使用狀況，也可以把數據匯出成 CSV 的格式，再用相對應的軟體來開啟。

當雲端取代了 C 槽或公司內部硬碟，你更該「公」、「私」分明

邁入 BYOD 的時代，我們不再只是單純坐在辦公室裡接電話處理業務，而是拿著手機跨區域到處穿梭。因此將資料放在雲端上，隨時可以取用，已經是必然的工作趨勢。問題是要用哪一種「雲」，各家公司都有不同的考量。

現階段免費的雲端空間到處都是，其實就算是免費版的 OneDrive，空間大小可能也夠用了。因此很多公司為了省錢或是方便行事，就讓員工使用自己的雲端硬碟來替代付費版本。當然這樣的作法也不能夠說不對，依照每間公司的性質以及特性不同，或許老闆會覺得這樣做也沒什麼關係。

不過，企業的資料安全性還是必須慎重看待。假如企業要建立公、私分明的雲端方案，有足夠人力及預算的，可以透過自建的方式來達成。如果不想要為了這件事去雇用專業的 IT 人員，或是公司規模較小，也無力負擔人力以及建置成本的話，那麼採用商務用 OneDrive，不但使用上簡單直覺，更重要的是公司機密資料也不會那麼輕易被有心人士端走，通盤考量下確實是不錯的選擇。