SharePoint Server 2016 整合安全、行動新趨勢，企業工作流程更順暢

SharePoint 原先作為 Windows Server 的免費附加軟體，作為企業內部小組成員協作與檔案管理之用，到後來獨立成為 1 套伺服器軟體，並不斷因應時代變化與工作需求逐漸完善功能。其中 2007 版將於今年 10 月 10 日終止延伸支援，何不妨趁此機會升級至 2016 最新版或 SharePoint Online。

SharePoint 協助小組工作流程

許多人從 2007 版開始認識 SharePoint 軟體，微軟也在此版確立該軟體的功能定位，主要替企業承攬內部網站的服務工作。除了以檔案工作為中心而開發出的版本控制、內容管理，並整合行事曆、Outlook 等功能之外，也提供網頁設計、個人網站、資料搜尋、群組安全性、單一登入等企業需求。

當年作為大 Office 平台之下的軟體功能之一，免不了整合 Word、PowerPoint、Excel 等大家熟知的辦公室軟體文件存取功能，其中也包含 InfoPath 表單簽核流程。更進一步囊括 Excel Service，使用網頁即可存取 Excel 表單檔案，讓表單資料分享檢視更為便利。

雖然 SharePoint Server 2007 有這麼多改善工作流程與協作的功能，時至今日卻也有些不足，譬如檔案內容安全性與行動裝置作業需求等。此版將於今年 10 月 10 日正式終止延伸服務，微軟不再提供技術支援、臭蟲修復、安全性更新等，容易成為惡意攻擊的目標，建議升級至更新的版本，首推當然就是 SharePoint Server 2016或可以選擇不需建置的雲端版本 SharePoint Online。

▲SharePoint Server 2007 將於今年 10 月 10 日終止延伸服務，管理者應儘早評估升級轉換事宜。

2016 強化基礎佈署、安全管理、使用者體驗

在這 10 年之間，無論是工作流程或是科技趨勢均出現重大變化，最突出的當然就是行動裝置的崛起和雲端服務應用，再者就是資訊管理方式的改變和大數據資料量，資訊安全防護也是重要的環節之一。SharePoint Server 2016與 SharePoint Online 分別對這幾個面向，提出不同的解決方式，部分為功能強化，更導入新功能幫助工作流程順暢和防呆安全提醒。

首先就是一開始的系統建置部分，於伺服器陣列當中佈署 SharePoint 伺服器時，安裝程式預先定義數種功能角色，包含前端、應用程式、搜尋伺服器等，自動選擇必要程式與相關設定，避免不需要的功能耗損硬體資源，從而讓伺服器角色模組化，方便後續管理維護。可大可小的佈署彈性，也可以把 SharePoint 安裝至單一伺服器。

▲安裝 SharePoint Server 2016 過程可指定伺服器角色，以便將硬體效能最大化。

透過 HA 高可用性伺服器叢集的架設，現在也能夠達到不停機、不中斷 SharePoint 服務，保持軟體在最新狀態。同時因應近年資料量的爆炸性成長，新版數量限制大幅解放，SharePoint Server 2016 索引項目提升至 5 億個，單一資料庫檔案上限放寬至 4TB，就連一般使用者使用網頁檢視 5000 筆以上檔案資訊也沒有問題。

▲因應檔案數量和體積逐年成長，放寬相關數量限制與提升處理能力。

政策遵循技術保護機密不外露

談到保護機密資料，許多人首先想到的應該是檔案資料的完整性與加密技術，避免資料因操作失當等原因而損毀，其後衍伸出版本管理、權限管理等因應多人協作環境而增加的功能。再搭配資料不落地政策，對檔案加上使用方式與時間限制，譬如 1 份公告文件僅能線上檢視，無法下載或是列印，並於公告時間後自動關閉閱讀權限。

▲針對單一檔案限制其用途，還可以加上時間限制。

SharePoint Server 2016 更進一步引進原來在 SharePoint Online 才有的 DLP 資料外洩防護技術，針對進入資料庫的檔案進行掃描辨識，提出相對應的警示說明避免人員操作失當。假設公司員工上傳了 1 份包含個人身分辨識（如身分證字號）的文件給群組分享，DLP 技術可自動警示並將文件鎖定只允許該上傳者使用。相關政策皆可經由網頁管理介面選擇並套用，並輸出視覺化報表予管理者查閱。

▲DLP 政策管理內建世界多國隱私以及企業安全範本。

▲視覺化 DLP 政策報表。

▲針對符合 DLP 政策的檔案，主動做出警示提醒相關人員注意。

現代化工作流程，加強跨裝置功能

受惠 Office 365 線上使用者的意見回饋，以及使用趨勢的改變，SharePoint Server 2016 彙整眾多對使用者友善的功能。網頁介面改採平面化設計，突顯重要檔案資訊，利用如操作 Office 軟體般的邏輯製作網頁內容，並支援整合微軟旗下產品資源（如 Bing 地圖）。搜尋功能支援自訂關鍵字字典分類，並能夠索引 SharePoint 以外的檔案。

▲依照自家 Office 軟體邏輯，網頁設計拖拉貼上物件即可完成。

▲能夠輕鬆整合外部資源。

▲支援自訂字典分類。

預覽功能支援 Office 系列檔案以及 PDF，可以先行觀察內部資料而不需開啟整份檔案。檔案編輯功能支援多人線上同時協作，包含歷史歷程記錄與資料夾擁有者動態資訊功能；同時具備 PowerPivot 自動報表建置，並以 PowerView 直接在網頁上顯示統計資訊。網頁介面支援拖曳方式整批上傳，更進一步整合 OneDrive for Business Sync Client，在 Windows 檔案總管介面進行檔案增刪或是移動作業。

▲不必下載整份文件，利用預覽功能先行窺視內部資料。

▲保留多人編輯檔案的歷程記錄，以及顯示擁有者動態。

▲利用 OneDrive for Business 整合 Windows 檔案總管介面與 SharePoint 資料庫。

行動裝置超高的普及率與性能提升，也可做為行動辦公室的載具之一，SharePoint已支援響應式網頁，依據螢幕視窗自動排版方便使用。網頁功能支援各大品牌瀏覽器，包含微軟自身的 Edge、IE 10、IE 11，或是 Google Chrome、Mozilla Firefox、Apple Safari，Android、iOS、Windows 行動平台甚至額外推出專用應用程式。

▲SharePoint Server 2016 網頁瀏覽器相容性，可在網頁當中編輯檔案。

▲行動平台額外推出專門應用程式。

在企業應用中，SharePoint Server 能滿足企業內部文件管理、分享、協同作業與網站的需求，但企業文件仍需要與外部組織、使用者進行交換，最常用的方法，就是郵件與 FTP，但郵件會遇到檔案大小的問題，FTP 又難以控管，而兩者都缺少文件管理機制；使用 SharePoint Server 可達此目的，但對 IT 來說，必須規劃更嚴謹的部署架構、帳號管理與安全性控管，若不想將內網的 SharePoint 暴露在網際網路上，可能會考量在 DMZ 區再架設一套 SharePoint Server，無疑增加了管理上的負擔。SharePoint Server 2016 源自 SharePoint Online，因此，企業可以把對外的服務需求，透過 SharePoint Online 打造合作夥伴或客戶入口網站，讓組織外的客戶、夥伴使用自有的 Office 365 帳號或 Microsoft 帳號登入即可，如此 IT 不需要再架設 SharePoint Server，也不用管理帳號，在短短五分鐘，就可以完成企業間的檔案交換；所有的資安動作、考量與管理，SharePoint Server 2016有的，SharePoint Online 也都具備。

微軟也沒有忘記整合自家雲端加速應用，先前提到整合 OneDrive for Business，但還有 Office Graphic、Office Delve 藉由機器學習功能自動整合相關資訊，以資訊圖表方式顯示使用者與檔案之間的相關聯性，當然別忘了還有企業社交 Yammer 功能。Office 365 想當然耳也在整合範圍之內，公司與體制外的合作夥伴之間的檔案協作，則可利用 Extranet 功能達成。

文章的結尾依然要提醒資訊管理人員，微軟將於今年 10 月 10 日停止多項軟體的延伸支援，包含本文所提及的 SharePoint Server 2007，應盡早作出評估並建立升級計畫，避免倉促行事造成工作停擺，甚至導致資料一去不復返的憾事。