調班、請假，排個班表就用去你一天的時間？教你如何利用簡單工具輕鬆搞定員工排班

如果你是主管，尤其是現場部門的主管，要妥善調度同事的班表，其實是件非常頭痛的事。當疏忽了某些細節、把不該排的人安插到不該排的班，很有可能會引起同事的誤會，一不小心可能就讓辦公場所變成火爆現場。

對許多行業像是餐飲業、旅館、零售店或製造業來說，有很多員工都是所謂的「無桌工作者」，比如速食店店員、零售店的櫃臺、賣場服務人員、製造業的工廠作業員等等，這些人的工作時間大多都是靠排班來規劃，而且排班表的呈現方式都是一個蘿蔔一個坑：今天某人申請休假，就一定要有另一個人來替補，一旦在排班上疏忽了，勢必會讓生產線少了一個人力進而影響到整個流程，這意味著其他同事得付出更多的勞力來填補這個人力的空缺。

可想而知，部門主管或是 HR 往往都很辛苦，不但要每天為員工的請假、排班傷透腦筋，還要考慮到勞工工時的法規、甚至牽涉到個人薪資計算的問題…所有的問題環環相扣，讓排班這項工作簡直就像是在解魔術方塊一樣複雜。

當然，科技化一點的組織可能會想到利用 Excel 來排班，但這充其量只是把 Excel 當作課程表來使用，如果某一個員工要調班或請假，還是需要 HR 去協調並手動在 Excel 表上進行修改搬移，並不會因為已經在電腦上登記了而少傷一點腦筋。

▲透過 Excel 排班的範例。

Microsoft StaffHub：最簡單直覺的排班工具

我們不妨想像一下，假設你是一名賣場的服務人員，後天臨時有事，所以你想要跟另一名當天沒排班的同事調班。在正常的情況下流程應該是：先找到這位同事詢問他後天有沒有安排別的事，如果他沒空的話那又得詢問其他同事，只為了找出當天能和你調班的人。OK！好不容易你終於找到肯和你調班的同事了，這個時候你得再跑去找主管，向他說明你有事情需要調班，主管同意之後會再拿出紙本的班表，在上面塗塗抹抹把班表修改過來。

我們以上述這個調班的過程為例，分析一下排班的時候需要哪些元素。

需要與同事溝通
跟主管「喬」班表
必要的時候，可能還要告訴主管某些工作需要交接、注意的相關資訊

在 Office 365 企業版（Office 365 企業版 K1、企業版 E1、E3、E5）裡，有一個比較「低調」但非常簡單實用的成員叫做「StaffHub」，它其實就是專門針對無桌工作者的排班所設計的解決方案。StaffHub 主要可以為無桌工作者所屬的單位組織，提供班表管理、內部溝通、即時資訊共享三大功能，讓所有的成員可以直接在線上搞定排班所涵蓋的一切問題。

主管/管理者也能輕鬆建立班表

從主管/管理者的角度來看，StaffHub 可以讓你透過直覺化拖拉的方式完成班表的排定，而且班表排完之後，小組成員就會即時收到通知，不會遺漏。此外，如果你底下有很多個不同的小組（比方說櫃臺人員、賣場人員）要管理，那 StaffHub 也可以分成不同的小群組，分別處理不同小組成員的排班事宜，如果你真的忙不過來，也可以指派該小組的組長來協助排班。

此外，針對一些公共訊息，StaffHub 也提供了共享檔案夾的功能，可以讓你發布組織規範、工作說明事項等等。而針對臨時性的狀況，比方說颱風停班，或是臨時店內忙不過來需要加派人手，也可以利用即時群組訊息功能來聯繫同事，不需要再一一打電話詢問有哪位員工可以前往支援。

我們就先用一個實際的例子，來看如何為單位創建一個完善的排班系統。

1. 當第一次進入 StaffHub 時，會有一個嚮導來協助你建立工作群組的排班系統，在過程中，你需要依照指示輸入群組名稱、手機號碼。在範例中，我們預設了一個名為「T 客邦速食店」的排班群組。

2. 接下來則是將網域內小組的成員一一加進來，然後就可以按下「完成設定」。

3. 下一步就進入設定好的排班系統主頁面。

4. 在表格的左側會將待排班的人員列出，右側則是每日的排班表。

5. 主管只需點選每一個空格，即可設定當天要排班的人員。在這個範例中設定了兩名主管、三名店員，而每天都需要至少有三個人在現場（包含主管在內），如果當天店員只有一名的話，那麼兩名主管就都要排進班表裡。

6. 以下就是排定好的班表，確認沒問題就可以按下「發佈」來公布排班表。

7. 如果有一些需要公告的資訊，或是要給大家分享的檔案，則可以在上方的「檔案」來選擇將公司的檔案、組織規範、工作說明等等資訊放在這裡。

員工只要用手機就可以輕鬆搞定調班！

StaffHub 在設計上考慮到現代人對「行動化」的高度需求，除了主管在設計排班表的時候會用到 Web 之外，當整個班表實際上線之後，基本上所有的動作都可以透過手機 App 搞定，連電腦都不用開。以下，我們就實際從員工的角度，來看看要怎麼在手機上搞定班表。

1. 首先在手機上安裝 StaffHub App。

2. 進入應用程式之後，只要你的主管已經排好班表，首先就會看到系統提醒你，下一個班在幾個小時之後要開始。

3. 在 App 裡也支援即時訊息的功能，你可以利用即時訊息與群組中其它的同事聯繫，作為你跟同事們之間「喬」班表的即時管道。

4. 在 App 介面上方最右側可以發現還有一個「檔案」功能，透過「檔案」你可以上傳一些想要跟群組成員共享的資訊，或是在這裡看到公司公告或是一些與工作相關的訊息，簡單講，你可以把它想像成是群組裡的小型公佈欄。

5. 當你要休假、調班（跟同事互換上班時間）或丟班（沒辦法去上班，請同事代上）時，你可以點選「要求」這個項目下面的「＋」這個符號開始提出要求。

6. 點選進入「要求」之後，系統就會引導你到下圖這個「調班或丟班」的頁面，在這裡依照你個人的需求或情況，選擇「調我的班」或者是「丟我的班」。

7. 接著就是選擇你想要調班或是丟班的時間。

8. 以調班為例，再來就是選擇要與小組成員調換的班。如果有必要的話，你也可以在「原因」裡詳細說明你為何想要調班。

9. 如果要選取小組成員的班，你可以利用行事曆找到小組成員的班表狀況，並選擇要跟你調班的小組成員。

10. 完成調班的申請後，按下「傳送要求」就可以將調班的訊息傳給對方了。

丟班申請一樣很容易

「丟班」的申請其實跟調班差不多，唯一的差別在於對方不需要用班跟你換班，而是直接接受你所丟出的班。因此，在程序上無法上班的員工只需選擇要丟出的班，然後指定好要接收的對象即可。我們就實際來操作看看。

1. 在「丟我的班」的下方，選定好你想要丟的班的日期之後，接著點選「選取小組成員」。

2. 選擇了小組成員之後，點選畫面右上方的「下一步」繼續。

3. 如下圖，現在你已經完成丟班了，你可以直接點最下方的「傳送要求」鍵，或是禮貌一點在「原因」裡交代一下丟班的原因。

最後，無論你被要求的是調班還是丟班，你的手機都會即時顯示同事傳送過來的要求。而被要求者可以在上面選擇接受或拒絕。當選取接受之後，上一級的主管就會即時收到同事提出的調班請求，主管只要點選接受之後，要求以及被要求的雙方都會收到調班成功的通知。

不只是將班表自動化，更是無桌工作者的雲端工作中心

像是現在的加油站、速食店等等需要排班的無桌工作者，過去多半是透過手寫的表格或是佈告白板來統一管理大家的班表。

其實製作排班表不難，難的是如何妥善地「喬」定大家的時間。有時，你想要跟甲調班，但是甲偏偏正好在休假，你為了要跟他「喬」調班的事，即時一點可能會打擾到人家的休假時間，要不然就是等到他收假回來上班才能進行溝通......等你搞定了這些流程，白板上可能早就已經被塗塗抹抹好幾遍了。

而 StaffHub 的優點就是把所有跟班表相關的事項全都自動化，成員彼此之間不一定需要面對面溝通，透過每個人都有的行動裝置就可以搞定包括調班、丟班、休假…等所有繁瑣的流程。如果你是主管，也就不需要在白板或是紙本表格上塗塗抹抹，更不用擔心紙本班表遺失，只要審核完下屬們的要求，班表就會自動更新了。

從管理的角度來看，StaffHub 除了讓建立工作時間表這件事變得更有效率外，向員工或整個團隊佈達事項也能更加即時，甚至公司的文件資訊也可以透過手機來做分享；若從員工的角度看，以往相當麻煩的休假或調班，現在只要透過手機就能在幾分鐘內「喬」好，與同事商量事情也更即時更方便，就連與公司相關的最新訊息也可以在手機上快速找到！

更值得一提的是，StaffHub 採用的是 Azure AD 驗證機制，能有效提供使用者的身份識別，因此公司也不用擔心員工被有心人士冒用或資訊外流之類的風險，在安全性上有足夠的保障。而且，不管是新進員工還是離職員工，只要加入或離開網域，系統都會自動同步更新，因此負責排班的主管也不用擔心把已離職的員工排到班表裡頭。

仔細研究一下 StaffHub，你會發現它整個概念不僅僅只是「排班」這麼簡單，事實上，StaffHub 真正的作用應該是讓這些無桌工作者不必一定要到工作場所，就可以隨時獲取需要的資訊。甚至在某些工作場所，由於採排班制，所以雖然同公司、處在同個工作場所，但是你可能永遠不清楚你確切有哪些同事，特別是那些分日班與夜班的工作。現在透過 StaffHub，就能夠以虛擬形式將整個工作團隊都聯繫起來。

如果說 StaffHub 只是個排班系統似乎有點小看他了，實際上，它就是無桌工作者的雲端工作中心。