Google Docs 下載、備份、轉檔、同步作業完全攻略

Google Docs非常好用，但是資料存在雲端，難免會擔心是否保險，看看本篇來做好備份工作吧！除了可以一次下載Google Docs上所有檔案外，同時也能幫你自動轉換成pdf、OpenOffice等檔案格式，此外安裝相關應用軟體及外掛，可以隨時把檔案同步，不怕資料消失！在Google一系列的雲端服務裡面，Google Docs無疑可說是應用最廣的其中一項，只要連上網路，無論在什麼地方，你都能即時線上進行文件檔案的編輯，它除了允許使用者上傳及儲存其他格式的檔案，亦可線上檢視、播放圖片及影片，使協同工作者不僅可以共同編輯檔案外，也能透過同一個平臺取得工作所需之相關檔案資料，然而，即使這些檔案是交由Google雲端伺服器保管，但誰也無法保證就是萬無一失，所以定時下載備份仍是最保險的作法。有幾種方式可以達成 Google Docs 的同步、備份，本篇一次介紹給你。▲ Google Docs有著與Gmail系出同源的簡潔介面，非常容易上手。首先登入Google Docs。用滑鼠點擊檔案名稱旁的空白處以選取檔案，並可利用shift鍵或ctrl鍵選取多個檔案。（若直接點擊檔案名稱，除了選取該檔案，也同時會開啟檔案，造成選取上的不便）在最右邊的分欄，找到下載的按鈕，若分欄是隱藏狀態，可按右方的小箭頭開啟。此外，也可將滑鼠移至選取範圍後按右鍵，一樣會跳出下載的選單。當你按下「下載」，會跳出「轉換和下載」的視窗。分頁標籤可以選擇「已選取項目」或「所有項目」來下載，可依需求進行選取。在檔案類型旁有下拉式選單，代表你想將下載下來的檔案轉換成何種格式，當然，也可以略過不下載。點選「下載」之後便會將所有檔案打包成zip壓縮檔，並準備下載。Tips：同類型的數個檔案，一次只能轉換成一種檔案格式，若其中有要轉成別種格式的檔案，需另外重新操作。解壓縮之後可看到被選取的檔案已被轉換成所設定的檔案格式了。（接下來是：Microsoft Office 的外掛：OffiSync)下載OffiSync增益集，它是Microsoft Office的外掛，安裝過程中會自動偵測電腦中有無Microsoft Office軟體。安裝完成後，開啟Office，會在工具列上出現一個新的OffiSync分頁標籤，此處以Word 2007為例。首次使用需先點選接受使用條款，並輸入Google的帳號及密碼。若使用者無使用Google Sites服務， 可在Settings內的Accounts將Google Sites進行Remove，便不會一直跳出惱人的提醒視窗了。點選Open可以開啟Google Docs上所存放的文件，並使用本機的Office程式進行編輯。點選Save，便可即時儲存到Google Docs上，新文件首次儲存會先選擇存放位置。點擊Advance按鈕，可以用E-mail發送邀請給好友或同事，一同瀏覽文件或加入編輯。檔案儲存至Google Docs後， 也可以開啟Dashboard資訊面板，幫你直接列出Google Docs上的所有文件，及此份文件之所有共享者。另外OffiSync的文件Update的功能，可以針對本機與Google Docs上的文件檔案進行比對，及合併自己與共同編修者所做的修改，或者以Google Docs上的檔案取代本機檔案。(接下來是：OpenOffice外掛-OpenOffice.org2GoogleDocs)要安裝OpenOffice的外掛，則要先下載OpenOffice.org2GoogleDocs的擴充功能。直接點兩下進行安裝，也可以開啟OpenOffice，從工具／擴充軟體管理程式，點「增加」來安裝剛剛所下載的擴充軟體。開啟要編輯的新文件，便會發現多了一個浮動的工具視窗，我們可以將其置入上方的工具列。此處以文字文件為例。文件編輯到一個段落，按下Export to Google Docs的按鈕，會出現提醒視窗，要你先將檔案儲存在本機硬碟之中。勾選記憶帳號密碼，便不需每次上傳下載均要輸入。除直接上傳外，也可覆蓋掉已存在Google Docs上的文件，但需注意檔案格式，以免覆寫失敗。按下Import from Google Docs的按鈕，跳出下載視窗，此時先按Get List取得Google Docs上最新的檔案列表。選取要下載的文件之後，可在下拉式選單中，選擇想要把文件轉成何種檔案格式， 最後按「Download」進行下載。Tips：其缺點是，一次只能選取一個檔案來下載或轉檔，預設下載位址可在「Configuration」裡進行變更。如果勾選Autoupdate方塊，再按Open開啟文件，便會下載文件後以本機Openoffice開啟，此時在文件上所做的修改，每次儲存都會自動上傳至Googles Docs更新。（接下來是：免費的備份、格式轉換軟體-GDocBackup）要安裝免費軟體GDocBackup，可先下載最新版安裝程式。安裝完成後，首次執行會進入設定畫面，輸入Google Docs的帳號密碼，以及設定本機備份的資料夾所在。在「Proxy」分頁標籤，如果電腦有設proxy可自行設定。在「Export format」分頁標籤，各文件類型旁有下拉式選單，可以選擇要把Google Docs上的文件下載成何種檔案格式。要特別注意的是，在新版的GDocBackup，多增加了一個「Enable multi-export」的功能核取方塊。勾選之後，發現每種檔案格式變成可以複選，指的是在備份同時，只要有勾選格式的檔案類型，都會另外建立一個備份。點選「Exec」按鈕，便會開始執行下載備份，若中途想取消下載可按「STOP」。可惜的是，下載檔案只能選擇下載全部檔案或修改過的檔案，無法選擇特定檔案。(接下來是：用Syncdocs建立同步磁碟，作業超方便)另一款免費軟體Syncdocs，具有同步的功能，可至官網下載最新版Syncdocs安裝程式。安裝完成後，會進入設定畫面，這時請輸入你的Google帳號密碼，並勾選同意服務條款。接下來會進行Google帳號的測試，測試成功便可按「Next」進行下一步，自訂你要同步Google文件的資料夾後，便完成基本設定。要進行更進一步的設定，可到螢幕右下角的通知區域， 找到Syncdocs圖示， 按右鍵進入 Preferences設定。如果你打算把Google Docs做為預設文件編輯器及pdf檔預設瀏覽器，可在General分頁標籤這一頁，把紅色區域的選項勾選起來。在「Folders」分頁標籤， 可以把Google Docs模擬成本機的一個磁碟機， 並可自定一個磁碟機代號。開啟我的電腦，會發現出現一個新的磁碟機，裡面的檔案就是Google Docs上的檔案，免除尋找備份資料夾的麻煩。更神奇的是，只要把檔案丟進磁碟機，便會自動上傳至Google Docs，直接在Google Docs新增的檔案，也會同時出現在本機磁碟，等於把Google Docs變成了自己的硬碟一樣。