疫情改變了許多人跟企業的工作型態，尤其是那些過往需要人與人之間面對面，才有辦法處理或經手的任務，例如實體會議與文件簽核等等，都趁著這波潮流發生轉型，大步邁向了電子化。
電子簽名本身並不是什麼嶄新的概念，早在西元2001年，台灣就已經公布並施行了《電子簽章法》，使電子簽名確立了法律上的地位，但卻直到近幾年，一般人與企業才開始廣泛接觸到電子簽名的各項實作。
透過電子簽名取代紙本簽名有許多好處，舉例來說，減少紙張列印能顧及環保要求；數位文件的備份、儲存也較實體來得容易。此外，電子簽名省去了遞送紙本的麻煩，節省成本外速度也更快。對於公司行號而言，若能廣泛應用電子簽名則可達成數位轉型，提高簽核流程的效率。
本次特別企劃將從最基礎的電子簽名操作入門，教導讀者如何利用電子簽名進行文件簽署，同時也會教學如何透過具有公信力的平台，要求他人為文件加上帶有數位簽章的電子簽名，一條龍流程僅要掌握幾個步驟即可輕鬆上手。
電子簽名與數位簽章的關係
開頭提到在台灣由於《電子簽章法》，電子簽名具有法律上的效力，在特定條件下等同於紙本簽名，但電子簽名就只是將「手寫簽名數位化」如此簡單而已嗎？對此就必須要討論到「電子簽名」與「數位簽章」之間的關係。
電子簽名是一種行為統稱
根據Adobe的說法「電子簽名」泛指任何表示接受合約或記錄的數位流程，簡單來說，就是在簽署者自身的意願之下，將簽名透過電子形式進行留存。無論是透過鍵盤打字、手寫，或者在文件內壓上帶有簽名、印章的圖片，都能夠算是一種進行電子簽名的行為。
將手寫簽名數位化，雖然在定義上仍屬於電子簽名，但嚴謹性卻較為不足。舉例來說，若將簽名以圖片方式壓印在文件中，仍然會有遭到他人竄改、刪除的風險，對於簽名或文件本身的安全保障都不夠，因此就必須導入「數位簽章」，也有人稱之為「數位憑證」。
公正的數位簽章才是關鍵
在電子簽名的過程中導入數位簽章，將能夠確保簽署者身分的有效性及文件的完整性。具體來說，一套完整且嚴謹的電子簽名流程，將使文件與一份專屬且由公正第三方頒布的數位簽章進行掛勾，並透過加密演算法讓每位簽署者的簽名，都保存於這份簽章之中。
公正第三方通常為憑證頒發機構（CA）或信任服務提供者（TSP），它們會透過演算法在加密狀況下，驗證文件中簽署者的身分，以及文件本身是否遭到竄改，藉此確認數位簽章的合法性；簽署者則可以調閱稽核記錄，確認簽名完畢的文件是否有效。
操作電子簽名其實很簡單
嚴格說起來「電子簽名」與「數位簽章」之間的關係，較難透過一言以蔽之，但其實只要掌握一個基礎觀念，那就是必須得有公正第三方來驗證簽署者、文件的有效性與完整性，那麼整個電子簽名流程就會變得嚴謹且合規。
在後面的教學中，我們將借助如 Adobe Sign、點點簽這類的電子簽名平台，經由簡單的步驟來導入數位簽章，並同時完成簽名流程，即便使用者無法完全理解背後的運作原理，同樣也能輕鬆應用電子簽名。
如何透過Word快速製作簽名欄？
在實際進入電子簽名環節之前，我們不妨先行學習，如何在 Word 軟體中為合約書、契約書等等文件，快速新增給予他人進行簽名的欄位。畢竟在大多數的電子簽名平台上，使用者都必須手動規劃要放置簽名的位置，因此於 Word 內早一步先將欄位安排好，既能夠避免簽名覆蓋到文件重要部分，未來若有列印成紙本文書的需求，整體排版也會更加美觀。
步驟1.當合約書之類的契約文件撰寫得差不多後，最後就是要安排簽名欄區塊。首先將輸入游標移至欲插入簽名欄的位置。
步驟2.接著找到 Word 上方的功能區找到「插入」，切換到該分頁。
步驟3.再來於「插入」分頁中找到「簽名欄」，圖示為一隻筆與一張紙，然後選擇「戳記簽名欄」。
步驟4.依序填入要於該處進行簽名的簽章者姓名、職稱，電子郵件與指示雖可以填寫，但並不會顯示於文件上，然後按「確定」。
步驟5.接著就能於輸入游標的位置，看見插入的簽名欄，稍微調整大小並排版一下，最後轉存成 PDF 文件即可。
如何為PDF文件加上簡易電子簽名？
一般而言，當我們遇到需要進行電子簽名的文件，大多都是以 PDF 格式進行儲存。若並未涉及數位簽章，例如只會將文件列印出來，也沒有嚴謹的電子簽核流程，僅需要最單純的電子簽名行為，那麼就可以利用 Adobe Fill & Sign 這套跨平台軟體快速搞定。在 Adobe Fill & Sign 中，使用者可以選擇鍵盤輸入、手寫或壓印圖片的方式進行電子簽名，雖然安全保障程度沒有數位簽章來得高，但卻是個方便、簡單的選擇。
PDF簽名軟體下載
Acrobat Reader（Windows／macOS）：https://tinyurl.com/2p8758dt
Adobe Fill & Sign（Android）：https://tinyurl.com/4nwrtz4d
Adobe Fill & Sign（iOS）：https://tinyurl.com/ycydenev
步驟1.Adobe Fill & Sign在許多平台都有提供，本次以內建此功能的免費 PDF 軟體 Acrobat Reader 進行教學。首先找到「簽署」中的「填寫和簽署」。
步驟2.再來將輸入游標移動到簽名欄位上，再點擊滑鼠左鍵，接著就可以用鍵盤打字方式輸入簽名。
步驟3.若要用手寫方式押上簽名，請找到上方功能列中的「自行簽署」選項，並點選「新增簽名」。
步驟4.再來點擊「繪製」，透過滑鼠或觸控螢幕即可開始手寫簽名，接著按下套用。
步驟5.將輸入游標移動到要放置手寫簽名的位置，點擊滑鼠左鍵簽名就會被插入，記得按下「儲存」後即可列印成紙本或寄送給其他人。
如何透過Adobe Sign送出文件，要求他人進行電子簽名？
由 Adobe 推出的電子簽名平台 Adobe Sign，挾帶著與 PDF 文件生態系緊密連結的優勢，獲得許多企業採用並成為實踐電子簽核流程的不二選擇。對於個人使用者來說，結合 Document Cloud 雲端服務的 Adobe Sign，其實並沒有想像中的難以近人，安全性佳且相容性高，唯獨就是成本較貴，除了沒有免費額度外，若訂閱 Adobe Acrobat Pro 相關方案，個人使用者每年也僅能送出150份文件給予他人進行電子簽名，企業與大型組織則有另外的定價。
Adobe Sign
Document Cloud網頁版介面：https://tinyurl.com/4r94u9ar
Adobe Acrobat：https://tinyurl.com/mup4rmbp
步驟1. Adobe Sign 的一切操作都可以透過網頁瀏覽器在雲端完成，若還不想馬上訂閱，可以先到 Adobe Sign 首頁按下「開始免費試用」。
步驟2.頁面跳轉後，選擇「1位用戶」分頁，按下「開始免費試用」進入註冊畫面。
步驟3.個人版 Adobe Sign 綁定於 Adobe Acrobat Pro 的7天免費試用之中，輸入電子郵件與信用卡資訊後，就會回到 Document Cloud 網頁介面。
步驟4.若成功開始7天試用，登入 Document Cloud 後，首先找到上方的「簽署」分頁，接著於「請求簽名」區塊按下「開始」。
步驟5.填入準備要求電子簽名的收件人 E-Mail 地址，若包含自己也必須輸入，有先後需求的話記得勾選「按照順序完成」，也可以寄送副本。
步驟6.在訊息區塊輸入標題和簡要內容，接著按「新增檔案」將位於本機需要被簽名的 PDF 文件進行上傳，然後點「下一步」。
步驟7.先點選右邊的簽署者名稱欄位，再透過滑鼠於要放置電子簽名的位置，拉出一塊輸入區域，接著按鋼筆圖示設定類型為簽名。
步驟8.另外也可以規劃不同類型的輸入區域，例如顯示簽署日期、簽署者的電子郵件等等。
步驟9.為其他的簽署者透過同樣方式，妥善規劃好簽名區域後，按下「簽署然後傳送」。
步驟10.若是自己也需要簽名的文件，畫面會直接跳轉到 Adobe Sign 的簽署畫面，用滑鼠按一下文件中提示的區域，開始進行電子簽名。
步驟11.簽名方式與 Adobe Fill & Sign 大同小異，下一個教學也將詳細說明。完成電子簽名後，點擊下方「按一下以簽署」即完成整個簽核流程。
如何為Adobe Sign送來的文件加上電子簽名？
當文件順利從 Adobe Sign 平台寄出，並且送達各個簽署者的電子信箱之後，緊接著就可以開始進行正式的電子簽名步驟。相較於發送文件時需要付費，簽署時無論是自己或他人，都不需要負擔任何費用，而且過程同樣能夠在網頁瀏覽器中一次搞定，不必登入或註冊任何帳號、密碼。當所有人都將文件簽署完成，Adobe Sign 會再主動寄出最終版本的 PDF 檔案，同時押上驗證過的數位簽章，給予各個簽署者自行留存。
步驟1.文件自 Adobe Sign 平台送出後，理論上應該會立刻寄達各個簽署者的電子郵件信箱，收信並按下「檢閱並簽署」。
步驟2.電子簽名過程只要透過網頁瀏覽器就能完成，畫面跳轉後，左上角的選項中除了有閱讀合約、委派他人簽署的功能，亦可以拒絕簽署。
步驟3.點擊畫面左方黃色的「開始」箭頭，即可立刻跳轉至需要押上電子簽名的位置，按一下簽名欄以進行簽屬。
步驟4. Adobe Sign 擁有多種簽名方式可以選擇，若採用「輸入」則僅需要透過鍵盤打上全名即可。
步驟5.若選擇「繪製」則可利用滑鼠或觸控螢幕，以模仿手寫的方式押上電子簽名，但左下角的名稱區域仍要填寫。
步驟6.若有印章或手寫簽名掃描轉成的圖片，可以在「影像」分頁中上傳並插入，左下角名稱欄位也得輸入。選擇好喜歡的簽名方式後按下「套用」。
步驟7.當電子簽名成功押印完畢，最後還得點擊最下方的「按一下以簽署」，才算完成整個文件的簽署步驟。
步驟8.簽署完畢的文件將透過 Adobe Sign 平台，自動發送最終版本至每位簽署者的信箱，當透過 PDF 軟體開啟時，就能看見上方的數位簽章認證。
步驟9.發送者若要調閱過往寄出的文件，確認其簽署狀態，可以回到 Document Cloud 網頁介面，在「簽署」分頁下找到「管理合約」。
步驟10.在此處會顯示已寄出要求電子簽名文件的處理狀態，同時也能夠下載最終版本的 PDF 檔案。
步驟11.開啟已發送的文件並於右邊欄找到「活動」，可以詳細看見該份文件由誰、在何時、透過什麼方式進行簽名。
如何透過點點簽免費發送需要進行電子簽名的文件？
除了 Adobe Sign 之外，全世界還有許多電子簽名平台可以選擇，例如接著要介紹的 DottedSign 點點簽。點點簽由台灣團隊凱鈿行動科技營運，除了同樣能提供具備法律效力的電子簽名流程外，更重要的是它擁有免費方案，個人使用者每月可免費發送3份，不超過三位簽署者的文件予他人進行簽署，對於 SOHO族或小團隊而言十分夠用。此外，全中文操作介面與客服支援，更是台灣使用者導入點點籤後能享受的一大優勢。
DottedSign點點簽
網頁版介面：https://tinyurl.com/2p87z48h
價格方案：https://tinyurl.com/2p94nzzx
步驟1.相較於 Adobe Sign 得綁定 Acrobat Pro 訂閱且只有7天免費試用，點點簽直接提供免費方案，按下「立即開始」即可註冊，連信用卡都不必填。
步驟2.完成帳號註冊並登入後，將滑鼠移到右上角的「＋」圖示，並按下「邀請他人進行簽署」。
步驟3.畫面跳轉後，點擊「選擇檔案」，接著上傳欲進行電子簽名流程的 PDF 文件。
步驟4.文件上傳完畢後，接著填寫各個簽署人的姓名，以及電子郵件信箱資訊，若發送者本人也是簽署者，記得點選「新增自己」。
步驟5.點選下方「新增簽署者」可以增加多個資訊欄位，若有簽署先後需求，記得勾選「設定簽署順序」，完成後按右上方的「下一步」。
步驟6.進入規劃電子簽名押印位置的畫面後，首先從左邊的清單中，選擇簽署者姓名。
步驟7.接著將滑鼠移動到文件上，對應的簽名欄位並按下左鍵，插入後即可調整簽名區域大小與微調位置。
步驟8.點點簽同樣能夠規劃簽名以外的欄位，例如簽名日期、文字等等，從左邊欄中選擇對應項目即可。
步驟9.當每位簽署人的電子簽名區域皆布置完畢後，點選右上角的「下一步」。
步驟10.在「審閱並傳送」畫面的「設定」區塊，可以調整「自動提醒」、「設置簽署期限」、「標籤」及簽署者進行簽名時，操作畫面的顯示語系。
步驟11.文件寄送時的「簽署邀請信」及「簽署完成信」之內容，使用者可自由填寫，點點簽也允許附上參考資料；按下「送出」即大功告成。
如何簽署點點簽送來的文件，並且確認有效性？
經由點點簽送來的文件，同樣可以透過網頁瀏覽器，完成所有的電子簽名步驟，過程不僅簡單且完全免費，亦不需安裝軟體或註冊及登入帳號。若文件的發送者也是簽署人之一，那麼在寄送流程完成之後，點點簽會自動引導至簽名畫面。當每位收件人都將文件簽署完畢，點點簽將自動寄出帶有數位簽章的最終版本 PDF 檔案，給予所有簽署人留存，另外也調閱稽核軌跡，確認文件的完整性與簽名有效性。
步驟1.點點簽的簽名流程與 Adobe Sign 類似，當收到要求簽署文件的電子郵件時，打開連結並找到顯示著「簽名」的區域，再按一下滑鼠左鍵。
步驟2.接著選擇「創建簽名」或「創建簽名縮寫」，並進入手繪簽名的畫面；若有印章圖片或掃描過的手寫簽名，則按下「圖片」並上傳。
步驟3.透過滑鼠或觸控螢幕手寫出簽名後，按下「儲存」即可。值得注意的是可以於左下角更換筆跡顏色。
步驟4.新增並選擇好要押印的簽名種類之後，點選右上角的「使用」，電子簽名即會顯示於文件中對應的簽名欄位。
步驟5.若文件發送者要求簽署人押上並標示簽名日期，按一下「日期」輸入框即可選擇。
步驟6.當應該簽名、填寫的文件欄位皆輸入完畢後，點擊右上角的「完成」。
步驟7.點點簽最後會再詢問一次，使用者是否要送出簽署，若沒有任何問題則按下「確認」。
步驟8.當看到「檔案簽署已完成」的畫面，則代表該份文件的電子簽名已順利押印。
步驟9.只要是文件發送方指定的簽署者，都會在電子信箱中收到要求進行簽名的信件，後續也會再收到包含最終版本 PDF 檔案的郵件。
步驟10.文件發送方可以回到點點簽的網頁介面，於「文件」畫面中確認各項任務的簽名進度，同時亦能確認「稽核軌跡」與下載最終版文件。
步驟11.透過點點簽平台進行電子簽名的文件，將會押上具備公信力的數位簽章，在 PDF 軟體中若打開「簽名面板」更可進一步確認簽名的有效性。
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