共同編輯Office文件超簡單！多人協作Word、Excel、PowerPoint，網頁版也能免費用

隨著近幾年來疫情不斷衝擊人類的日常生活，許多全新的工作模式，也在這段期間令我們感到更加熟悉，例如遠距辦公、視訊會議及雲端應用等等。

其中，若談起文件的線上協作，大部分使用者都會考慮採取 Google 提供的解決方案，例如 Google 文件、試算表及雲端硬碟。但是，在桌面端多數人更熟悉的工具，其實仍屬微軟推出的 Office 系列軟體為大宗。

▲ 若提及線上文件協作，例如共同編輯、製作與管理檔案等等，很多人都會使用 Google 的解決方案，而 Google 在此領域的表現亦十分傑出。

無論在 Word、Excel 或 PowerPoint 之中，微軟都為消費者準備好了完整的文件共享及協作流程，透過結合自家的雲端儲存空間 OneDrive，再加上傳統 Office 軟體的各項優勢，其便利性及上手難易度，相較於 Google 生態系絕對是有過之而不及。

本篇特別企劃中，我們將會一次講解桌面版 Office、網頁版 Office，甚至於微軟 Teams 中所整合的 Office 編輯工具，在多人文件協作的方法及流程，讓使用者的線上、線下，甚至於電腦、手機的操作體驗能夠無縫整合，並且進行更有效率的檔案共享，以及團隊間的溝通交流。

▲ 微軟也利用招牌的 Office 服務，打造了一套線上文件協作流程，配合全面進化的網頁版 Office 工具一起使用，可謂如虎添翼。

透過Office協作文件的優勢

微軟藉由 Office 發展線上文件協作，其實已經有很長一段時間了。早於 Office 2007版本開始，微軟就允許 Word 及 PowerPoint，將電腦文件直接儲存至位於雲端的 OneDrive 或SharePoint，只不過當時官方僅提供了「存檔」功能，並沒有真正深度規劃線上文件的協作方式跟流程。

直到 Office 2010推出之後，微軟才導入了全新的「共同撰寫」（co-authoring）功能，開展經由網路進行 Office 文件協作的處理模式，而近幾年隨著雲端作業大行其道，微軟亦不斷精進、推廣相關功能，並使它變得更加簡單易用。

▲ 除了 Word、Excel 與 PowerPoint 之外， Office 文件協作的整合也納入了Outlook，例如自動發信通知檔案變更，以及呈現統整性的編輯摘要等等。

網頁版Office是核心關鍵

使 Office 的協作功能真正變得足夠實用，其最主要的關鍵，應該可以說是落在網頁版本的 Office 體驗之上。在過去，網頁版 Office 經常被外界視為雞肋，畢竟其欠缺過多核心功能，加上不一定完全相容於桌面版 Office 檔案，以及執行速度過慢等等問題，令它難以獲得一般消費者青睞。

可是就在微軟大力改革 Office 網頁版之後，現在它所能帶來的使用體驗，絕對足以超出多數消費者的期待，而且更重要的一點在於，無論 Word、Excel 或 PowerPoint，其網頁版本的讀取、編輯和轉存等等功能皆完全免費，僅需事先註冊並登入微軟帳號即可，大大提高了實用性。

透過Office協作文件的要求

對於桌面端的 Office 使用者而言，只要電腦中的 Office 版本在2010以上，基本上都能無礙進行文件協作，並且使用「共同撰寫」所提供的各種功能。但是根據筆者的嘗試，若想獲得最佳的協作體驗，建議還是採用最新的 Microsoft 365版本 Word、Excel 及 PowerPoint。

若是沒有訂閱 Microsoft 365，或者入手最新版本的 Office 軟體，而且平常使用到的編輯功能較為單純，那麼筆者則推薦使用網頁版的 Office 進行協作，體驗雖然沒有桌面版完整，但對於協作的支援程度，其實與傳統應用程式並沒有太大差別。

▲ 線上服務結合本機端的傳統軟體，為 Office 協作的最大優勢，若想要文件不跑版，而且最小化改變現有工作流程的話，不妨親自嘗試看看。

透過Word上傳檔案並分享文件

若想使用微軟 Office 的協作功能，首要步驟就是得將文件上傳至 Word、Excel、PowerPoint 等能夠存取的雲端服務，而這個空間將由深度整合至 Office 中的 OneDrive 擔綱大任。目前 OneDrive 提供給每位使用者5GB免費容量，只要註冊微軟帳號即可獲得。除透過 Office 軟體內建功能，將檔案直接儲存於 OneDrive 外，使用者自行透過網頁版 OneDrive 介面上傳文件，其實也能達到同樣效果。此處教學將以最新的 Microsoft 365版 Word 進行示範。

步驟1.在開始上傳文件並進行協作前，建議先確認電腦上的 Office 版本是否支援相關功能。開啟 Word 程式後，點擊左上角的「檔案」。

步驟2.接著於左邊欄的最下方找到「帳戶」，此選項可能隱藏於「其他」之中。

步驟3.畫面跳轉後，確認右邊產品資訊的部分，其版本是否為 Office 2010以上，若版本允許可連動微軟帳號則建議事先登入。

步驟4.以最新的 Microsoft 365版 Word 為例，若想直接上傳檔案至 OneDrive 並共用文件，首先確認微軟帳號在登入狀態。

步驟5.接著點選藍色的「共用」，並且再按一次「共用」。

步驟6.接著於跳出的視窗中按下「 OneDrive 」圖示。

步驟7.此時 Office 就會開始將開啟中的文件，上傳並儲存至 OneDrive，初次使用需要多一點時間。

步驟8.當文件上傳完成後，使用者可以選擇多種方式傳送共用檔案的連結，例如直接輸入共享對象的電子郵件地址，然後按下「傳送」。

步驟9.或者點選下方「複製連結」區塊的「複製」，接著畫面會進行跳轉。

步驟10.畫面跳轉後，再按一次「複製」才能成功得到連結，將該網址分享給其他共同編輯者，即完成了文件上傳與共用的主要步驟。

步驟11.當文件上傳並儲存至 OneDrive 後，無論檔案是否共享，在 Microsoft 365版本的 Word、Excel 等軟體中，左上角「自動儲存」將強制轉為開啟。

管理Word文件檔共用權限，開啟共同撰寫

當使用者將檔案上傳至 OneDrive 後，不要忘記再進一步調整文件的存取權限，畢竟有時候將分享檔案給他人，不一定是希望對方修改內容，而是僅供檢閱或額外加註，為真正有需要的協作者開啟編輯權限，才算是正確的共用觀念。在 Office 2010以上版本與網頁版 Office 共用文件後，具備編輯權限的協作者將能透過「共同撰寫」方式進行文件協作，而開啟該功能並不需要額外設定。

步驟1.以 Microsoft 365版 Word 為例，要開啟已上傳至 OneDrive 的文件檔，可於「檔案」的「開啟」選項中，直接找到 OneDrive 並開啟文件。

步驟2.若要調整協作文件的共用權限，首先點選右上角的「共用」，並再點擊一次「共用」。

步驟3.檔案上傳後，點擊「擁有連結的任何人都可以編輯」文字，即可進行權限更改。

步驟4.舉例來說若更改為「特定人員」，那麼就必須輸入協作者的電子郵件地址，且唯有該指定對象可以存取檔案。

步驟5.除了存取的權限外，亦能夠指定協作者「可以編輯」或「可以檢視」，後者無法對檔案進行任何變更。

步驟6.此外共用的文件也可以設定到期日，一旦超過指定的時間，即無法進行檢視或編輯。

步驟7.若文件本身具備機密性，建議還可以額外設定密碼，但記得要將密碼與共用連結一併分享給協作者，否則對方將無法開啟檔案。

步驟8.收到電子郵件或共用連結的協作者，透過瀏覽器開啟連結後，若文件帶有密碼則必須先行輸入，若無密碼將直接開啟網頁版 Office 編輯介面。

步驟9.在開啟編輯權限的情況下，被分享文件的協作者將自動進入「共同撰寫」模式，畫面上將會顯示小標記，藉此辨識有誰正在同時編輯文件。

步驟10.除了編輯區域的標示外，無論其他協作者為僅能檢視或允許編輯檔案，只要正開啟著文件，皆會以頭像方式顯示於右上角。

步驟11.雖然共用的文件預設會以網頁版 Office 開啟，但只要桌面版 Office 為2010以上版本，其 Word、Excel 等工具也支援共同撰寫功能。

利用Word註解功能進行溝通，啟用追蹤修訂

當許多人共同編輯一份相同的文件時，若是缺乏溝通或分工，經常會發生重複修改，甚至於誤刪文字、圖片的狀況出現，因此透過註解為其他協作者提供提示，自然就變得相當重要，甚至還能省下開啟額外通訊視窗的時間。至於追蹤修訂亦是文件管理的重要功能，相對於註解它能提供更加直覺、快速的修改指示，而且還不會破壞最原始的文本內容，在具備上下層關係的協作環境時尤其適用。

步驟1.首先教學追蹤修訂功能，同樣以 Microsoft 365版 Word 為例，在文件共用之後找到「校閱」頁籤下的「追蹤修訂」，接著按下「所有人」。

步驟2.接著文件將進入檢閱模式，此時即可針對文本進行各種修改，例如刪除或增加文字，注意追蹤修訂下任何更改都不會直接套用。

步驟3.其他協作者可以透過點擊追蹤修訂旁的「上一個」、「下一個」按鈕，來檢視他人修改了哪些部分。

步驟4.若按下「接受」則該修改將被套用到文件中；按「拒絕」則其他協力者的修改將保持不變。

步驟5.當文件中所有變更之處都被接受或拒絕， Word 將跳出提示告知，已經沒有任何追蹤修訂的項目。

步驟6.而在網頁版 Office 中，追蹤修訂功能同樣也能使用，不過以 Word 而言其選項有稍微遭到精簡。

步驟7.接著教學如何使用註解。以 Microsoft 365版 Word 為例，在文件中任何一處按滑鼠右鍵，即可於清單最下方找到「新增註解」選項。

步驟8.接著 Word 會於右邊欄開啟註解視窗，點擊輸入框加入說明文字，讓其他協作者知道該處要做哪些調整。

步驟9.其他協作者也可以自由新增註解，或者點擊圖示開啟已存在的註解並進行留言，藉由這種方式互動溝通，不需要離開文件畫面。

步驟10.點擊每個註解的右上角的「…」圖示，可以選擇「解決對話」來封存已處理好的註解，或者按「刪除對話」將註解從文件中移除。

步驟11.已經處理完畢的註解，其圖示上將新增一個綠色勾勾；若要查詢文件中的所有註解，點選右上角的「註解」按鈕即會開啟側邊視窗。

於網頁版PowerPoint製作簡報檔，透過桌面版程式共同編輯

除了透過桌面版 Office 程式，上傳並共用 Word、Excel、PowerPoint 文件外，其實使用者也可以反過來，經由網頁版 Office 先製作好檔案後，再分享給桌面版 Office 的協作者，例如此處將以 PowerPoint 簡報檔進行教學。事實上，透過網頁版 PowerPoint 製作PPT有許多好處，其中一項就是多變的佈景主題和風格設計，藉由AI的推薦使簡報變得更加生動活潑，有時候甚至比起桌面版程式的既定範本，更能激發出使用者的創意。

步驟1.若想要於網頁版 Office 製作 Word、Excel 或 PowerPoint 文件，建議可從 OneDrive 網頁管理介面的「新增」按鈕，直接建立檔案。

步驟2.以新增 PowerPoint 簡報檔為例，新增並於網頁版 Office 開啟文件後，可點選上方的檔案名稱區域，將檔名進行修改。

步驟3.網頁版的 PowerPoint 雖然為免費使用，但其實功能相當齊全，可以任意新增、修改和刪除投影片。

步驟4.除了核心功能之外，網頁版 PowerPoint 一大亮點即是「設計工具」，相較桌面版程式，提供了更多的風格設計佈景與範本。

步驟5.要在網頁版 Office 中共用和協作文件，流程與桌面版程式大致相同。首先點選個人頭像下方的「共用」，接著再按一次「共用」。

步驟6.由於檔案已存在 OneDrive 所以不必等待上傳，跳出傳送連結的視窗後進行權限設定，輸入其他協作者的電子郵件地址並寄送即可。

步驟7.當然使用者也可以按下「複製」，直接將文件的共用連結以其他方式傳送給協作者。

步驟8.開啟他人傳來的共用連結後，簡報檔案預設會以 PowerPoint 的投影介面進行呈現，不會直接進入編輯畫面。

步驟9.事實上若僅有瀏覽簡報檔的需求，使用者也可以直接按右下角的「播放投影片」圖示，透過網頁進行簡報投影而不必下載檔案。

步驟10.但若要於桌面版程式編輯簡報檔，首先於登入微軟帳號之後，按下「編輯簡報」的「在 PowerPoint 中編輯」。

步驟11.接著電腦上的 PowerPoint 程式就會自動開啟，按下「啟用編輯」就能以傳統方式修改 PPT 了。

追蹤PowerPoint簡報檔編輯記錄，取回修改前的舊版本

跟 Word 文件檔的修改通常帶有連續性不同，編輯 PowerPoint 投影片有時非常的「跳躍」，例如在編輯完第1張投影片後，下個步驟為修改第8張，接著又跳回第3張訂正文字等等，因此多人協作時提升效率的關鍵，即落在如何快速判斷哪張投影片曾遭到他人修改。此外，支援共同撰寫且存於雲端的 Office 文件，其實還提供了取回舊版本的方便功能，讓使用者可以藉由自動存檔，檢視檔案一路以來的各種更動。

步驟1.位於共同撰寫模式下的 PowerPoint 簡報檔，可以隨時透過名稱標籤判斷其他協作者正在編輯哪張投影片，藉此避免操作上的衝突。

步驟2.在上一次關閉檔案後，至該次開啟檔案前，所有曾遭其他協作者變更過的投影片，都會於預覽視窗的左下角出現藍點圖示。

步驟3.若要更進一步檢視其他人修改、變更的地方，首先點選「校閱」切換頁籤。

步驟4.接著在「校閱」頁籤下點擊「顯示變更」，再來切換至左下角擁有藍點的投影片。

步驟5.切換到他人變更過的投影片後，遭藍色框框包圍的物件，即是被其他協作者修改過的部分，將滑鼠移至其上就能得知修改者為何。

步驟6.至於若要取回從文件建立至今，由系統一路自動儲存的舊版檔案，則需先點擊最上方的檔案名稱區域。

步驟7.展開清單後，點選最下方的「版本歷程記錄」。非 Microsoft 365版 Office 程式，其選項路徑可能會有所不同。

步驟8.接著右邊欄將會顯示該文件的所有版本記錄，點擊「開啟版本」即可取回系統自動儲存的舊版檔案。

步驟9.注意所有從版本歷程記錄取回的舊版檔案，一開始都將處於唯獨狀態，於是得先按下「啟用編輯」。

步驟10.進入編輯畫面後，使用者可以選擇另存新檔，將舊版文件提取出來，或者直接點擊「還原」覆蓋現有的檔案。

步驟11.注意共同撰寫模式下，若有其他協作者正在開啟當前的檔案，那麼還原過程將會失敗；若舊版檔案還原成功，唯獨狀態將消失並開啟自動儲存。

共同編輯Excel活頁簿，加入附註與查詢儲存格修改記錄

眾所周知，微軟 Excel 活頁簿的各項功能，相較於市面上的其他同類軟體來得更加強大，同時隨著共同撰寫特色也引進到了較新的 Excel 版本之中，使得多人協作活頁簿的操作方式，相較過往更加方便且合乎邏輯。此外，微軟也為支援共同撰寫的 Excel 活頁簿文件，提供了更加詳細的修改記錄查詢功能，讓每位協作者的變更都可以一目瞭然，有條有理的共管一份巨型表格檔案。

步驟1.此處教學以 Microsoft 365版 Excel 為例，在登入微軟帳號的狀況下，首先點擊右上角「共用」，並且再按一次「共用」。

步驟2.接著點選 OneDrive 圖示，命名活頁簿後點擊「確定」即會開始上傳文件。

步驟3.接著為檔案設定編輯權限，然後透過電子郵件或直接複製連結的方式，開始與其他協作者一起共用 Excel 活頁簿及工作表。

步驟4.預設情況下，共用的 Excel 活頁簿會以檢視方式開啟，必須點擊右上角的「檢視」並按下「編輯」後，才可以進行內容變更。

步驟5.若有其他協作者正在編輯、檢視活頁簿，可以於右上角點擊該帳號的頭像，然後按「移至位置」確認其操作的欄位為何。

步驟6.除了 Word、PowerPoint、Excel 共通的註解功能外，Excel 的右鍵選單還多出了「附註」功能，方便自身備忘外亦可用於和其他協作者進行溝通。

步驟7.附註以每個儲存格為單位，使用者可以在黃底黑框的範圍內任意輸入文字，而具備附註的格子右上角會多出一個三角形圖示。

步驟8.至於活頁簿中的任何變更，共同撰寫模式下的 Excel 文件都會詳細記錄下來，要查詢首先點選「校閱」並找到「顯示變更」。

步驟9.接著右邊欄將會展開，顯示活頁簿中曾歷經的所有修改，並且會標上時間、順序及修改者。

步驟10.若要檢視單一儲存格內的修改記錄，可在選定格子後按滑鼠右鍵，接著找到「顯示變更」。

步驟11.此時右邊欄的變更就會自動過濾掉其他儲存格，僅顯示該欄位曾經的修改記錄，而非整個活頁簿的更動。

找回舊版Excel活頁簿共用功能，讓多人編輯不再鎖定

雖然微軟為較新版本的 Excel 導入共同撰寫功能十分方便，但由於活頁簿及工作表通常會儲存較多機密資訊，例如公司帳務及個人資料等等，因此造成不少使用者對「必須將檔案上傳至網路雲端才能共用」這件事情帶有疑慮。對此，微軟其實仍保留了舊版 Excel 的共用活頁簿選項，使文件分享者可以透過傳統方式，於私人網路位置儲存檔案後，再讓其他人同時開啟同一份 Excel 時，依然可以正常進行編輯。

步驟1.要於較新版的 Excel 中找回舊版共用活頁簿功能，首先按下左上角的「檔案」。

步驟2.接著於左邊欄的最底找到「選項」，有時可能隱藏於「其他」之中。

步驟3.跳出視窗後，於左邊選擇「快速存取工具列」，接著在「由此選擇命令」清單中，點選「所有命令」。

步驟4.找到「共用活頁簿（舊版）」選項，按下中間的「新增」。

步驟5.依序再加入「追蹤修訂（舊版）」、「保護共用（舊版）」與「比較並合併活頁簿」共四項後，按下「確定」。

步驟6.接著於 Excel 功能區的最右邊，找到向下的箭頭圖示，展開選單後按下「顯示快速存取工具列」。

步驟7.然後就會看見 Excel 功能區的下方，出現方才新增的四個按鈕。點擊「共用活頁簿（舊版）」。

步驟8.跳出視窗後，勾選「使用舊的共用活頁簿功能……」並按「確定」，此時該 Excel 文件的線上共同撰寫功能將會關閉。

步驟9.Excel 將跳出警告視窗，要求立刻儲存檔案，接著啟用舊版的共用活頁簿功能，點選「確定」。

步驟10.當 Excel 文件成功切換為舊版的共用活頁簿功能後，最上面標題列的後方將加註「共用」，若跳出開啟共同撰寫的提示，請點「現在不要」。

步驟11.在步驟8視窗的「進階」分頁中，有許多舊版共用活頁簿的詳細設定可供修改，例如修訂記錄的保留時限，以及檔案更新的時機等等。

在Teams中直接編輯Office檔案，還可另存複本至電腦

微軟 Teams 是非常實用的團隊協作工具，整合個人通訊、線上會議和進度管理於一身，而對於 Office 文件檔案，其實桌面版的 Teams 也有直接傳送、檢視與編輯的能力，且整體操作邏輯跟網頁版、傳統版 Office 相去不遠。只不過，目前僅有商務版 Teams 可以直接編輯 Word、Excel 與 PowerPoint 等檔案格式，個人家用版帳號雖然能夠上傳文件，但開啟時僅能連結至網頁介面，因此使用前請先確認帳號身分是否已切換至商務版本。