全新 AI 產品 Zoom Docs 推出，助提升會議效率、文件撰寫、專案規劃與團隊協作

Zoom Video Communications 宣布推出以 AI 為核心的協作文件解決方案 Zoom Docs。由生成式 AI 助理 Zoom AI Companion 驅動的 Zoom Docs，將幫助用戶在無需支付額外費用的情況下，於一站式智慧協作平台 Zoom Workplace 提升工作效率與團隊協作。

文章目錄

1. Zoom Docs 四大應用場景
2. 運用 AI Companion 智慧功能
- 提升 Zoom Workplace 的會議體驗
3. Zoom Docs 全面提升一站式線上協作體驗
4. 無需支付額外費用即可開始使用 Zoom Docs

Zoom Docs 四大應用場景

企業可以透過 Zoom Docs 解決現代工作團隊所面臨的諸多挑戰，例如減少重複性任務所花費的時間、避免資訊超載，以及增進跨部門協作。

▲ 透過全新產品 Zoom Docs 優化團隊在 Zoom Workplace 中的協作，並運用 AI Companion 將 Zoom Meetings 中的會議內容轉化為可編輯的文件。（Zoom 提供）

Zoom Docs 透過 Zoom AI Companion 能夠將會議資料轉化為可編輯的線上協作文件，運用生成式 AI 加快內容撰寫，並根據個人和團隊的不同需求進行相應調整，從而提升生產力。Zoom Docs 的 AI 優先功能更能協助 Zoom Workplace 用戶提升團隊協作的順暢性和效率，透過資訊整理優化生產力，並強化團隊資訊的流通性。Zoom Docs 的四大應用場景包含：

一、提升線上會議協作效率

當用戶開啟線上會議時，Zoom Docs 將透過 AI Companion 簡化會議協作，幫助用戶將會議內容轉化為可編輯的協作文件，並將會議摘要集中管理於檔案當中，用戶也可以在會議過程中開啟 Zoom Docs 和與會者線上共編文件。

二、自動起草商業文件

無論是撰寫文案、報告、或商業提案，Zoom Docs 的 AI Companion 能夠協助跨國團隊輕鬆進行內容產製、修訂、摘要與翻譯。

三、簡化專案規劃過程

專案規劃涉及許多繁瑣的事務，而 Zoom Docs 可以幫助用戶利用內建模板製作產品發佈、行銷活動等專案簡報，有效追蹤進度，節省時間。此外，Zoom Docs 也能協助活動管理，透過整合專案相關資料，使進度、狀態和時程資訊透明化，方便管理人員追蹤和更新。

四、為團隊打造專屬的資料中心

企業可以透過 Zoom Docs 為團隊建立專屬的資料中心，將所有資料集中於一個來源，以便用戶在資料中心內共同建立和編輯相關資訊，從而加速內容生成，並應用於企業新進員工入職訓練、績效追蹤等。

運用 AI Companion 智慧功能

Zoom Docs 將幫助團隊簡化工作流程，例如用戶可以將 AI Companion 自動生成的會議摘要新增至易於編輯的文件中，省去記錄和手動複製筆記的時間。此外，用戶也可以根據 AI Companion 會議轉錄功能產製內容，利用 AI Companion 的自訂或預設指令或查詢，進一步創建及修改內容。

AI Companion 能夠修訂和優化文件內容，如文章、提案和大綱，根據上下文調整語氣和寫作風格，檢查語法和拼寫錯誤，並將內容翻譯成包括繁體中文在內的九種語言，幫助跨國團隊更有效地協作。

提升 Zoom Workplace 的會議體驗

在會議開始前，用戶可以利用 Zoom Docs 聯繫同事並安排會議，簡化工作流程。而在會議期間，則能夠創建、分享和共同編輯文件，與會者無需離開會議視窗，即可即時跟隨主講者的內容、共編文件或留言評論；使用行動裝置參加會議的用戶則無需登入即可查看文件內容。會議結束後，用戶可以自訂格式，創建包含會議相關背景資料的檔案，方便團隊成員在線上編輯和共享，並通過設置文件存取權限來簡化授權過程。

此外，Zoom Docs 也開放用戶在會議期間授予臨時訪問的需求，幫助團隊更高效地協作。用戶可以透過 Zoom Team Chat 和 Zoom Mail 在 Zoom Workplace 中共享文件，或直接邀請同事在 Zoom Meetings 中即時協作。

▲ 以 AI 為核心的 Zoom Docs 提供符合團隊需求與專案目標的客製化設計，支援包含文件、資料庫和表格等功能，全面提升一站式線上協作體驗。（Zoom 提供）

Zoom Docs 全面提升一站式線上協作體驗

Zoom Docs 能夠根據用戶個人和團隊的不同需求，調整檔案格式，運用文字、表格、圖片和圖表等內容區塊來客製化文件，全面提升協作效率，並減少在多個應用程式之間傳遞資訊的時間。此外，Zoom Docs 可以加入資料表格，確保每位團隊成員的工作內容與追蹤專案進度，並支援新增檢查清單、圖片、影像和標註等，使文件更具互動性，並利用多欄式版面靈活地組織內容。

用戶也可以在文件中嵌入來自 Zoom Workplace 或第三方平台的應用程式，如 Zoom Whiteboard、Google Drive、Figma、X 和 YouTube，讓團隊成員可以於同一檔案中存取所有的資訊。面對眾多編輯中的文件時，用戶可將常用文件標記星號，或根據作者篩選，輕鬆整理與快速存取繁雜的檔案。

▲ Zoom Docs 能夠確保團隊間的資訊一致性，有效降低溝通成本，利用分工表格、檢查清單、及追蹤修訂等功能提升專案管理效率。（Zoom 提供）

除增進團隊成員間的互動外， Zoom Docs 也能確保團隊間資訊的一致性，有效降低溝通成本。例如，利用分工表格、檢查清單、及追蹤修訂等確認工作進度、時程、截止日期和負責人，多元的瀏覽模式如工作流程看板、日曆和區塊呈現也有助用戶查看相關資訊。

此外，用戶可以將團隊文件整理在專用的資料庫中，集中存取共享資訊。在搜尋資料時，Zoom Docs 提供分組、篩選和排序等功能，視覺化資訊並快速找到所需資料。一份 Zoom Doc 最多可以支援 100 位用戶同時協作，並可以在文件和註解中標註團隊成員。為確保資訊安全，Zoom Docs 還提供快速新增、移除和變更內部成員及外部使用者權限的功能。

無需支付額外費用即可開始使用 Zoom Docs

所有 Zoom Workplace 付費方案的用戶可立即使用搭載 AI Companion 的 Zoom Docs。基礎（免費）用戶至多可建立 10 個 Zoom Docs 共享文件和無限量的個人文件（不包含 AI Companion 功能）。如基礎（免費）用戶欲解鎖 Zoom Workplace 中 AI Companion 的相關系列功能，可選擇升級至 Zoom Workplace Pro、商業版或企業版方案。帳戶所有者和管理員可以隨時啟用或停用 Zoom Docs 中的 AI Companion 功能。

Zoom Docs 於今日起開放 Zoom Workplace 應用程式版本 6.1.6 或更高版本的用戶使用。用戶可以透過 Zoom 官方網站、 Zoom Docs 產品頁面或 Zoom Web App 進行下載。