善用Google Drive的5大外掛，讓Google文件功能更勝MS Office

3.指定連結 Google 文件及試算表

在 Word 中有個功能是可以連結 Word 檔案及 Excel檔案，這個功能現在在 Google 文件上也能實行，只要下載 Charts 這個外掛程式，就能夠在 Google 文件的工作環境下，直接插入 Google 試算表的數值，建立長條圖、圓餅圖或是折線圖。

step 1

直接到 http://goo.gl/ml1inr 下載 Charts 這個工具，按下藍色的「免費」安裝這個外掛，接著到「外掛程式」中的「Charts」選擇「Open Chart Builder」就會看到側邊欄。

step 2

總共有三個圖表可以選擇，Bar Chart 是長條圖，Pie Chart 就是原餅圖，而 Line Chart 則是折線圖，確定後就按下「Load Data」開始載入你在 Google 試算表的資料。

step 3

選擇一個你儲存在 Google Drive 上的試算表，資料將會從選擇的試算表中擷取，確定之後按下「Select」。

step 4

拖曳這份資料中你會想要的資料，也可以直接輸入儲存格的編號，選擇範圍通常是一欄文字、一欄數值，確定之後按下「Save Range」。

step 5

這時右邊的 Charts 側邊欄會出現你的圖表預覽、名稱、還有儲存格選取範圍，只要按下「Insert Chart」就可以看到圖表。

4.文件內容直接轉成心智圖

不管是在工作還是念書，常會有很多專案要執行、報告要準備，除了用文字分行列點記下來，其實可以利用 Google Drive 中的外掛程式 MindMeister，將文字內容直接變成心智圖，呈現上會更加方便，也較清楚整個專案或報告的架構。

step 1

先到 http://goo.gl/b9yCes 下載 MindMeister 的快速外掛，按下藍色的「免費」安裝，成功之後 Google 文件的「外掛程式」中就可以看到這個外掛。

step 2

在文件中輸入想要做成心智圖的內容，最好採分層條列的方式，可以讓心智圖更有架構。

step 3

將文字內容反白，項目符號也要反白，接著到「外掛程式」中的「MindMeister」選擇「Insert as Mind Map」。

step 4

剛才輸入的文字內容就會自動轉換為心智圖，在閱讀及呈現時會比較清楚，心智圖中的架構會依照文字內容的順序排列。

step 5

整個心智圖是一個「圖片」，若要修改圖片中的文字內容要，需要重做一張，而整個圖片可以自己選擇在文件中的排列方式。

5.在 Google 文件中建立批准通知

Google 文件的其中一個優點就是分享很簡單，因此成為許多人和同事合時作採用的文件，專案或是報告常常會需要討論，但目前 Google Drive 裡只提供「註解」及「回覆註解」的功能，如果你針對一份文件需要取得多個人的批准，但是每個人要檢查的地方不同，用註解可能會讓通知塞爆每個人的信箱，這時可利用 Workflows 外掛，針對每個人客製化訊息，又能夠確保每個人都有看到文件。