知識經濟時代：比起利用數位工具蒐集情報，更重要的是管理知識的原則

空閒時總是低頭滑手機、每 5 分鐘重新整理一次 Facebook、訂閱讀不完的 RSS，深怕漏看了哪一則新聞或訊息，就跟不上時代的潮流。這樣的行為美其名是追求新知，但也有人稱為網路資訊恐慌症。然而不管屬於哪一類型，當這些訊息都只是茫茫然看過，沒有產生任何自己的想法時，都只能算是在「閱讀新知」，並不等於「蒐集資訊」，更談不上是「累積知識」。根據 Esor 的觀察，多數人往住誤以為閱讀新知就等於擁有知識，但若只是無意義的閱讀新知，無法建立個人的知識庫。要讓閱讀新知變得有意義，首先該檢視自己究竟需要什麼，再進一步篩選資訊來源。且閱讀新資訊的過程是快速的，不該佔用太多時間，更無須去在意讀了多少則訊息，重點是過程中得到「有用的訊息」。至於蒐集資訊的定義，該是生活與工作中每一次觸發疑問的當下，都願意主動去找答案，不管是網路搜尋、翻書、詢問他人⋯等，並善用有效方法保存彙整，透過選擇合適工具，讓日後每一次需要資訊時，可以不斷的回憶及使用，這一連串的過程才算是真正在打造個人的情報知識庫。在知識管理或資訊管理的理論裡，資料（Data）、資訊（Information）、知識（Knowledge），是完全不同的東西，簡單來說，沒有經過整理的訊息稱為「資料」；經過整理分析讓特定使用者可以了解後就變成「資訊」；當資訊再重組為具使用與判斷價值的認知後，就成為「知識」。當然，這並不是一種嚴謹的解釋，尤其在現在這個網路發達的環境下，資料與資訊通常在網路上就可以同時產生，例如想要查詢行動支付與 NFC 的關係，只要上 Google 搜尋「行動支付」，就可以找到許多相關的內容，但若再加上另一個關鍵字「NFC」，找到的內容又更精準，這就是搜尋到有用資訊的過程，而不只是搜尋資料而已。網路除了讓資料或資訊取得的過程縮短外，更重要的是改變獲得資訊的方法，現在我們不必依賴報紙或電視單向的傳遞，而被迫一古腦接收有用或無用的全部資訊，只要運用網路主動出擊去找尋各大媒體網站、部落格，甚至是 Facebook 這類社群平台，都可以讓我們獲得自己真正需要的資訊。所以在資訊來源並不貧乏的現在，著重的不再是去哪個網站找資訊，而是透過現有的數位工具，去找到符合自己需求的資訊，這時候要學會的就是「怎麼善用工具來過濾資訊」的方法，資訊無論如何必須自己設定篩選條件，由自己掌握閱讀的主導權，這樣才能善用網路的資訊爆發，讓自己成為知識時代的先行者與贏家。收集了一大堆資訊並不等於擁有知識，要讓資訊成為知識，得經過加工處理。所謂加工就是讓資訊可以再次被使用，你可以選擇各式數位工具來管理這些資訊，好讓你在未來可以使用，這概念好比是打造個人維基百科或是 Google 資料庫的方式。在資訊量龐大的現在，要建立情報知識庫，可透過具有訂閱功能的數位工具，自動接收資訊來源後，再根據需求儲存至個人資料庫，一切自動化處理。（後面還有資訊獲得方法）每當要執行一項任務前，不免得進行資料的蒐集，相信多數人都是直接開啟 Google，利用 Google 的搜尋引擎找到相關的資訊，就廣義來講，確實也是在蒐集資訊。雖然 Google 人人會用，但蒐集速度因人而異，唯有用對方法，才可能大幅縮短資訊蒐集的時間，提升工作效率。一個關鍵字可能查出不同領域的資訊，若已確定不要某方向的資訊，可用空格加減號來排除，如東森 –購物。當你不確定關鍵字的時候，可以使用萬用字元（*）替代，如黑*婦。若你搜尋二個字組成的名詞時，可以利用引號將名詞框起來，如"Apple watch"。別用句子在 Google 引擎搜尋，因為 Google 是依照關鍵字進行搜尋，如果句子裡的關鍵字太多，反而會影響搜尋結果，由上圖就可看出差異。當資訊來源變廣，為免於在每個網站間切換，其實可以透過各式數位工具的輔助，讓你精準找到最適合的資訊。數位工具的選擇依各人需求而異，並沒有絕對零缺點的工具，如果你完全沒有頭緒，可以參考他人的心得分享，融合自己的需求，試著替自己找到一套有系統的情報知識系統。以 Esor 的經驗為例，工作屬性讓他成為資訊重度使用者，於是他針對資訊的來源、蒐集及累積，各有不同的工具來管理。除了電腦之外，手機、平板電腦都是可以上網的裝置，也打破必須在電腦前才能蒐集資訊的限制。因此，在選擇數位工具時，可以依照自己手上的裝置類別、系統，找到一個跨平台的工具。Flipboard結合社群平台的閱讀工具，可以由社交圈向外擴展資訊領域，並可自己設定想要閱讀的內容。Flipboard下載位置Feedly在 Google Reader 停止服務後，Feedly 就成為重要的 RSS 訂閱工具，很適合重度資訊使用者。Feedly 下載位置除了 Facebook 之外，如果還有其他社群平台是你平時的資訊來源，例如 Google+、Twitter、微博等等，不妨可以使用 Flipboard 做為蒐集資訊來源的重要工具，它除了可整合不同社群平台的資訊外，最重要是可以自己訂閱想看的內容，就像是打造個人新聞台一樣，這也是做自己資訊主人的重要關鍵。參考他人的閱讀清單Flipboard 原本在手機或平板這類行動裝置推出，具有 iOS、Android、Windows 版本，且支援不同平台的分享功能，例如按讚、+1、留言、轉分享等等，所以很適合成為行動閱讀的工具。不過近期也推出網頁版，讓使用者可以在電腦端建立自己的新聞台。且同行動版本一樣，可以參考他人建立的「個人雜誌」，藉由他人收藏的內容中來刺激自己的思考方向，找到更適合自己的資訊來源，也能建立個人雜誌的閱讀內容與他人分享。如何打造個人新聞台？step 1初次登入網頁版的 Flipboard，可以依照指示選擇有興趣的訂閱類別。step 2如果不知道該訂閱什麼內容，可從「探索」的分類裡，找到有興趣的內容。step 3也可以透過搜尋的方式，找到想追蹤人或媒體，甚至也可以從中參考他的閱讀清單。step 4在「封面故事」裡，會整合所有你蒐集的資訊，並挑出最重要的內容排序，每天可由此開始看。不同於 Flipboard 與社群緊密的關係，Feedly 更像過去利用 Google Reader 訂閱 RSS 的環境，且只要 Google 帳號就能使用。由於有很大的彈性手動設定自己習慣的訂閱內容，對於有大量資訊要訂閱的使用者來說，Feedly 是個值得推薦的工具，當然，它同時也可在電腦、手機、平板上使用，且還有功能更豐富的付費版可以選擇，只不過雖然可支援中文顯示，但選單介面是英文。每日必讀加手動分類在免費版的 Feedly 裡，可以依照預設的分類項目，將 RSS 自動歸納在所屬的類別裡，雖然 Feedly 提供「Must Reads（必讀）」類別，但還是開放手動建立類別清單，讓訂閱的 RSS 能夠依自己的喜好歸位，畢竟依照自己需求所設定的分類條件，才能在龐大的資訊量裡精準閱讀到最需要的內容。切換不同顯示方式閱讀Feedly 經過幾次更新後，介面更貼近使用需求，有各種不同的資訊呈現形式。例如以文字顯示時，可以在有限的空間內預覽最多內容；圖文並茂的模式更容易了解標題與內容；至於全篇閱讀時，是採用由右側彈出分頁的方式，較過去單純白底的模式更能讓人專心閱讀。自動及主動的推薦機制▲Feedly 會依照你平時閱讀的習慣，自動判斷必讀內容，並存放在 Home 與 Must Reads 裡。▲在左側功能表裡的 Organize，可依照需求手動調整 RSS 的分類，讓閱讀順序更流暢。切換不同版面輔助閱讀▲不同的顯示模示會影響閱讀的順暢感，如果對文字較不敏銳，可搭配有圖片的模式閱讀。▲在 Feedly 整篇閱讀時，會由右側彈出一個三分之二視窗的頁面，更能專注閱讀，也可透過左右鍵前往上下篇。早期的 Facebook 是單純的社群平台，讓相隔千里的朋友有了聯繫，後來慢慢發展出粉絲團，個人、企業、媒體都可以將粉絲團做為個人新聞台，這也讓許多人以為按讚就能追蹤新資訊。不過只要認真思考，你會發現效果其實不大，多數時候只是在關注朋友分享的生活點滴而已。因此，不妨從此刻起，將 Facebook 重新整理，把對生活、工作中有需要追蹤的人或粉絲團，建立專屬清單，在每天登入 Facebook 時，都優先從這裡開始閱讀，且清單類別不用太多，找出最需要的即可，慢慢你會發現 Facebook 也可以成為重要資訊的來源。加入興趣清單優先閱讀step 1在興趣清單前方找到設定工具，選擇「加到最愛」。step 2登入 Facebook 時，就可以快速從左側的功能表中，找到自己建立的興趣清單。如何建立興趣清單？step 1在 Facebook 左側的功能表裡，找到「興趣」欄目，進入後選擇「建立新名單」。step 2開始選擇想要持續追蹤的人物或專頁，在選擇前可以先依照資訊類別區分。step 3接著為這份清單命名，並可選擇要不要公開給他人訂閱，這表示你也可以選擇訂閱別人的清單。step 4日後每天開啟 Facebook，就優先由建立的興趣清單上開始閱讀，不用怕重要資訊被掩埋在塗鴉牆裡。（後面還有閱讀資訊的方向）不管是 Flipboard 或 Feedly，透過這類數位工具可以自訂個人需求，讓資訊來源變得更省時省力，但產生的資訊量也相當龐大，每天都會有讀不完的訂閱內容，這應該也是助長資訊恐慌的原因之一吧！但根據 Esor 的個人經驗分享，他每天只花通勤時的 30 分鐘瀏覽訂閱的內容，時間到了之後，就不再繼續看下去，他認為閱讀新資訊的觀念不應該是看愈多愈好，而是在每一則資訊中獲得了屬於自己的知識，所以他對每天訂閱的資訊也有了以下三點處理方式。Esor 在蒐集資訊時使用 Feedly、Zite、Flipboard、Facebook 等工具，但他規定自己每天只花通勤中的 30 分鐘閱讀這些工具的內容，時間到了就將沒讀完的內容設定已讀，進入公司後便專心工作，不再擔心有新訊息沒讀完，等下次再開啟這些工具時，又進入新的閱讀開始。雖然 30 分鐘的時間不算長，但他已經依據自己的需求與習慣，有了一套為自己量身訂作的完整資訊蒐集系統，自然能從中找到對自己有用的資訊。▲把閱讀時間訂出來，時間到了勇敢把沒讀完的內容設定為已讀，別被未讀的數字牽制。如果真的很擔心漏看了什麼重要資訊，建議也可以從最多人關注的內容先閱讀。他平時在快速瀏覽訂閱內容時，也會利用 Feedly 提供的推薦機制，於一片未閱讀的清單中，依每篇文章的熱門度分數，找到最多人關注的文章，當然這概念也可以套用在其他工具上使用。▲在Feedly提供的推薦機制裡，會標示出文章的熱門度分數，可以從中掌握最熱門話題。最後，也不用擔心設定已讀的內容未曾看過，現在搜尋技術成熟，只要透過再次搜尋的方式，就可以找出相關的資訊。尤其經由設定篩選條件訂閱的內容，與自身需求的關連性較大，資訊再次搜尋使用的效益必定不亞於 Google 搜尋。▲在訂閱工具中進行關鍵字搜尋，也可以找出已訂閱但未讀的內容，不用怕資訊消失不見。（後面還有資訊蒐集與應用）當找到適合自己使用的資訊來源工具，並篩選好過濾的條件後，每天就可以最便利的方式獲取資訊，接下來就進入到資訊蒐集與應用的層面。雖然看似兩個階段的工作，但只要力行將資訊進行加工，資訊就會變成知識，就可透過一個工具共同管理，甚至還能同時建立個人資料庫。所謂資訊加工，其實就是記錄對這則資訊的感想，任何天馬行空的想法都可以隨時記錄下來，因為這就是自己思考後的知識，不用編排格式、咬文嚼字，也不用洋洋灑灑寫下幾百字的感想，只要用一種自己看得懂的方式，把當下觸發的想法記錄下來即可，唯有透過這樣的過程，資訊才能轉變為與自己有關聯性的素材，最後再存進資料庫裡，待未來被再次使用。用知識管理的理論來解釋，就是資訊不等於知識，但數位工具簡化了資訊來源的過程，龐大的資訊量會讓人誤以為就是擁有知識，卻又未因為這些資訊而成長，這也是現代人最常發生的盲點。當你開始幫資訊加工後，就可以選擇一個能夠同時蒐集及搜尋知識的工具。是的，工具只要一個就夠了，這也是 Esor 的經驗分享，過去他也曾把資訊加工後儲存在 OneNote、書籤、Pocket⋯等，但要再次使用時，得在各個工具間切換，除了不方便外，還可能漏了些重要的資訊。所以，他現在選擇以 Evernote 為資料蒐集的地方，也整合所有工具的連結，將它打造為個人的資料庫。OneNote▲如果你偏愛分層管理的邏輯，且注重版面的美觀，OneNote 會是不錯的選擇。（下載位置：www.onenote.com/download）Pocket▲若是閱讀地點不固定，經常有稍後閱讀的需求，可以選擇 Pocket 隨時同步稍後閱讀內容。（ 登入位置：getpocket.com）Evernote▲雖然版面不算太好看，但因為沒有複雜的管理系統，最像是一款筆記本，上手度較高。（下載位置：evernote.com/intl/zh-tw/）在打造個人資料庫的工具選擇上，這裡以 Esor 分享的 Evernote 為例，當然，可以用來打造個人資料庫的工具很多，常見的 OneNote、Pocket 都可以使用，甚至要拿 Gmail 做為資料庫也可以，只要能符合自己的習慣，並確實有將資訊加工，任何工具都可以成為資料庫。Esor 把所有資訊、工作計畫、筆記、生活大小事⋯等，全都丟進 Evernote 裡，對他來說，這就是他的第二大腦。在 Evernote 裡，他只把筆記以工作、生活、計畫區分出簡單的大分類，至於由 Feedly、Zite、Flipboard、Facebook 來的資訊，他也都會加入自己一些簡單的感想後，再選擇儲存進 Evernote。此外，對於許多人喜歡擷取網頁為資訊的方式，他是以擷取需要部分為主，同樣再加入自己的想法後，儲存至 Evernote，原因是網路上的資訊會更新，若擷取了整篇內容，過一陣子後，Evernote 的資訊也許就不正確了。至於丟進 Evernote 資料庫的資訊該怎麼管理？他以不整理為原則，因為資訊來源眾多，訂閱的 RSS、突發的靈感、眼前的畫面，都可以是加工的資訊，花時間調整版面、分類儲存太費時，且現在的工具都很聰明，運用搜尋的方式就可以再次找到相關的資訊，所以採不整理的思維來管理。幫資訊加工不麻煩▲資訊儲存至 Evernote 之前，加入簡單的想法，短短幾個字都是讓資訊可以再次使用的關鍵，如看到 PC home 封面想到 Windows 10。用搜尋代替整理▲存在 Evernote 裡的資訊不用刻意花時間整理，因為日後透過搜尋，同樣可以找出來，如搜尋 Windows 10 就會出現許多筆記。