我們大部分工作時間都在跟電腦相處，更聰明的使用電腦，讓它發揮該有的效益，對工作絕對有大幫助。大家常會在電腦中裝上很多看似「需要」的軟體，但裝很多並不代表用得到，精簡的工具、調整電腦為最佳狀態的工作術，才會讓你真正節省寶貴時間，進而促進工作效率。
聰明駕馭數位工具可以分成幾個層次，首先，重新檢視使用中的軟體，減少重複性工具；第二，盤點電腦中的空間，讓裝置有更多利用空間；第三，整頓電腦中的資料，讓尋找檔案更有效率、提高資料重複利用率。
減少使用非必要工具
減少使用非必要工具其實隱含著時間管理的概念，時間不夠用的常見原因，就是用錯方法、時間浪費在不重要的事、多做沒必要的事；當你用對工具，更有效率的達成目標，自然會有多餘的時間。
減少工具的具體作法是採用整合型的工具改變工作模式，例如，傳統工作方式是先在自己的電腦裡完成專案文件，用 e-mail 寄送給協作對象，一來一往的修正後定案，最後的文件命名可能是「專案修改 5 版 .doc」，整個流程可能就要耗費一整天的工作時間；如果改用 Evernote 這類雲端協作工具，直接在線上溝通協作，沒有郵件往返的等待時間，可能半天就能完成專案修改、校對。
盤點電腦中檔案，有效利用硬碟空間
整理電腦中檔案也會幫上許多忙，儘管硬碟價格十分平民，但硬碟空間畢竟不是無限，且累積資料越來越多，不只對電腦效能是負荷，想要找出某年某月的某筆資料，無疑是浩大工程。平時若沒有清理電腦檔案的習慣，要動起手來就是件千頭萬緒的工作，最常見的情況是在不同資料夾裡存在一樣的資料，我們能用 CloneSpy 這種比對重複檔案的工具，加快比對速度，而且建議完成整理後進一步將暫時用不到的文件、小型檔案，上傳到雲端空間保存，不但方便日後調閱，也能幫電腦省下一些空間。
檔案重新歸檔、邏輯建檔
將電腦整頓到一個階段，接下來就是替資料規劃擺設了。我們習慣用發生時間、主題來命名資料夾，不過真要動手找一個久遠文件時，你會需要回憶年份、事件名稱、檔名等訊息才能順利找到，非常沒效率；如果資料夾的分類管理換成按照自己生活、工作的規範命名，或是根據待處理、已完成等邏輯設定，且開頭加上一些字母代碼的編排特性，管理資料夾會更有效率。此外，建立更有邏輯的檔案儲存架構，會大大減少層級架構，彼此之間的關連性也會讓你更容易找到目標。
▲用新工作思維重新思考使用中的工具是不是可以整合，例如採用一套像是 Evernote 的工具取代傳統工作方法。
▲幫硬碟做大掃除，發揮斷捨離的精神。清除無用軟體、找出隱藏在空間裡無用的檔案。
邏輯化管理資料夾
你是辦公桌上堆滿東西、隨便放置各種文件的人嗎？光是找文件就要大費周章，這就是工作效率無法提昇的原因之一！電腦中的檔案也是如此，一般我們習慣用各種直覺的字眼命名，層層分類管理，所謂檔案管理必須讓這些有利用價值的檔案，有系統的組織起來並能快速找出。
資料夾管理三招，檔案更容易被找到
管理資料夾有幾個小技巧，包括控制資料夾層級、區分進行中檔案及備份檔案、利用捷徑加速檔案使用。資料夾層級越多會影響搜尋的速度，通常控制在 3∼4 級會比較恰當，以小編為例，第一層是本月稿件，第二層為各個欄目名稱，第三層可能是各種參考資料、圖檔等，用檔案總管找資料時，一展開就能綜覽整個資料夾 內容。也能用進行中或結案的模式建檔，把隨時會用上的檔案統一放到最前面的資料夾，讓取用更方便，最好搭配設定捷徑的方式，檔案儲存在本來位置，但能在桌 面的捷徑快速開啟資料夾。這些技巧並非全部都能派上用場，也不見得適合每個人，需要從各種技巧中找到平衡點，建立個人最適合的模式。
(後面還有：PC以及Mac上各種類型檔案管理工具)
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