去除垃圾檔，還我硬碟清白！PC 與 Mac 上的 8 大檔案掃除管理工具

8.以 Evernote 取代傳統工具

在職場上需要練就多工的好本領，數位工具也是一樣道理，用一套 Evernote 取代多個工具才能完成的工作，既兼顧效率又方便。Evernote 的雲端記事本功能為大家熟知，光是記事存在 Evernote 就不需要便利貼、記事本等多套工具；加上強大的專案管理、協作、溝通功能，在工作時能減少使用資料夾、郵件，甚至通訊軟體都能省略不用。

記事本當做資料夾

我們習慣以資料夾為工作單位，其實 Evernote 的記事本就能當做資料夾使用，在記事本的內容可以放單篇記事、手繪圖表、圖片、網頁或是錄音，能裝載的檔案類型幾乎跟電腦資料夾差不多，而 Evernote 多了雲端分享、資料同步的特性，讓這個資料夾的力量數倍於過去。

工作完成後，大多檔案可能就此靜靜躺在資料夾裡，等到下次要用時，再翻箱倒櫃找出來。改用 Evernote 的記事本當資料夾，幫每個記事加上適當標籤，記事之間產生關連性，搜尋時就會發現用得上的參考資料，比起用電腦的資料夾管理檔案，這些累積的資料再利用的機會就大多了。

▲Evernote 的共用特性讓記事本功能變得更強，先以郵件新增團隊成員，還能從記事本的進階設定中設定每個成員的修改權限。

▲新增的每一筆記事，可以包含網頁、網頁擷圖、圖片，並能標註重點、螢光筆劃重點，用標籤管理記事更能累積成龐大資料庫。

待辦事項提醒取代便利貼

Evernote 功能強大到幾乎可讓人捨棄其他軟體！舉例來說，小編的工作涵蓋了收集新資訊、參加記者會、寫稿、與受訪者討論專案。在網路上看到任何值得收藏的文章，就能用 Evernote 收在記事本裡；記者會或整天的工作行程用 Evernote 建立提醒清單；在 Evernote 的記事就能寫稿，甚至記事開啟分享就能交稿；與其他人協作則用記事本共用就能解決⋯，除了不能請所有人改用 Evernote 把記者會邀請函寄給我之外，Evernote 已經能讓我少用 3∼4 個軟體了。

▲如果需要外部協力，可公開連結，或用郵件、FB、Twitter 等方式傳送一篇記事，對方不需要 Evernote 也可以閱讀。

Work Chat 就是溝通工具

除了用 e-mail 聯繫工作之外，每個人電腦裡至少會有一套即時通訊軟體來做為溝通工具，Evernote 的 Work Chat 功能讓討論工作時連即時通都可免了。每個分享的記事上可用 Work Chat 溝通，且能多人同時使用，就像用即時通訊軟體討論一樣，而討論進行中也能同時將討論的內容直接附註於記事上面。如果在 Work Chat 上面無法說清楚的，真的需要開會，也能用 Evernote 整合 Google 日曆功能、會議通知提醒等功能，掌握工作進度，真正做到簡化工具的目標。