不只是備份工具，活用Dropbox、Google Drive 成為協同工作、檔案救援利器

或許我們對 Dropbox、Google Drive、OneDrive⋯ 等雲端儲存空間都不陌生，知道它可以用來儲存檔案、可以共享照片、可以免費使用，所以在每次限時贈送儲存空間的活動中，都不忘為自己累積更大的空間，好讓未來有空間儲存更多檔案，畢竟容量永遠不嫌大。但若能換個角度思考及運用，它還能是最具效益的溝通管道及平台。

溝通工具用對了嗎？

在課業、工作、生活領域中，我們會強調利用「溝通」的方式，協力達到共同的目標，打電話是溝通、開會是溝通、e-mail 往返也是溝通，有效的溝通可以達到事半功倍的效果，但更多時候，我們卻是處在各種會造成事倍功半的溝通裡，例如冗長的會議、重覆進行確認的動作、花時間等待他方回應等等。

為了克服這些不具效益的溝通行為，開始使用光碟、隨身碟這類可以大量複製的儲存工具，並因應不同溝通對象安裝各式通訊軟體，以及花費成本架設 FTP（File Transfer Protocol）傳送檔案等等。可惜的是，增加的工具及成本愈來愈多，卻不見得獲得相對的成效，甚至得花更多時間操作這些工具及軟體，讓自己更忙碌。如果你也遇到這樣的問題，就該反向思考，究竟用對工具了嗎？

同步/共享/協作的雲端空間

溝通的目的是為了達成共識與目標，隨著雲端儲存技術愈來愈成熟後，雲端空間除了儲存檔案之外，還具有同步更新檔案、分享資料、協同工作等等的特性，讓過去許多溝通行為，都可以透過雲端空間一次完成。舉例來說，在公司進行跨部門合作專案時，可以開啟共用的雲端空間，讓各部門準備的資料都可以相互取用，以減少電子郵件或檔案傳遞的時間，並使用協作模式讓多人共同完成企畫案，減量非必要的會議次數。此外，透過雲端儲存可以減少忘記攜帶 USB 隨身碟的風險，也可以不受e-mail傳送檔案大小的限制，以及降低一檔多存所造成版本錯誤的問題。

因此，重新檢視過去繁瑣的溝通行為後，會發現只要善加運用雲端儲存空間，過去依賴使用的工具及軟體其實可以被淘汰，且只要從中找出屬於自己的運用方法，就能打破時間與空間的限制，大幅減少重覆溝通所花費的時間，創造全新事半功倍的效率。

串連多裝置同步使用

目前免費雲端儲存空間的選擇很多，常見有 Dropbox、Google 推出的 Google Drive，以及微軟推出的 OneDrive，還有 Apple 的 iCloud Drive 等，容量及特色上略有差異，可以依照使用習慣，以及手機及平板的系統，選擇最適合搭配的一種。不過，多數的雲端空間都有針對行動平台推出 App，並且能夠支援不同作業系統使用，所以只要能夠串連平時使用的電腦、手機、平板等等，達到跨平台的目的，就能發揮雲端空間的效益，以下則以 Dropbox 及 Google Drive 為例。