不只是備份工具，活用Dropbox、Google Drive 成為協同工作、檔案救援利器

用 Dropbox 避開檔案傳送的安全性限制

使用 e-mail 寄送檔案除了有附件大小的限制外，有時候在密集返往郵件的情況下，可能會出現人為疏失或傳送失敗而遺漏某些重要的內容，如果每次往返的郵件都夾帶檔案，更容易發生資訊不齊的問題，因此以 Dropbox 取代 e-mail 傳送更顯優勢。

檔案分享格式不受限制

利用 Dropbox 取代 e-mail 還有個重要的優點，就是傳送的檔案格式不受限制。由於為了杜絕電腦病毒入侵，電子信箱都會限制部分檔案格式的傳送，以避免收件者在接收 e-mail 後就中毒，最常見的就是限制 .exe 執行檔。但這樣的安全措施，也一併阻礙正常檔案的傳送，所以透過 Dropbox 提供載點的方式，即使接收對象沒有 Dropbox，也可以在網頁端直接下載檔案使用。

▲通常 e-mail 會阻擋傳送 .exe 執行檔，但利用 Dropbox 提供載點的方式，對方也可以下載 .exe 檔使用。

檔案分享隨時取消更安全

至於 Dropbox 傳送檔案的安全性部分，不管是單一檔案提供的載點，或是多個檔案以資料夾方式共享，都會指定接收對象，這對傳送或接收檔案的雙方來說，都較為私密。此外，在確認指定對象下載完成後，就可以選擇取消載點及共用邀請，也可以降低重要檔案外流的風險。

▲想要取消載點及共享，只要進入網頁版 Dropbox，在共享及連結分類下，找到要取消的項目即可。

用 Dropbox 打造最便利的專案合作平台

當你需要與他人共同合作時，不免得隨時交換資訊，好讓彼此都能有共同的資料可以使用，此時 Dropbox 資料夾共享的功能就不是單向的傳遞，而是雙向溝通，甚至是多人或跨部門的合作平台。

共享檔案自動同步至電腦

發起人可以先至 Dropbox 建立一個資料夾，專門給多人合作的專案使用，再邀請所有參與者加入，而這個資料夾就是專案合作平台，如果成員都有安裝 Dropbox 桌面管理工具，只要接受共享邀請後，就會自動將整個資料夾下載至電腦端，對長時間在電腦前工作的使用者來說，十分便利。

專案資料夾命名小技巧

若想要讓這個資料夾在他人的 Dropbox 中更顯眼，在為資料夾命名時，可以利用符號或數字開頭，因為 Dropbox 預設是以名稱排序。

▲發起人可在 Dropbox 建立資料夾，再邀請相關人員共用，所有參與專案的人員，就可以各別在資料夾中上傳檔案，共同打造合作平台。

指定同步資料夾節省空間

不過，如果擔心接受共享後，這個多人使用的專案合作資料夾會變得愈來愈龐大，而影響電腦端的儲存空間，也可以選擇在電腦端將資料夾刪除，日後就只要在網頁端讀取檔案使用。或者是不想要將這個龐大的資料夾同步在每部電腦裡，也可以在 Dropbox 的偏好設定裡，取消同步這個資料夾。

▲若是擔心多人共用的資料夾會占去電腦的儲存空間，可以在「偏好設定」裡的「選擇性同步」，取消資料夾同步。

Dropbox 減少微軟 Office 不相容問題

檔案共享後下一步就是協同工作，如果是以 Dropbox 為主要的雲端儲存空間，過去在網頁端或手機端開啟共享的檔案時，雖然可以瀏覽檔案，卻得再多一道下載的手續後，才能夠編輯檔案。不過近期 Dropbox 與微軟有多項合作，漸漸更具協同工作平台的潛力。

網頁版提供微軟 Office Online

儘管微軟 Office 對許多軟體都不太友善，有不少相容性的問題，但不可否認它仍是學校、公司、政府機關最常使用的文書軟體。因此，網頁版的 Dropbox 提供微軟 Office Online 即時編輯功能後，除了可以在網頁端進行編輯外，在沒有安裝微軟 Office 的電腦上，也可以直接開啟瀏覽器登入 Dropbox，啟動微軟 Office Word、Excel、PowerPoint 文件格式進行編輯，雖然提供的編輯功能較為精簡，但至少不用再擔心格式出錯，或是樣式不支援的問題。

▲在網頁登入 Dropbox 之後，開啟微軟的 Word 檔，並允許以「Microsoft Office Online」開啟後，頁面上方就會出現編輯工具列。

手機也可即時編輯微軟 Office

此外，微軟針對 iPhone 及 iPad 推出的 Office Word、Excel、PowerPoint App，除了具有基本的編輯功能，可讓使用者在手機端進行 Office 文件編輯外，還能夠串連 Dropbox，所以在手機端的 Dropbox 開啟微軟的 Office 文件檔後，就會各別依 Office Word、Excel、PowerPoint App 開啟。至於 Android 手機目前則可使用 Office Mobile App，同樣可免費編輯微軟 Office 文件。