不只是備份工具，活用Dropbox、Google Drive 成為協同工作、檔案救援利器

Dropbox 檔案還原超輕鬆

由於檔案版本被覆蓋或刪除的狀況，在多人共享的資料夾裡很容易發生，因此以檔案分享為主要功能的 Dropbox，更需要具備檔案救援的功能，當然它也與 Google Drive 一樣，提供了版本還原功能，且選單介面更簡單。

Dropbox 還原檔案

在 Dropbox 裡會留下每一次關閉檔案後的修改紀錄，如果發現檔案錯誤，且不知何時被覆蓋時，就可以在紀錄的歷史版本中，找到最正確的版本進行還原。雖然它不像 Google Drive 一樣可以預覽各個版本的內容，只簡單提供時間、裝置、編輯者等基本的資訊，但條列式的版本選擇，反而更加簡單直覺。

step 1

登入網頁版的 Dropbox 後，點選想要還原版本的檔案，按下滑鼠右鍵選擇「之前的版本」。

step 2

接著從提供的版本清單裡，找到想要還原的版本，再按下「還原」即可。

刪除檔案不計空間

至於在 Dropbox 中被刪除的檔案，則會再提供 30 天的考慮期，這期間內隨時可以反悔，重新開啟 Dropbox 網頁版，選擇救回檔案，而在刪除檔案暫存的 30 天裡，並不會額外計算佔用的空間，當然，也可以手動選擇永久刪除，讓私密檔案立即消失。另外，如果一次刪除多個檔案時，也可以在「活動」的分頁裡，找到刪除大量檔案的紀錄，再選擇將整批檔案一起還原，也更為省時省力。

step 1

進入被刪除檔案存放的資料夾後，按一下頁面上方的「顯示刪除的檔案」，被刪除的檔案就會以灰色浮現出來。

step 2

點選灰色的被刪除檔案後，再按下「還原」，就可依照指示救回被刪除的檔案。

Google Drive 減少檔案校對時間

要說將協同工作發揮到最淋漓盡致，就非 Google Drive 莫屬。它除了具備檔案共享，更提供即時協同編輯的功能，加速團隊合作的工作效率。這部分 Dropbox 就較為不足，因為 Dropbox 目前只能個別編輯檔案後，再透過共享的方式，由其他人繼續編輯同一份檔案。

同步協作更有效率

在 Google Drive 裡分別提供文件、試算表、簡單⋯等檔案格式，已經可以滿足多數人的文書使用需求，只要檔案不要有太多複雜的表格或樣式設定，日後也可轉存為相容於微軟 Office 的格式繼續編輯。且免費的文書軟體，對個人或小公司而言，更沒有成本負擔，可在建立檔案後，直接開啟共享及編輯的權限，讓多人同時編輯檔案，在文件中也可以同時看到內容變更的部分，如此既沒有檔案版本不同的問題，也無須校對修改內容，更少了整合檔案的時間。

▲將 Google 文件分享給他人共同協作時，可在檔案上看見他人即時編輯的內容。

追蹤修訂加註解也能協作

就算不是即時的共同協作，也可以在個人編輯時，開啟「建議操作」，這功能類似微軟 Word 的追蹤修訂，能夠將修改的內容標示出來，再讓其他人進行確認；若不是修改文件內容，只是想要詢問或交辦其他事項，則可開啟「註解」，寫下想要傳達給對方的訊息，待接收者看到之後，就可選擇「標為已解決」。這樣的編輯方式，雖然不是所有人同時進行檔案的編輯，但仍然可達到協作的效益。

▲即使不是同時編輯檔案，只要開啟「建議操作」就會將自己修改的內容標示出來，若是詢問或交辦其他事項，則可開啟「註解」使用。

用 Google Drive 不用追蹤檔案

此外，如果已經將 Google Drive 做為協同工作平台，自然是期望透過共享與協作的方式，減少不重要的溝通及會議，那麼如何有效追蹤工作進度，清楚掌握每個協作檔案的動態，也是簡化工作流程的一環。

開啟「顯示詳細資訊」查詢協作進度

在即時的協作檔案中，可以清楚看到文件編輯的內容，但若不是同時進行編輯檔案，或是有許多不同的檔案分別與不同人協作時，Google Drive 就得透過 Gmail 傳送通知，才能知道檔案的動態。麻煩的是，Gmail 傳來的通知可能被其他信件覆蓋，也可能漏了一些重要內容，所以，最好能夠手動開啟「顯示詳細資訊」功能，掌握檔案的變更紀錄。

顯示詳細資訊是 Google Drive 提供的檔案動態訊息，雖然不是多麼強大的功能，卻是一個相當實用的小工具，能輔助使用者立即掌握共享檔案的編輯紀錄。這麼一來，就無須花費時間，逐一開啟每個共同協作的檔案，而能以最簡便的方式，快速瀏覽與追蹤檔案動態，並且不遺漏任何一個重要的檔案修改內容。甚至也可以放大用來檢視整個雲端硬碟的動態，讓沒有共享的檔案，也可以透過動態訊息查詢。

step 1

在 Google Drive 的頁面上，開啟右上方驚歎號圖示代表的「顯示詳細資訊」，頁面右側就會出現側欄。

step 2

按下「活動」標籤，就會出現近期 Google Drive 上的變動，可以從中查詢共享的資料夾或檔案有什麼變化。

step 3

若是想要查詢特定共享資料夾近期的變更，點選該資料夾後，右側就只會顯示這個資料夾的動態。

step 4

要查詢個別檔案的變更也行，且按下動態訊息上的檔名就會開啟檔案，按下放大鏡圖示則出現下一個動態訊息。

Google Drive 救援檔案超簡單

不管是 Google Drive 或 Dropbox，都有檔案救援的功能，如果遇到檔案被覆蓋、不小心刪除，或是電腦硬碟壞掉無法開啟時，都可以到雲端空間裡，將檔案救回來，兩者的操作方式略有不同，但都得在網頁端才能進行，且步驟很簡單，比電腦救援軟體省時又省力。

還原 Google 文件歷史版本

Google Drive 提供的檔案還原功能裡，會依照「上傳檔案」及「自建 Google 文件」兩者有所分別。針對上傳至 Google Drive 的檔案，只要在網頁端找到想要還原的檔案後，按滑鼠右鍵選擇「管理版本」，就可以看到保留的歷史版本。至於針對 Google 文件的版本還原功能，得在開啟檔案後，於工具列的檔案標籤頁下，找到「查看修定版本紀錄」選項，就可以看到更詳細的修改內容，由於 Google Drive 並不會刪除任何一個歷史版本，只要找到想還原的歷史版本後，按下「還原為此版本」即可。