PowerPoint製作技巧9招：瞭解簡報內容要素跳脫陳舊版型，提高製作效率

說到簡報製作，Microsoft PowerPoint應該都不陌生，但是用了這麼久，往往都還是使用最基本的那幾個編輯功能，好像有點辜負了這套專業簡報軟體，其實它還隱藏許多好用功能，等著我們解開封印。

做簡報前先瞭解簡報的4大要素

1. 受眾：在開始簡報前，先了解你的受眾是誰，他們的需求和期望是什麼，以及他們對你的主題有多少了解。這樣可以幫助你更好地準備簡報內容，並確保你的簡報能夠引起他們的興趣。

2. 目的：在開始簡報前，先確定你的簡報的目的是什麼。你是要教育你的受眾，還是要說服他們採取某些行動？你的簡報的目的應該清晰明確，這樣才能讓你的受眾更容易理解你的主題。

3. 內容：簡報的內容應該清晰、簡潔、易於理解。你的簡報內容應該與你的受眾和簡報目的相關，並且應該包含足夠的信息，以便你的受眾能夠理解你的主題。

4. 載體：簡報的載體可以是投影片、圖片、影片等等。你的簡報載體應該與你的受眾和簡報目的相關，並且應該能夠有效地傳達你的信息。

如何設計一個好的投影片？

1. 簡潔明瞭：投影片的內容應該簡潔明瞭，不要讓觀眾感到困惑。使用簡單的文字和圖像，以及適當的空白區域，可以讓你的投影片更加易於理解。

2. 視覺效果：使用視覺效果可以使你的投影片更加生動有趣。但是，不要過度使用動畫和轉場效果，這樣會分散觀眾的注意力。

3. 字體和顏色：選擇易於閱讀的字體和顏色，並確保它們與你的主題相關。使用大字體可以讓你的投影片更加易於閱讀。

4. 圖像和圖表：使用圖像和圖表可以使你的投影片更加生動有趣。但是，不要使用過多的圖像和圖表，這樣會使你的投影片變得混亂。

5. 簡報內容：簡報內容應該與你的受眾和簡報目的相關。使用簡單的語言，並確保你的簡報內容能夠引起觀眾的興趣。

第 1 招 運用SmartArt將文字轉成容易理解的圖像

在投影片上單純運用大量文字來展示你的簡報內容，不管是哪一個流派的簡報術都不會認同這樣的作法，因為過多的文字會增加觀眾的閱讀與理解時間，因此我們許要適時的縮減單張投影片的畫面訊息量，並且透過圖解的方式幫助快速消化資訊，比方說流程圖、關係圖或清單等等，或利用顏色或箭頭符號等等，最好不要單純用文字條列方式來呈現。
畫示意圖很難嗎？在PowerPoint中內建了SmartArt工具，幫助簡報者將文字快速轉化為圖形，而且提供了非常多的範本圖例可以自由套用，SmartArt的另一個優點是，即使已轉化為圖像表示，仍然可以進行文字內容與樣式的變更，隨著游標拖拉放大縮小，裡面的文字大小也會隨之改變，不必一一個別修改，透過SmartArt所呈現出的簡報內容不但更容易理解，而且也比原來單調的文字更加美觀。

 
▲1. 將文字鍵入投影片後，按滑鼠右鍵點選「轉換成Smart Art」，並選取適合呈現文字內容的圖形。

▲2. 以流程圖呈現，容易瞭解事件的先後順序，左邊文字窗格可以修改圖形內的文字，也可透過拖拉縮放圖形大小。

第 2 招 打包簡報字型，在其他電腦也能正常顯示

有些人在設計簡報時會使用一些特殊字型，但是如果用另一台電腦開啟檔案，不見得能夠正確顯示這些特殊字型，此時系統就會自動以預設的字型代替，也讓你花了許多心血去設計的簡報無法達到預期的效果，轉成PDF檔當然也是種辦法，但拿到檔案的人如果想要再次編輯，就會變得非常麻煩，PowerPoint裡面有個功能，可以將我們設定好的字型內嵌到檔案中，如此一來，不論檔案在哪開啟，都不用擔心字型缺漏的問題。

 
▲進入PowerPoint選項，在儲存功能頁勾選「在檔案內嵌字型」，可選擇是要嵌入全部字元或是僅嵌入檔案內使用的字元，這關係到檔案的大小。

第 3 招 設定文字階層，讓主從關係一目瞭然

在透過SmartArt轉化文字的時候，有時會發生一個狀況，那就是PowerPoint無法辨認你的這些條列文字，彼此之間是否擁有從屬的關係，如果你是依第1招的教學，將文字轉換成流程圖的話，由於只是先後順序的區別，比較不會有這種問題。
但假如你是要把它轉換成清單或是階層圖的時候，這時所有的文字就會變成並列在同一個層級上，雖然好像變美觀了，但對於你的簡報說明可能毫無幫助，所以這時我們就必須再利用手動的方式，把各列文字所屬的階層給區分出來，運用層級劃分的概念讓投影片的畫面結構更加清楚。

 
▲1. 透過SmartArt將文字圖像化後，在左方的文字編輯窗格，選取要降階的文字按右鍵選擇「降階」。

▲2. 修改完成之後的樣子，是不是比前一張更容易理解呢？當然顏色與樣式都可以再修改。

第 4 招 善用投影片母片，一次修改相同版面配置的投影片

投影片母片的製作，是PowerPoint一個很重要的進階技巧，投影片母片是投影片階層中的最上層投影片，它儲存了簡報之佈景主題與投影片配置等所有相關資訊，包括背景、色彩、字型、效果、版面配置區大小和定位。修改及使用投影片母片的主要優點，就是可對簡報中每一張投影片進行通用樣式的變更，這也包括後來新增至簡報中的投影片，只需在母片中做修改，整份簡報就會自動套用變更，例如有些公司簡報，會在每一頁投影片上擺上公司LOGO，將圖檔貼到母片中的話，就不必在多張投影片上重複剪下貼上，如果需要調整位置大小，也不必一張一張地修改，可以節省很多時間，尤其是在包含大量投影片的長篇簡報中，投影片母片特別好用。

▲1. 開啟一份新投影片，在「檢視」的分頁中，找到「投影片母片」的功能並點選。

▲2. 從左方窗格可看到，一份投影片母片中，會有多種版面的配置，可以自行設計面，也可套用既有的佈景主題。

▲3. 編輯完你所需要的版面配置後，這時可加入專屬LOGO圖檔，完成後按「關閉母片檢視」。

▲4. 回到投影片的編輯畫面，此時新增的投影片，都會呈現剛剛所設定的樣式，如需變更，直接在母片中修改，便會套用至所有投影片。

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