PowerPoint製作技巧9招：瞭解簡報內容要素跳脫陳舊版型，提高製作效率

第 5 招圖片壓縮儲存，幫簡報檔案大瘦身

圖解類的投影片容易理解，而這照片類的投影片則可以給予聽眾許多想像的空間，許多大師級簡報都會交互運用這兩種元素，不過簡報中如果用到很多的照片，那麼整個簡報檔案，就會顯得相當龐大，除了不方便電子郵件寄送，在開啟時也會格外耗時。這時可以透過PowerPoint的圖片壓縮功能，將整個簡報檔案的體積大大減少，不過這主要是針對投影片中的相片圖檔，向量物件可以縮減的檔案大小，就比較不明顯。

▲選取任一圖片後，到「格式」分頁中點選「壓縮圖片」，可以選壓縮單張圖片或是壓縮整份簡報檔中的所有圖片，完成後儲存即可。

第 6 招一次置換簡報字型與複製全部文字內容

在編輯投影片的時候，如果我們想要更改字型，通常都是先選取文字框後，再進行修
改，但是如果你要變更整份文件的字型，其實可以不用逐頁慢慢選取，只要運用內建的取代字型功能，就可以將整份文件簡報的文字，統一置換成另一種字型，節省時間。
另外，除了製作簡報，有時你也會需要複製多張頁面的簡報內容，然後貼到Word或是其它的應用程式中，進行其它的應用。不過在PowerPoint中，一次只能選擇一張簡報的內容進行複製，如果是多張的投影片，就相當累人了，其實我們只要切換到大綱模式，就可以快速選取多張簡報內容，輕鬆地複製所有的內文到其他應用程式了。

▲1. 在「常用」的分頁中找到「取代」的功能，按下「取代字型」就可以將簡報中的文字字型一次替換。

▲2. 切換到大綱模式後，選取文字就能按右鍵複製下所有文字內容，不過有個小缺點是圖片無法一併複製。

第 7 招插入或合併其他簡報的投影片

如果是月例會這種類似定期報告的簡報，通常我們不會每個月都重新製作一份新的檔案，而是會從既有的簡報去做修改與合併的動作，當然我們也可以用複製再貼上的方式，只是這樣就必須同時開啟兩個投影片編輯視窗，切換來切換去容易出錯，所以我們可以開啟「重複使用投影片」的功能，在同一個視窗介面下便能處理插入與合併投影片的作業。

▲在「常用」的分頁中找到「新增投影片」，按下「重複使用投影片」並在右側窗格開啟其他簡報檔，用點選方式插入投影片。

第 8 招把簡報搭配旁白錄製成教學影片

在學校授課或是企業員工訓練的環境中，因為每年課程的變動幅度不大，所以同一份簡報檔重複使用的情況很常見，如果考慮到學員的複習需求，單純靠教學簡報檔絕對是不夠的，因為這個簡報檔通常只是授課的大綱，而不是全部的課程內容，這時授課講師便可以考慮將簡報檔錄製成影片。
PowerPoint的「建立視訊」功能，並非只是單純的把簡報檔變成影片檔，而是允許講師為每張投影片錄製旁白，用更清楚的口述方式解說投影片內容，讓沒聽到的人有補救學習的機會，而講師也不必為了少數幾個人從頭再講一遍，錄製完成的影片當然也可以放到YouTube上分享。

▲1. 到「檔案」中的「匯出」，選擇「建立視訊」，並點選錄製旁白後，勾選要錄製的內容並「開始錄製」。

▲2. 然後便會進入錄製介面，電腦要接麥克風收音，並可開啟雷射筆功能以便在畫面上標出重點。

第 9 招利用圖表工具將Excel數據轉換為示意圖表

為了使簡報內容讓聽眾信服，我們常會在投影片中引用許多數據結果進行比較，不過單純的數據內容，還是比不上統計圖表來得直觀，只是，我們通常是用Excel而非PowerPoint來整理統計數據，難道要在PowerPoint中重新再輸入一次數據，才能透過圖表工具轉換成美觀的示意圖嗎？當然不必，因為PowerPoint與Excel系出同源啊，所以可以利用複製貼上的方式，直接把Excel檔案內的數據貼到PowerPoint，然後再利用內建的圖表工具來轉換。

▲1. 首先你當然要先有一份已經輸入數據的Excel表格，才能以此來製作圖表。