【Office 實用技能精選】Word 篇－ 12招 Word 進階文書編輯技巧

技巧9. 替中文字加上注音標示，孩子也能讀

許多教職人員都會利用 Word 來製作教案與教材，不過對於低年級的孩子或者新住民來說，文字搭配注音可連結字形與字音以加深學習的印象，在 Word 中也支援了注音標示的功能，不必一個一個地輸入注音符號，系統會自動帶入對應的注音，只需要針對注音有誤的地方修改一下即可，很快速便能產生一份帶有注音標示的文件。

步驟1.首先開啟文件檔輸入文字，如果習慣中式直行格式，可在工具列「版面配置」的「文字方向」選擇「垂直」。

步驟2.選取要標示注音的文字。到工具列的「常用」中點擊「注音標示」的按鈕。

步驟3.選取要標示注音的文字。到工具列的「常用」中點擊「注音標示」的按鈕

步驟4.然後調整注音的對齊方式，可在下拉式選單選取，並設定注音文字的大小等格式，完成後按「確定」。

步驟5.檢視一下注音標示是否過於靠近，若與文字靠太緊，可回上一步驟調整注音標示的「位移」。

技巧10. 將特殊字型內嵌至文件，換台電腦也能看

如果你在製作文件時，為了美觀，偏好使用一些在原本 Word 裡面沒有內建的特殊字型，那麼除非你是僅供自用，否則就算把檔案寄給別人，別人的電腦也看不見你的特殊設計，除非那台電腦正好有安裝你所使用的字型，其實在 Word 裡有提供內嵌字型的功能，可以把你在文件中所使用的字型一起打包，讓其他電腦也能正常顯示文件。

步驟1.安裝完新字型後，在「常用」工具列下，點擊字型下拉選單便能選取套用特殊字型，但僅會在此台電腦上顯示。

步驟2.如果要將字型內嵌，按上一步驟工具列上的「檔案」，然後點擊「選項」。

步驟3.在「儲存」的項目，勾選「在檔案內嵌字型」，若要節省檔案大小則再勾「只嵌入文件中使用的字元」。

步驟4.設定完之後記得按儲存，這樣即使在別台電腦開啟文件，也能顯示特殊字型。

步驟5.不過如果步驟3時勾了「只嵌入文件中使用的字元」，在別台電腦上要修改用字時，就會以預設字型顯示。

技巧11. 運用自動校正功能加快文件輸入的速度

經常繕打文件的使用者，應該會注意到有某些特定字詞用到的頻率很高，例如公司名稱及公司地址等等，在同一份文件中雖然可以重複運用複製貼上的方式，但其實節省不了什麼時間，且下次新開文件時又得重打一遍，透過 Word 自動校正功能，我們可以把較長的字詞以單字或符號取代，減少按鍵輸入的次數，速度自然可增加不少。

步驟1.首先新開啟一份文件，按下工具列的「檔案」。

步驟2.點擊左方工具列下方的「選項」。

步驟3.在 Word 選項視窗中選則「校訂」，點擊「自動校正選項」的按鈕。

步驟4.在「自動取代字串」的項目中，在「取代」處輸入單詞，在「成為」輸入用來取代的長串字詞，按「新增」並「確定」。

步驟5.回到文件，輸入你剛剛所設定的單詞，再多按一下 Enter，就會自動替換為長串的文字。

技巧12. 調整 Word 文件權限，避免他人任意修改

由於 Word 文件檔案的泛用性太廣，除了 Office 本身之外，許多第三方程式例如 OpenOffice 或是雲端的 Google 文件，都能支援 Word 文件的瀏覽，而且也很容易被隨意刪改，比如說素人投稿經常被編輯亂刪之類的，如果你想避免這種狀況，其實可以調整 Word 文件檔案的編輯權限，或乾脆加個密碼，讓非必要的人無法輕易開啟文件。