資料剪貼、函數公式通通不需要？幾個 Excel 小撇步讓你「一鍵生成」預測圖表，整合全球股市與跨國資訊！

透過各式各樣的報表了解營運現況、從中檢討策略成效、擬定未來方向，可說是企業相當重要的作業程序。對於總是需要掌握大量資料，並妥善進行管理與分析的商務人士來說，打開 Excel 「爬格子」應該是每日例行工事，雖說 Excel 人人都會用，但能有效率地將既多又雜的數據資訊轉換為「有價值」的報表，才是 Excel 真正的價值所在。

印象中，使用 Excel 進行資料分析多半需要運用各類函數的運算來獲得預期的結果，以企業季度或年度成效的預測來說，就牽涉到許多函數的運算，除了理解上需要花費不少時間，操作起來也比想像中更困難。此外，在使用 Excel 製作報表時，當中有不少內容得先透過搜尋引擎查找，再透過剪貼的方式整理到報表裡，而這些跨應用程式的操作手續，往往造成工作效率的低落。

你知道嗎？其實 Office 365 中的 Excel 內建功能就能解決上面這些問題！在接下來的篇幅中，我們和大家分享使用製作報表時的三個小撇步，以更聰明的方式完成報表整理的工作！

在實際操作前，我們先簡單介紹一下 Office 365 中的 Excel 才有的這三個功能：

Forecast 預測工作表：透過「預測工作表」直接選取歷史日期與數據建立視覺化的預測工作表，藉此取得未來的發展趨勢。舉例來說，我們可以透過帶入前一年的每月業績數據，利用這個功能快速預測未來的業績表現，作為擬訂行銷與販售策略的參考依據。
Stocks 直接帶入全球股市資訊：Excel 可整合 BING 搜尋引擎，連結全球各國上市公司的名稱或代號，在 Excel 裡就能直接查詢公司的公開資訊以及最近的交易價格資訊，無需再從網頁複製貼上。
Geography 全球地理資訊搜尋整合：與 Stock 的功能類似，同樣也是整合 BING 搜尋引擎的功能，在 Excel 裡輸入國家、城市、地區的名稱即可找到相關的地理資訊，省下在不同程式間切換、整理資料的時間。

撇步一｜Forecast 預測工作表

▲在使用 Forecast 預測工作表這個功能之前，我們必需先把往年的歷史資料填入欄位，格式是「日期」與「數值」，其中日期至少要有「月」和「日」。資料填妥後，選取日期與數值欄位，接著點選「資料」選單裡的「預測工作表」(上圖紅框處)。 ▲再來會跳出「建立預測工作表」的對話框，系統會自動列出套用預測模型後的數據結果，預設的呈現方式是折線圖，預測的結果包括「趨勢預測」以及較高、較低兩種信賴繫結的走向。 ▲透過右上角的圖示可以切換折線圖與長條圖兩種呈現方式。 ▲展開下方的「選項」可以查看更多的設定項目，像是自訂預測開始與結束的日期、信賴區間、季節性…等等，依照自己的需求彈性調整。 ▲設定完成後，Excel 會新開一個分頁，並自動產生預測結果數值的資料表與圖表。

撇步二｜Stocks 股票，帶入全球股市資訊

▲在 Excel 的儲存格中，將欲帶入股市資訊的公司名稱或股票代碼填入欄位中、並全部選取後，「資料」選單裡的「Stocks 股票」。 ▲這時候系統會透過 Bing 自動搜尋符合儲存格內容的公司資訊，並以公司全名取代原先填入的資料，儲存格前方也會出現一個象徵股市的房屋圖示。若是系統在搜尋時出現搜尋結果不吻合的情況，該儲存格前方就會顯示「？」符號。 ▲遇到這個狀況時可以選取該儲存格，接著在畫面最右側的「資料選取器」利用搜尋列手動選取符合條件的資料。 ▲成功帶入股市資訊後，可以透過右上角的功能選單，查詢每一家公司的相關資訊，包括個股產業訊息、近期股價的高低點、即時交易量…等等。 ▲透過前面的選單，我們就能快速整理出一份資料完整的個股對比資訊表，製作過程中完全不需要跳出 Excel，也不用剪貼資料，處理起來真的便利許多！

撇步三｜Geography 地理位置，全球地理資訊搜尋整合

▲與 Stocks 股票 (帶入全球股市資訊)功能一樣，在使用 Geography 地理位置 (全球地理資訊搜尋整合) 功能前，我們需要先自行輸入欲帶入報表裡的國家、城市或地區名稱，全部選取之後，點選選單「資料」中的「Geography 地理位置」 ▲這時候欄位中的地名就會自動帶入相關的地理資料，成功帶入的儲存格會顯示出一個「地圖」的小圖示。 ▲帶入地理資料後，只要點選儲存格，畫面就會出現對應國家、城市或地區的相關資料，我們嘗試選取 England (英格蘭)，右方馬上出現該國國旗、首都、現任總統及首長、人口…等資訊。而當點選地理名稱欄位右上角的按鈕，則可進一步選擇這些地理位置可帶入的資料類型。 ▲透過 Geography 地理位置功能，不只能快速整理出與國家、地理相關的資料表，甚至還能產出特定的圖表，以上圖右的「國家與人口」資料欄位為例，選取部分的國家後即可在「設定」裡的建議表格中，產出一個全球地理位置對照人口密度的圖表。