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很多時候我們可以自己建立想要的範本，但為了省時省力的話，也可以直接套用 Google 文件預先設計好的格式，不論是產品宣傳、提案，還是個人履歷，Google 文件都有內建格式能直接套用。不過這個功能目前須先把 Google 文件的介面語言設定成英文才能使用。

一般來說，在一份正式文件的最開頭第一頁就是整份文件的目錄大綱，通常是為了讓讀者能快速找到想要瀏覽的內容。Google 文件也提供建立文件目錄的功能，只要在書寫文章時，設定好標題順序，最後點擊插入文件目錄，系統就會自動建立目錄並提供連結功能。

如果在文章內容完成以後，沒有特別設定段落行距的話，整篇文章看起來會擠在一起，非常凌亂，這時候可以利用建立段落行距的功能設定文字間距，讓文章內容看起來更整齊，如果是條列式內容的話，也可以建立清單，讓內容看來更有邏輯。

在使用 Word 編輯文件時，可以在畫面左側開啟「文件大綱」，快速在大綱中找出文章的架構和邏輯。Google 文件也有提供同樣的功能可以使用，而且整體的介面比 Word 還要更乾淨簡潔，使用上也更直覺。

除了可以利用標籤幫筆記分類以外，善用 Google Keep 的顏色功能，也可以很輕鬆的幫筆記進行分類，同類型的筆記內容使用相同的顏色，如此一來，除了頁面看起來整齊以外，也可以藉由搜尋的功能，直接找到符合相同顏色的筆記。

有些時候當我們要記錄筆記時，如果有圖片的輔助，將會更有提醒的作用，而如果可以直接將圖片內的文字轉換到筆記裡的話，也會省去很多時間。Google Keep 可以將行動版建立的圖片筆記，藉由桌面版將圖片內的文字直接轉換到筆記內容裡。

一旦筆記的內容累積很多以後，想要再找到從前的筆記就會很困難，往往需要花費很多時間才能搜尋。這時候如果在建立筆記時，就使用「標籤」功能的話，就可以很輕鬆的找到和標籤內容相關的筆記。除了預設標籤外，也可自行建立新標籤。

Google Keep 一項很不錯的功能是可以直接將網頁內容儲存成筆記，除了網頁上的圖片會存檔以外，其內容文字也會一併處理完成。只要是同一個網頁下儲存的圖片或是文字內容，Google Keep 都會自動把它們放進同一篇筆記當中。

想要將筆記的內容分享給其他人嗎？沒問題，Google Keep 行動版可以將筆記分享到 Facebook、LINE 等社群網站中，或者也可以將筆記內容作為信件的草稿，再藉由電子郵件寄給其他人。另外，也可以將筆記傳送到 Google Doc 文件當中儲存。

有時候當我們要記錄一篇筆記時，使用打字的方式記錄可能過於花費時間，這時候就可以考慮直接用手寫的方式紀錄筆記。Google Keep 就有提供手寫繪圖筆記的功能，並提供簡易的編輯工具方便記錄，也有不同的筆觸和顏色可以選擇，繪圖完成以後，還能直接將該筆記下載成圖片檔。

如果當下要記錄的事情無法用文字來表達、或是時間很趕、正在移動中的話，這時候就可以善用行動版 Google Keep 的語音筆記功能，它會自動將你說的話轉換成筆記儲存，而且中文化支援的很不錯，儲存完畢以後，未來也能繼續編輯。

當我們在筆記中記錄未來要做的事情以後，針對一些特別重要的事項可能還要加上提醒來督促自己，像是購買清單就是一個例子。Google Keep 可以利用時間、地點來提醒你待辦事項，時間一到、或是進入該地點以後，就會在電腦、手機上發出通知。