從團隊協作的四個階段談起，如何運用Evernote、Workchat、Google、Dropbox解決團隊工作大小問題

管理：Google 雲端硬碟的檔案管理術

每個人的 Google 雲端硬碟都是獨立的，只是透過共享的機制，來確保同事都可以擁有並編輯同一份工作檔案。不過如果考慮你所有的工作檔案所共用的對象，並非是同一批同事的話，你還可以再利用特殊顏色資料夾來加以分類，看起來會比較清楚，比方說 A 專案資料夾設為藍色，B 專案設為紅色等等，如果你點選個別檔案或資料夾，然後切換到「詳細資料」的「活動」分頁中，Google 會幫你條列出最近資料夾或檔案最近是否有什麼變更，你就可以了解協作同事們最近又上傳了哪些檔案，或是編輯過哪些文件，即時掌握協作進度。

標示特殊檔案用途

你在 Google 雲端硬碟所存放的工作檔案，其中可能會有一些較特殊的素材檔，無法直接透過瀏覽器來預覽，也很難單純用檔名來解釋其用途，這時我們就可以在這些檔案的「詳細資料」頁面下方，編輯使用說明，檔案上傳者就不必一一去跟同事們解釋。除此之外，你還可以在上面註記這份檔案有哪些還未完成的部分、可能有哪些地方還需要修改、請哪位同事去協助處理等等，等於是當成一種工作備忘錄的形式。

分類檔案用途，掌握編輯動態

▲在協作資料夾按下滑鼠右鍵，可以加上星號，也可變更不同顏色來區分資料夾的性質或急迫性。

▲在 Google 雲端硬碟點選檔案或資料夾，開啟「詳細資料」並編寫「說明」，讓協作者了解檔案的用途，也可趁機交辦任務。

▲切換到「活動」的分頁，便可以了解同事們最近針對此項目的工作動態。

管理：存取 Google 雲端檔案的歷史版本

Google 雲端硬碟還有一個很不錯的功能，就是會幫你保留檔案的先前版本，畢竟在多人協作下，有人不小心手滑改錯也是很平常的，歷史版本可以讓團隊還有一些彌補的空間，不用重頭再來。只要在 Google 雲端硬碟中點選檔案，選擇「管理版本」，你就可以看到這份檔案的歷史版本有哪些，你可以重新上傳新版本的檔案、可以下載先前的版本，也可以設定永久保存某一個版本，因為要是你的檔案版本建立超過 30 天，或檔案版本超過 100 個時，Google 會自動刪除較舊的版本。

還原 Google 文件的修訂版本

而針對 Google 格式文件的版本檢視與還原作法，跟上述有點不同，首先你要先開啟 Google 文件檔案，在工具列選擇「檔案」選單，然後選取「查看修訂版本記錄」，便可查閱這個文件檔案的所有編修記錄，包括是誰在幾點幾分曾編輯過，被改過的地方還會標以顏色字體。選擇你要的歷史版本後，按下「還原為此版本」後即可。Google 硬碟並不會刪除任何一個版本，不過可能會將部分修訂版本合併起來以節省空間，如果你需要留存特定版本的文件，可以用建立副本的方式來保存。

管理檔案版本

▲非 Google 文件格式的檔案，例如壓縮檔，可以透過「管理版本」的功能來查詢並下載歷史版本檔案。

還原修訂版本

▲至於 Google 格式文件的歷史版本還原，則要進到編輯模式中，選擇「查看修訂版本記錄」，選好版本後按下「還原為此版本」。

管理：用 Dropbox 建立重要檔案備份庫

雲端檔案由於有保存版本的機制，你多人協作再怎麼反覆修改都沒關係，反正按一下還原就可以了，不過最怕的就是你的檔案被誤刪，就算有再多版本都沒用了。以 Google 雲端硬碟來說，檔案擁有者才有刪除檔案的權力，協作者如果不小心移除了，可以請求他人再次分享即可，不過萬一擁有者誤刪了檔案，還清空了垃圾桶，那麼只能求助 Google 還原。

另一個雲端空間 Dropbox 就顯得人性化許多，你只要進入網頁版的 Dropbox，按下垃圾桶圖示，便可以看到以灰色呈現的被刪除檔案，這時按下滑鼠右鍵選取還原就可救回這些檔案，不管是從電腦資源回收桶移除，或是不小心覆蓋版本的檔案，只要是 30 天內隨時都可救回，因此對於重要的檔案，也建議考慮用 Dropbox 來備份保存並共享。

了解雲端服務條款避免爭議

除此之外，建議用 Dropbox 來存放重要檔案，還有另一個理由，就是服務條款的差異，這也是大多數人最容易忽略的地方了，畢竟我們這裡所使用的雲端協作，都是透過第三方的服務來進行，如果你仔細閱讀過 Google 的服務條款，就會發現，其實當我們上傳檔案到 Google 雲端硬碟時，便授權了 Google 擁有使用、修改或重製檔案內容的權力，甚至如果你是代表公司使用，也就表示公司接受這樣的條款，而 Dropbox 的條款中就沒有這些但書，除非用戶自行授權其他應用程式來存取你的 Dropbox，如果你的公司資料屬性較為機密，為了避免爭議，視情況使用 Google 雲端平台並輔以 Dropbox 雲端空間，會是比較好的雲端協作策略。

Dropbox 的檔案還原