【Office 實用技能精選】Word 篇－ 12招 Word 進階文書編輯技巧

目前不管是購買 Office 2016單機版，或是訂閱微軟 Office 365服務，都可以取得 Word 2016應用程式，與前幾版 Office Word 相比，在 Word 2016中除了雲端功能的導入之外，主要功能的更動幅度不大，不過在細節上有進行微調，使版面呈現上更美觀，

如果你是從比較舊的版本升級上來的，應該會覺得有一些功能選項彷彿消失不見了，而覺得不太習慣，其實無須掛心，因為 Word 2016已針對過去稍嫌繁雜的介面進行了整併，讓使用者的操作流程得以進一步簡化，一旦上手之後，在文件編輯方面確實可以提升不少工作效率，在本篇中我們會以最新版 Word 來進行示範，你會發現，過去你在舊版 Word 所熟悉的那些實用文書技巧，在 Word 2016中變得更為直覺，更加簡便。

技巧1. 隱藏文件中的段落標記，畫面更乾淨

每次你輸入完一個段落，要換到下一個段落時，最後都有個小小灰色類似 Enter 的箭頭符號，它就是段落標記，也稱作換行符號，主要是用來提示使用者文章分段處，尤其是文件中若有表格的話，每個空格內都會產生一個段落標記，雖然列印時並不會出現，但在電腦上瀏覽時可能會造成干擾，我們也可將其隱藏起來令版面更清爽。

步驟1.在你要隱藏段落標記的文件中，先點擊工具列上的「檔案」。

步驟2.按下左側功能列中的「選項」。

步驟3.在跳出來的 Word 選項視窗中，點擊「顯示」的項目。

步驟4.在「在螢幕中永遠顯示這些格式化標記」的項目中，取消勾選「段落標記」後，再按下確定。

步驟5.回到原本的文件，就可發現所有的段落標記符號都已經被隱藏起來了。

技巧2. 快速統計總字數，直接在文件中顯示

對於一些文字工作者來說，例如特約作家，或是翻譯者來說，他們的稿費收入都是利用字數來計算的，而對於校刊或雜誌編輯，由於版面的限制，文字數量的控制往往需要更加精準，才能減少美術編輯排版的困難，以利後續校對修改的功夫。其實你我都知道如何查詢一篇文件檔的字數，就是游標移到上方工具列的點擊「校閱」再按「字數統計」，看完之後再關閉字數統計的小視窗，等又打了新的一段文字後，再重複這個查詢字數的動作，這樣不覺得有點麻煩嗎？這裡我們可以利用「快速組件」的功能，在文件下方插入一個功能變數，幫我們隨時計算文件的字數，也就不必隨時要點開字數統計的小視窗了。