大家合力去完成一件事，就是「協作」的概念，傳統辦公室便提供了這樣的作業環境，不過隨著社會變遷，你是否也曾感覺到，有很多工作其實不一定要在辦公室也能完成，辦公室好像就是讓老闆方便監視大家的集中營罷了！
這種工作模式一旦習慣下來，無論是個人或團隊的效率都難以提昇，因為辦公室的環境好壞直接影響工作情緒，而這還只不過是最輕微的問題。
大家都有過這樣的經驗，以往我們都是都是用電子郵件來夾帶工作文件，你改完傳給我，我改完再傳給他，改的次數多了，往返之間，常常可能會有漏看某封信的狀況發生，等到發現改錯版本了，又得重來一次，非常耗時且容易出錯。又或者換一個情境，開個會，非要等大家都到齊才有辦法開始，開了半天，明明已經討論通過的提案，隔天主管又來問一遍，這到底是哪招？工作要用的重要檔案沒有留備份給同事，不小心電腦掛了就一切掰掰，連加班加到死都救不回來⋯
說實在，到底為什麼要雲端協作？就是為了避免以上這些問題重複發生。
四個階段剖析雲端協作
要從傳統工作模式跳到雲端的工作模式並不難，許多雲端工具包括 Google 的服務、Dropbox 與 Evernote 等等，也許你目前已經正在使用，也幫助你提昇了不少個人的工作效率。不過若將思維從「個人」延伸到「團隊」上，除非你是獨立工作者，否則個人就算效率再高，終究得要跟著團隊的腳步才行，要講雲端協作，當然得是大家一起上雲端才行。
發想與溝通，暢通無障礙
過去在團隊工作時，我們會經歷一些事前規劃、工作協調與產出成果的階段，雲端協作同樣需要這些過程，不過運用的工具與方法就大不相同了。像是在專案計畫發想階段，我們可以透過 Evernote 的共用筆記本，先分享工作相關的想法、素材，建立共通的工作知識庫，同時也讓同事彼此之間心裡有個底，大致預測之後的工作規劃與任務走向，如此一來，就可以大大節省在溝通階段工作開會討論、建立團隊共識所花費的工夫。透過傳訊功能，工作團隊不必都集合到辦公室才能開會，另外還可運用 Google 表單建立問卷，線上蒐集同事意見，所以工作地點更為彈性，想在星巴克上班也沒問題。
協作與管理，安全有效率
進入協作階段我們可以使用諸如 Google 文件的共享功能，所有人就能即時透過網路編輯修改文件，在協作的過程中，因為大家都在線上，其實也就一併解決等待往來修改回覆的時間，所有的內容變更馬上就能看得到，大大縮減工作時間。上述階段都是在雲端完成，所以檔案當然也都是放在雲端，這就與管理階段相關了，雲端檔案的分享比用隨身碟傳來傳去更為方便，一份檔案要提供給多人，只需要轉寄分享連結就可以，而 Google 雲端硬碟以及 Dropbox，都具有保存多個版本檔案的功能，不用擔心舊檔被不小心覆蓋之後，無法還原的情形發生，就資料的保全性來講，甚至會比單機作業更為可靠。
方便又多樣的雲端工具
▲現今各式免費雲端服務、協作平台盛行，如 Evernote、Google、Dropbox 等等，協力工作者可輕易將工作搬上雲端，大開方便之門。
（後面為發想階段的介紹）
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